Alle kan få åpne registre over bistillinger og verv fra 2021

Allerede i 2009, og så igjen i 2017, etterlyste Riksrevisjonen åpenhet rundt ansattes bistillinger, styreverv og eierinteresser ved landets høgskoler og universiteter. Men arbeidet med åpenhet går sakte framover. Kun to universiteter og en høgskole har så langt åpne registre. Og noen få er underveis eller har tatt en prinsippavgjørelse for åpenhet.

Fra 2021 kan landets universiteter og høgskoler ikke lenger skylde på manglende tekniske løsninger for ikke å la oversikt over sine ansattes bierverv.

En løsning for felles register av ansattes sidegjøremål og eierinteresser kan komme som en følge av det såkalte BOTT-samarbeidet om felles administrative løsninger.

Samarbeidet består av Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, NTNU med hovedcampus i Trondheim og UiT med hovedcampus iTromsø. (BOTT). De har nylig signert en avtale med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) om felles administrative tjenester.

Fra direktoratet får Khrono opplyst at de jobber med en løsning som vil gjøre at DFØs kunder enkelt kan publisere ansattes sidegjøremål, bierverv og ekstrajobber på sine nettsider. Dette arbeidet er knyttet til BOTT-samarbeidet. Mange andre institusjoner er allerede kunder og brukere av løsningene til DFØ.

Det vil være opp til de enkelte institusjonene selv å avgjøre åpenhet eller ikke.

Går for åpenhet

Leder for BOTT-samarbeidet, universitetsdirektør i Bergen, Kjell Bernstrøm, bekrefter overfor Khrono at innkjøp av HR-løsningen hos Direktoratet for økonomistyring fra 2021 kan inneholde et system for registrering av sidegjøremål.

— Vil det da bli åpent for alle?

— Det er jo åpenhet som er selve meningen med registre for sidegjøremål, at de skal være offentlig tilgjengelig, sier Bernstrøm til Khrono.

Selv står han oppført med 21 sidegjøremål i UiBs eget register. Det dreier seg i hovedsak om verv i ulike forskningsfond som tilhører Universitetet i Bergen eller hvor de er samarbeidspartnere, i tillegg til en samlepost om verv i universitetets fond og legater.

— Men er ikke mye av dette gjøremål og ikke sidegjøremål for en universitetsdirektør?

— Kan hende har vi ført opp litt mange, men det er bedre enn for få, sier Bernstrøm.

Også rektor Dag Rune Olsen er ført opp med 11 ulike sidegjøremål, i hovedsak verv, ved siden av fond og legater.

Riksrevisjonen vil ha åpenhet

Riksrevisjonen undersøkte i 2016 hva universiteter og høgskoler gjør for å sikre åpenhet om ansattes sidegjøremål og dermed unngå rolle- og habilitetskonflikter og økonomiske misligheter.

— Min oppfordring er at universitetene og høgskolene er mer åpne om ansattes sidegjøremål. Dette må være offentlige opplysninger, sa riksrevisor Per Kristian Foss under framleggingen av Dokument 1 i november 2017.

I 2017 viste det seg at kun én høyere utdanningsinstitusjon, Norges handelshøyskole (NHH), hadde vurdert risikoen for at ansattes jobbing på si kan føre til rolleblanding og skade hovedarbeidsgiver. Riksrevisoren var overrasket over at ikke flere tar dette på alvor.

Foss vil ha åpenhet om risiko ved sidegjøremål

Sidegjøremål. Bare én eneste høgskole har vurdert risikoen for at ansattes jobbing på si kan føre til rolleblanding og skade hovedarbeidsgiver. Riksrevisoren er overrasket over at ikke flere tar dette på alvor.

3 åpne registre

Så langt er det kun to universiteter og en høgskole som har åpent tilgjengelige registre over sine ansattes bistillinger, styreverv og foretak.

Universitetet i Oslo gjorde sitt sidegjøremålsregister offentlig på sine nettsider 1. februar i år, mens Norges Handelshøgskole har hatt et register siden tidlig 2000-tall og offentlig tilgjengelig siden 2015. Dagens register på NHH er sist oppdatert i november 2017. Universitetet i Bergen har også fra før lister over ansattes sidegjøremål liggende på sine nettsider, sist oppdatert per november 2018.

— Det er flott at vi nå får full åpenhet om bindinger som verv og eierinteresser kan gi. Det er viktig for offentligheten å vite om for eksempel en forsker som presenterer nye resultater har eierinteresser eller andre bindinger som potensielt kan påvirke arbeidet. Det handler om integritet og det er viktig for forskningens og universitetenes omdømme at vi er åpne om alt slikt, sa rektor ved UiO, Svein Stølen, til Khrono i februar.

— Hvor går grensen for hva som skal registreres?

— For min egen del har jeg ihvertfall tenkt at mine verv i idrettslaget Tyrving ikke har noe i registeret å gjøre. Derimot har jeg registrert styrevervene mine i Oslo universitetssykehus og i Universitetsforlaget, fordi dette er verv det kan være greit for folk å vite at jeg har, når jeg for eksempel uttaler meg om Plan S, sa Stølen.

UiO får omsider full åpenhet om ansattes sidegjøremål

Jobb på si. Snart 13 år etter at Universitetet i Oslo vedtok å opprette et register over ansattes sidegjøremål, er et offentlig tilgjengelig, register ved universitetet på plass. Rektor Stølen har registrert styrevervene sine.

Mange har lukkede registre

Styret ved Universitetet i Sørøst-Norge (USN) vedtok retningslinjer for ansattes sidegjøremål og eierinteresser på sitt styremøtet 8. mars i år, men har foreløpig ikke noe åpent tilgjengelig register.

Ved NTNU har de et register som ikke ligger ute på nettsidene, men Khrono har tidligere bedt om innsyn og fått dette.

UiT Norges arktiske universitet har opplysninger om sidegjøremål liggende inne i sitt personalsystem, kun for internt bruk.

Direktør ved UiT Norges arktiske universitet, Jørgen Fossland, sier til Khrono at UiT har et register som er i bruk og som følges opp.

— Det ligger ikke åpent tilgjengelig, men er en del av personalmappen til den enkelte ansatte, sier han.

— Men hvis vi ber om innsyn i sidegjøremålene til de ansatte ved UiT så får vi det?

— Det kan jeg ikke si noe om. Det må vi vurdere i så fall, sier Fossland.

Åpenhet i retningslinjer

I UiTs egne retningslinjer for sidegjøremål står det at det skal være åpenhet om disse.

Prinsippene for sidegjøremål skal verne om universitetets omdømme og de ansattes tillit og integritet. UiT anser sidegjøremål som positivt så lenge det ikke:

• Hemmer eller sinker det ordinære arbeidet.
• Vil kunne skade universitetets anseelse.
• Medfører sammenblanding av egne/oppdragsgivers og universitetets ressurser.

Videre heter det at: «Det skal være åpenhet om ansattes sidegjøremål som kan ha betydning for arbeidet ved universitetet. Ansatte skal på eget initiativ melde fra til arbeidsgiver om sidegjøremål.»

PwC anbefaler åpenhet

Internrevisjonen ved Universitetet i Sørøst-Norge anbefaler at opplysningene om ansattes sidegjøremål blir tilgjengelige for offentligheten og skriver at «USN bør vurdere å legge grunnleggende informasjon om de ansattes sidegjøremål offentlig tilgjengelig for å skape åpenhet og tillit til at USN håndtere de ansattes sidegjøremål på en god måte. Ordningen legger ikke opp til det nå, men det vil være i tråd med god praksis i sektoren.»

Nye retningslinjer for ansattes sidegjøremål og eierinteresser kommer etter at konsulentselskapet PwC har gjort en internrevisjon og foreslått noen endringer i de gjeldende retningslinjene. Blant endringene er at retningslinjene nå skal gjelde samtlige ansatte, uavhengig av stillingsprosent, slik som tilfellet også er ved Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen og NTNU.

I dag ligger registeret i det interne systemet for saksbehandling, arkiv og dokumenthåndtering, P360.

Personal- og organisasjonsdirektør Elisabeth Ernø Borhaug sier at USN jobber med en elektronisk innmeldingsløsning, som gjør at det kan genereres lister over samtlige ansattes sidegjøremål og eierinteresser.

— Når bli registeret offentlig tilgjengelig?

— Det blir en diskusjon. Arbeidsgiver er innstilt på det, og vi regner med at vi skal bli enige med de ansatte om et åpent register. Det viktige for oss er at vi sikrer forsvarlig behandling av opplysningene, sier hun.

Vurderer åpenhet

Universitetet i Agder (UiA) og Universitetet i Stavanger (UiS) har ikke registre som ligger åpne på nettsidene.

Juridisk seniorrådgiver ved UiS, Gunnar Baustad, opplyser at de ansattes sidegjøremål blir registrert av den ansatte selv i universitetets system for virksomhetsstyring, SAP-portalen.

— Registeret er ikke offentlig tilgjengelig i den forstand at det er en automatisk overføring til internett. Høsten 2017 var registreringsløsningen nettopp etablert. Vi kan ta ut rapporter fra registeret til enhver tid, sier han.

— Vil registeret ved UiS bli offentlig tilgjengelig?

— Vi har intensjoner om å gjøre sidegjøremålsregisteret tilgjengelig på internett, men foreløpig ser vi ikke at løsningen til Direktoratet for økonomistyring (SAP-portalen) kan brukes slik vi skulle ønske det, sier han og legger til:

— Vi har også diskutert internt om vi skal gjøre slik andre institusjoner i sektoren har gjort, å legge et øyeblikksbilde/en rapport ut på nett, men foreløpig har vi ikke gjort det. Det er viktig å være oppmerksom på at et slikt register endrer seg fra dag til dag, og det skal jo også være et dynamisk register, sier Baustad.

Agder avventer

Universitetet i Agder har heller ikke noe offentlig tilgjengelig register over ansattes sidegjøremål og eierinteresser. I november 2017 ba styret universitetsdirektøren om å følge opp en internrevisjonsrapport som konkluderte med at universitetet ikke hadde et tilstrekkelig system for å registrere sidegjøremål.

Assisterende universitetsdirektør Solveig Margrethe R. Svendsberget sier at de vurderer om registeret skal gjøres offentlig.

— Vi har et egenprodusert saksbehandlingssystem og register for sidegjøremålsregistrering. Det er ikke offentlig tilgjengelig per i dag, men brukes ved innsynsbegjæringer. Vi tenker å gjøre en ny vurdering av dette, men må da også ta stilling til hvorvidt det med dagens tekniske løsning er mulig å få dette til, sier hun.

Hun sier videre at de i utgangspunktet har tenkt å avvente eventuell videre utbedring av sidegjøremålsystemet inntil de ser hva som er mulig å få til i et nytt HR-system og arbeidet som er på gang i sektoren om et felles system.

Nord åpner sitt register i mai

Heller ikke ved Nord er registeret foreløpig åpent, men planen er at det skal bli åpent tilgjengelig på universitetets nettside i mai. Det opplyser organisasjonssjef for økonomi og HR, Arne Brinchmann.

Universitetsstyret ved Nord vedtok reviderte retningslinjer for sidegjøremål i 2018 og det ble også fattet vedtak om offentliggjøring.

— I tiden etter styrevedtaket har det blitt utviklet et system for innmelding og offentliggjøring av sidegjøremål som nå er klart for implementering. Institusjonen tar i bruk en hel-digital løsning som inngår som en integrert del av DFØ-portalen. Med utgangspunkt i den digitale innmeldingen av sidegjøremål vil det bli gjort et uttrekk som sammenstiller informasjon til et register som skal publiseres på institusjonens nettside, forklarer Brinchmann.

I retningslinjene til Nord står det at den ansatte kan be om informasjon om sidegjøremål unntas fra offentliggjøring, og det er laget rutiner for å vurdere om det er grunnlag for å unnta offentliggjøring av opplysninger.

I løpet av mars vil innmeldingen av sidegjøremål i den nye løsningen starte, og i mai skal registeret publiseres på institusjonens nettside, opplyser Brinchmann.

OsloMet vurderer

OsloMet ønsker å få på plass et register for sidegjøremål, opplyser direktør for organisasjon og virksomhetsstyring, Tore Hansen.

— Jeg har i den forbindelse gjennom internrevisor bestilt og fått et forslag til hvordan dette eventuelt kunne løses på OsloMet, gitt at vi skulle gå inn for en slik ordning. Det er konsulentselskapet PwC som har laget innspillet til oss. Vi har også sett på noen andre aktører i sektoren som har litt ulike løsninger. Vi har fortsatt behov for å utrede nærmere et par ting før vi eventuelt kan anbefale en slik løsning, sier Hansen.

Han legger til at det både handler om teknisk løsning og kostnader, samt også at et slikt register må være i tråd med ny og strengere personvernlovgivning.

— Beslutning om en slik løsning vil ligge hos rektor, og jeg planlegger å legge fram en sak for rektors ledergruppe i løpet av april, opplyser Hansen.

Departementet vurderer fortsatt

Kommunal- og moderniseringsdepartementet er også i gang med å vurdere om de økonomiske interessene til ansatte i alle statlige virksomheter skal registreres. Et forslag til retningslinjer for registreringsordning for statsansattes økonomiske interesser var på høring med frist 25. januar 2018. I høringsnotatet foreslo departementet at ikke alle statlige virksomheter må ha et slikt register, men at den enkelte virksomhet selv må ta stilling til om de skal ha en registerordning.

Statsråd foreslår registreringsplikt for lederes økonomiske interesser

Sidegjøremål. Etter at Riksrevisjonen kritiserte manglende kontroll på sidegjøremål, er det nå et forslag om registreringsordning for tilsattes økonomiske interesser og verv ute på høring.

Over et år senere er oppfølging av høringen fortsatt til behandling i departementet.

— Denne saken er ikke landet ennå, og vi må komme tilbake til det når saken er ferdig behandlet. I dag er det som kjent ikke etablert og tatt i bruk slike register for statsansatte, skriver kommunikasjonsrådgiver Kristell K. Herland i Kommunal- og moderniseringsdepartementet til Khrono.

I høringsnotatet drøfter departementet om opplysningene bør være tilgjengelige på virksomhetens nettsider på samme måte som er gjort for stortingsrepresentanter, regjeringsmedlemmer og dommere.

«Hensynet til åpenhet tilsier en slik løsning. På den annen side kan en slik tilgjengeliggjøring av informasjon om offentlig ansatte oppleves som en merbelastning utover det som følger av at en pålegges registreringsplikt. I tillegg kommer at en slik ordning vil kunne fordre et noe større behov for kvalitetssikring og administrasjon av ordningen for den enkelte virksomhet», står det i høringsnotatet.

• Les også: Flere saker i Khrono om sidegjøremål