På styremøtet til Universitetet i Oslo var det lite diskusjon da styret vedtok å samlokalisere arkivtjeneste på universitetet. Foto: Mats Arnesen
På styremøtet til Universitetet i Oslo var det lite diskusjon da styret vedtok å samlokalisere arkivtjeneste på universitetet. Foto: Mats Arnesen

Fagforening kritisk til felles arkivsystem for fire universitet

BOTT. i Universitetet i Oslo, Bergen, Tromsø og Trondheim går sammen om et nytt arkivsystem. — Vi får ikke vite hva det vil ha å si for antall årsverk og arbeidsoppgaver, sier fagforening.

Publisert

Universitetet i Oslo, UiB, UiT og NTNU (BOTT) inngikk i 2018 en avtale med statens Direktoratet for økonomistyring (se faktaboks). Det skjedde etter lang tids arbeid med anskaffelse av felles administrativt system.

Samlet skal de fire universitetene investere 152 millioner kroner i systemene. Helt fra starten har ansatte vært bekymret for hvilke konsekvenser innføringen av nye systemer vil få for arbeidsplassene deres.

Fakta

Dette er BOTT-samarbeidet

Samarbeid mellom de fire eldste universitetene i landet, Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, Universitetet i Tromsø og NTNU blir kalt for BOTT (Bergen, Oslo, Trondheim, Tromsø)-prosjektet.

De fire institusjonene samarbeider om anskaffelsesprosessen for felles administrative systemer innen lønn, personal og økonomi med tilhørende moduler.

BOTT-samarbeidet er den store elefanten i rommet. Vi får ikke vite hva det vil ha å si for antall årsverk og arbeidsoppgaver.
Natalia Zubillaga
Hovedtillitsvalgt for NTL på Universitetet i Oslo

Tirsdag tok Universitetet i Oslo (UiO) et steg på veien mot en felles arkivtjeneste, da universitetsstyret vedtok å etablere en samlokalisert arkivtjeneste på universitetet.

«Hovedargumentet fra ledelsen for å samle arkivtjenesten er å frigjøre arkivressurser til nye oppgaver og for å standardiserte arbeidsprosesser på tvers av institusjoner», skriver universitetsdirektør Arne Benjaminsen i styredokumentet.

— Problemet i dag er at det er tilpasset en situasjon der man forholder seg til et papirbasert arkiv. Det skaper problemer, som trolig gjør at det er vanskelig å oppfylle arkivlovens krav, sa Benjaminsen på styremøtet.

Han poengtert at UiO vil få en kvalitativ bedre arkivløsning ved å gå fra en desentralisert arkivtjeneste til en felles løsning.

— Vi jobber med to ulike prosesser her. Den ene er sentraliseringen av våre arkiver og den andre er universitetenes arbeid med å anskaffe et felles arkivsystem. Det er viktig å få gjennomført begge, og det ene bør komme før det andre, sa Benjaminsen.

Les også: Frykter økt overvåking av ansatte

— Den store elefanten i rommet

Nettopp dette er Norsk tjenestemannslag (NTL) kritisk til.

— Universitetet har besluttet at en omorganisering skal skje før man har kjøpt et felles system. Det er en beslutningsprosess som er helt annerledes det vi har sett før. sier hovedtillitsvalgt for NTL på UiO, Natalia Zubillaga.

Hun er bekymret for hva forslaget vil ha å si for ansatte ved arkivavdelingen.

— BOTT-samarbeidet er den store elefanten i rommet. Vi får ikke vite hva det vil ha å si for antall årsverk og arbeidsoppgaver, sier Zubillaga.

NTL er ikke prinsipielt imot omorganisering, men hun mener prosessen har vært dårlig.

— Vi opplever at avgjørelser har blitt tatt på forhånd. Det skal sentraliseres, uten at de ansatte før komme med faglig innspill. Det skaper stor frustrasjon, fordi de ansatte er vant til å være tett tilknyttet prosessen.

— Vil ikke føre til nedbemanning

I styret sitter Marianne Midthus Østby som representant for teknisk-administrativt tilsatte. Hun er også nestleder i NTL UiO. Da saken var oppe til diskusjon i styremøtet, gjentok hun budskapet fra sin kollega i NTL.

— Jeg savner en risikovurdering når man omorganiserer såpass heftig før systemet er på plass. Det er en del prosesser som foregår i forbindelse med BOTT-samarbeidet, og jeg ønsker på generelt grunnlag å spille inn for styret at kostnader og forventede effektiviseringsgevinster bør sees på, sa Østby på styremøtet.

Universitetsdirektør Benjaminsen var enig i at en kartlegging av gevinstgrunnlaget er viktig. Samtidig poengterte han at endringen i vedtaket som ble lagt fram tirsdag, ikke vil føre til store endringer.

— Endringene i dette vedtaket vil ikke føre til nedbemanning i seg selv, sa Benjaminsen.

Les også: Alle kan få åpne registre over bistillinger og verv fra 2021