Arkivverket krever svar fra NTNU:
— Vil kunne redusere tilliten til NTNU

I et brev Arkivverket sendte til NTNU 14. november, skriver Arkivverket at de har fått et varsel knyttet til journalføringspraksis ved NTNU.

På bakgrunn av varselet ber nå Arkivverket om at NTNU redegjør for arbeidet med å registrere saker og om en oversikt over alle journalposter i de ulike delene av NTNUs arkiver.

— NTNU er en stor organisasjon og betyr derfor mye for folk. Vi ser at det kan være en stor mengde dokumenter og det kan tyde på at det ikke bare er uhell, men at det kan være et system i det. Derfor ber vi om en redegjørelse, sier Kjetil Reithaug, fagdirektør i Arkivverket til Khrono.

NTNU har et etterslep på 170.000 dokumenter som må journalføres og er nødt til å bruke fram til sommeren for å komme ajour. Universitetsavisa skrev om saken først. Som Khrono skrev i går, avviser NTNU at de bevisst har prioritert ned journalføringen.

Overrasket: — Kan sås tvil om ektheten til arkivene

NTNU får drøye to uker på seg og må gi en tilbakemelding til Arkivverket innen 3. desember. Reithaug sier at de vil ha svar på hva som ligger bak etterslepet.

— Fremstår etterslepet på 170.000 dokumenter som et stort avvik for Arkivverket?

— Det tallet må ses i forhold til totalbildet i en stor organisasjon med mange dokumenter. Derfor er det litt vanskelig å svare på. Men hvert dokument som ikke er journalført er ille, og nå vil vi finne ut hva som gjør at man henger etter. Hvis dokumentene eksisterer i arkiver men bare mangler å få riktig status, så er det kanskje ikke så farlig som om de ikke finnes, sier Reithaug.

«Men» legger fagdirektøren til.

— Men dersom status er feil vil det likevel kunne være meget alvorlig, fordi det i noen tilfeller vil være mulig å redigere dokumentene eller fjerne dem eller endre andre deler av arkivet. Det kan i alvorlige tilfeller være dramatisk, fordi det vil kunne redusere tilliten til NTNU fordi det kan sås tvil om ektheten til arkivene og dokumentasjonen. Det vil vi finne ut, sier Reithaug til Khrono.

Avviket som nå er påvist ved NTNU kommer bare et par år etter at NTNU ikke hadde postjournal tilgjengelig overhodet, i en lang periode i 2017. Det overrasker Reithaug i Arkivverket.

— Vi er i beste fall litt forundret over at dette problemet dukker opp igjen så raskt etter forrige gang det ble skrevet om, sier Reithaug.

Feil at NTNU har godkjent plan

I sommer skrev leder for avdeling for dokumentasjonsforvaltning ved NTNU, Lisbeth Viken, til Khrono at NTNU følger arkivloven og har en arkivplan godkjent av Arkivverket.

Men et brev Khrono har fått tilgang til viser at Arkivverket tilbake i 2012 gjorde NTNU oppmerksomme på at de ikke «godkjenner» arkivplaner, slik Viken sier.

— Det stemmer at vi ikke godkjenner arkivplanene, så det må bygge på en misforståelse. Etter et stort tilsyn med flere insitusjoner i 2012, så vi til at planene inneholdt det de skulle. Men om de fungerer godt nok er noe annet. Vi godkjenner ikke planene, sier Reithaug.

NTNU har ikke hatt tilsyn fra Arkivverket siden Arkivverket gjorde et større tilsyn med flere utdanningsinstitusjoner i 2012.