Det kan bli for mye demokrati

Oslo har fått et nytt universitet. Det tror jeg de fleste av oss er svært glade for. Det er kult med gult. Det er spennende, motiverende og svært nytt for oss å jobbe på et universitet.

Jeg håper at vi bygge videre på alt det som er bra ved det gamle Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) og samtidig ta ny sats som universitet. Vi har tross alt blitt et universitet – vi er ikke lengre HiOA med nyinnkjøpt ansiktsmaling. Vi skal ta nye steg, vi skal ta sats inn i en stadig mer digital verden, vende oss mot fremtiden og nye mulighetene det gir oss. Nå skal vi bli det beste universitet i Norge på svært mye – og det er bra.

Jeg ønsker at OsloMet skal lykkes på en slik måte at andre institusjoner og at næringsliv kommer til oss, for å lære om hvordan vi har lykkes på områder som de fortsatt ikke har funnet svaret på.

«Har dere sett det nye digitale saksflytsystemet til OsloMet? Der kan man gjøre alt digitalt. Ingen papir, ingen langdrygelige mellomstasjoner hvor ingen vet hvor saken ligger. Der kan jeg selv følge min egen sak, slipper å sende masse e-poster for å purre på behandlingen og får saken behandlet i løpet av kort tid! Jeg kan til og med chatte med de via eFormidling. Ingen tvil, ingen forvirring om hva som mangler!»

Og dit skal vi komme.

Universitetsprosessen har satt i gang mange gode og flotte diskusjoner om hva vi er og hva vi ønsker å bli. Det har vært flere diskusjoner knyttet til hvordan vi som institusjon er styrt, evnen til å påvirke beslutninger og selvfølgelig også nå ganske så nylig, hvorvidt vi er demokratisk nok.

Jeg syns det er for mye demokrati når vår institusjon ønsker å forbedre seg, men forbedringene for ofte vanner ut i kompromissløsninger som ikke nødvendigvis tar oss et steg videre.

Jeg syns det er for mye demokrati når vi stadig må drive på med rolleavklaringer og ansvarsavklaringer. Hvem kan beslutte hva? Når må det besluttes?

Jeg syns det er for mye demokrati når vi som institusjon altfor ofte overskrider de fastsatte fristene for endringer i de arbeidsprosessene som påvirker studentene. Det kan f. eks være timeplan, programplan, eksamen eller andre administrative arbeidsprosesser. Det rammer mange, men særlig studentene. En programplan (og emneplanene) er en kontrakt mellom studentene og institusjonen. VI forplikter oss til å levere et ferdig produkt og ikke et utkast som vi må kunne endre om vi har behov for det.

Jeg syns det er for mye demokrati når vi som institusjon i for liten grad styres etter mål. Hva skal vi oppnå? Vi har identifisert utfordring x og y som medfører x antall unødvendige arbeidstimer. Hvordan skal vi forbedre den arbeidsprosessen? Hvordan skal vi lette på den unødvendige frustrasjonen? Det er hverdagen for de fleste av oss.

Jeg syns det er for lite demokrati når man beslutter saker som frigjør enhet X for en hel del jobb, men som flytter arbeidet/utfordringene over til enhet Y eller Z. Hva er egentlig målet?

Jeg syns det er for lite demokrati når mange av våre ansatte har gode løsninger på våre utfordringer som institusjon, men blir ikke hørt. Vi har forskere, undervisere og administrativt ansatte som innehar høy faglig kompetanse innenfor de fleste områdene.

Jeg syns det er for lite demokrati når vi hyrer inn andre til å løse utfordringene våre. Vi har godt av bistand fra andre, men i flere tilfeller konkluderes det med det samme som de ansatte selv har sagt.

Jeg syns det er for lite demokrati når vi setter oss papirskuffemål og igangsetter prosjekter uten å ha gjort kartlegging eller konkretisert hva, når og hvordan vi skal komme dit.

Er det forsvarlig å bruke x antall årsverk på å løse midlertidige problemer heller enn å gi organisasjonen de verktøyene den trenger for å løse dette permanent med færre ressurser? Bør vi ansatte flere for å jobbe rundt de krevende arbeidsprosessene eller bør vi løse årsaken til at arbeidsprosessen eskalerer? Det er ikke alltid mengden som påvirker tid og resultat, men alle ledd som bidrar inn mot resultatet.

Det oppleves som om vi noen ganger ønsker å komme oss fra A til B raskest mulig, uten at vi har nådd målet for reisen.

Jeg ønsker et OsloMet som finner de gode løsningene – og som sammen klarer å oppnå målene i strategien vår. En strategi skal utløse en konkret handlingsplan hvor vi sammen jobber mot de gode løsningene. La oss være litt offensive, men vise det med handling.

Hvordan fjerner vi tidstyver og unødvendige arbeidsprosesser/beslutninger som forsinker og vanskeliggjør flyten i arbeidet? Slike forbedringer medfører at de ansatte får muligheten til å gjøre en bedre jobb og letter på arbeidspresset/frustrasjonen.

Skal vi effektivisere administrasjonen, så må vi gi den verktøy til å jobbe mer effektivt.

Skal vi bli mer digitalE, så må vi legge bort 1990-tankegangen om arbeidet rundt papirer, wordfiler og for mange individuelle arbeidsprosesser/retningslinjer på enhetene og på nett. Vi må skape mer flyt i organisasjonen. Hva forhindrer eller vanskeliggjør fremdriften fra A til B? Vi må ha et demokrati hvor vi utvikler institusjonen sammen om vi skal lykkes. Og ikke hver for oss. Ikke enkeltvis.

Alle behov kan ikke tas med i arbeidet. VI kan ikke basere dagens behov på morgendagens løsning. Trenger vi alltid økt kvalitet i arbeidet eller tjenestene våre? Må vi heve kvaliteten så lenge vi leverer riktig kvalitet?

Bruker vi ressursene våre iht. satsningen eller er det litt tilfeldig hvordan vi jobber som institusjon?

Vi vet hvilke arbeidsprosesser som kunne ha vært løst mer effektivt. Vi vet hvilke arbeidsprosesser som er håpløse og som har skapt unødvendig merarbeid for oss. Vi vet hvilke beslutninger som har blitt tatt de siste årene som påvirker oss positivt eller negativt. Vi vet at vi i mange tilfeller burde ha vært involvert samtidig som vi i andre tilfeller aksepterer at det er en prosess som ikke direkte angår oss. Vi vet at vi bruker mye tid på rolleavklaringer for å ta en beslutning.

Jeg opplever at det store forbedringsområdet vårt handler om at det er for lite demokrati i mange beslutninger som angår oss og at det kan være for mye demokrati i den daglige driften. Noen opplever kanskje det motsatte, men savner en balanse.

Gjennomføringskraft. Ansatte jobber sammen med ledelsen mot de mål som virksomheten skal oppnå.

En workshop er ikke nødvendigvis løsningen. Et nytt prosjekt eller program er heller ikke nødvendigvis løsningen. En organisasjon som hele tiden jobber med kontinuerlig forbedring for å drive frem de riktige tjenestene, eliminere tidstyvene og som hjelper oss til å nå våre overordnede virksomhetsmål – til det beste for oss og brukerne.

Oslo har fått et nytt universitet. OsloMet må være et universitet som hele tiden jobber med kontinuerlig forbedring for å drive frem de riktige tjenestene, eliminere tidstyvene og som hjelper oss å nå våre overordnede virksomhetsmål – til det beste for oss og brukerne. Medvirkning er avgjørende for å kunne skape en endringskultur der de ansatte gis verktøy til å gjennomføre fortløpende endringer og skape verdier, trivsel og trygghet - for kollegene og for brukerne våre.

Vårt desidert viktigste oppdrag er å utvikle det beste for brukerne våre. Ikke best kvalitet, ikke størst tjenesteutvalg – men riktig kvalitet og tjenesteutvalg tilpasset tiden vi befinner oss i.

Da blir vi mer effektiv som organisasjon og da oppleves demokratiet som veldig godt.

Det betyr ikke at jobben som er gjort til nå er for dårlig.

Det betyr bare at vi nå er et universitet. Vi kan tenke nytt og ha et mye større fokus på det enn vi har hatt tidligere.​