NTNUs etterslep på journalføring er på over 170.000 dokumenter. Arkivverket presiserer viktigheten av at problemet blir tatt på alvor. Arkivfoto: Skjalg Bøhmer Vold
NTNUs etterslep på journalføring er på over 170.000 dokumenter. Arkivverket presiserer viktigheten av at problemet blir tatt på alvor. Arkivfoto: Skjalg Bøhmer Vold

Arkivverket om journalpraksis på NTNU: — Noe har sviktet

Offentlig innsyn. NTNU har et etterslep på over 170.000 dokumenter, like mange som de journalfører på et helt år. — Det er viktig at utfordringene blir tatt på alvor, understreker Arkivverket.

Publisert

NTNU har de siste tre årene hatt en årlig dokumentproduksjon på henholdsvis 160.000, 170.000 og 145.000. Etterslepet på journalføring ligger på litt over 170.000.

Dette bekrefter NTNU selv i et brev til Arkivverket.

Det er vel og bra å ha gode rutiner, men da må de jo følges.
Kjetil Reithaug
Fagdirektør, Arkivverket

I midten av november sendte Arkivverket et brev til NTNU, der de informerte om at de hadde fått et varsel knyttet til journalføringspraksisen ved NTNU, og at universitetet måtte redegjør for arbeidet med å journalføre saker og dokumenter.

Varselet ble også sendt til blant andre Khrono og Universitetsavisa, som 18. november begge omtalte det store journalføringsetterslepet ved NTNU.

NTNU: — Vi beklager situasjonen

Nå har NTNU, ved avdelingsleder Lisbeth Viken, sendt et skriftlig brev til Arkivverket, der de informerer om at det er iverksatt tiltak for å komme à jour.

— Vi beklager denne situasjonen, men har iverksatt flere tiltak for å komme à jour, skriver Viken blant annet.

Videre informeres det om at det jobbes med å finne en balansegang mellom menneskelig skjønn og automatisering, ettersom man for eksempel kan risikere mye manuelt arbeid i journallesingen dersom robotprosessen ikke fanger opp de riktige momentene.

— Vi er nå klare til å sette journalføring i automatisert drift i et mer omfattende volum, understrekes det i brevet.

Når det gjelder tiltakene som er iverksatt, er det blant annet hentet inn ekstra ressurser i form av arbeidskraft. Et tett samarbeid mellom dokumentasjonsforvaltningen og IT trekkes frem som et svært effektiviserende tiltak.

— Når vi nå har økt staben som jobber med journalføring i en 4-6-månedersperiode mener vi at vi vil komme i havn med en mer riktig rutine og ressursbruk enn den vi har hatt til nå. Ytterligere ressurser blir hentet inn raskt dersom ikke etterslepstallet går markant ned i løpet av få måneder, skriver Viken.

Arkivverket: — Viktig at dokumenter ikke kan tukles med

Samtidig som etterslepet til NTNU ligger på over 170.000, mener universitetet i brevet at de har gode rutiner for journalføring. Det får fagdirektør i Arkivverket, Kjetil Reithaug, til å rynke på nesen.

— Hvis de har gode rutiner, og samtidig et etterslep på 170.000, så er det i hvert fall noe som har sviktet, sier Reithaug til Khrono, og legger til:

— Det er vel og bra å ha gode rutiner, men da må de jo følges.

Reithaug understreker at han er fornøyd med å ha fått en redegjørelse fra NTNU, og at Arkivverket skal se nærmere på svaret i løpet av kort tid.

— Vi skal selvsagt følge opp dette videre. Det som er bra er at NTNU nå har satt inn ekstra ressurser for å komme à jour. Det er viktig at dette blir tatt på alvor. For journalister er det viktig at det er mulig å følge med på saksganger og lignende for eventuelt å kunne avdekke kritikkverdige forhold. For Arkivverket er det viktigste at dokumenter og saker ikke kan tukles med og at de blir låst og registrert på riktig måte, poengterer Reithaug avslutningsvis.