Felles anbudsrunde fra universitetene er utsatt

Etter planen skulle universitetene i Oslo, Bergen Trondheim og Tromsø gått ut med et felles anbud på det kommersielle markedet i vår for å skaffe seg nye felles økonomisystemer, lønns- og personalsystemer, prosjektstyringssystemer og innkjøps- og fakturahåndteringssystemer. 

Også andre universiteter og høgskoler skal kunne henge seg på de valgte løsningene, hvis de ønsker det.

Samarbeidet mellom de fire universitetene går under navnet BOTT- samarbeidet (Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø).

Må vurdere statlig leverandør

Nå er imidlertid hele anbudsprosessen utsatt, fordi de fire universitetene har fått beskjed om at de må vurdere om de kan bruke noen av løsningene Direktoratet for økonomiforvaltning (DFØ) leverer til departementene og flere statlige organer, det vil si lønns- og regnskaps- og en del HR-tjenester. Dette skal skje før universitetene går ut på markedet for å hente inn anbud fra private aktører.

Les også: De fire eldste universitetene skal ut i felles anbudsrunder

Universitetsdirektør Kjell Bernstrøm ved Universitetet i Bergen er leder for BOTT-prosjektets styringsgruppe. Han orienterte styret ved Universitetet i Bergen om utsettelsen torsdag.

Ved Universitetet i Oslo kommer utsettelsen av anbudsrunden opp som en orienteringssak på styremøtet 2. mai.

— Kunnskapsdepartementet ønsket at vi skulle ta en dialog for å finne ut om DFØ har løsninger som kan dekke våre behov, eller deler av det. Dette er vi i gang med nå, og har etablert et eget prosjekt med team fra universitetene og DFØ, sier Bernstrøm.

DFØ har flere høyere utdanningsinstitusjoner som lønnskunder allerede, blant annet Høgskolen i Oslo og Akershus, universitetene i Agder og Stavanger, samt høgskolene i Sørøst-Norge og Innlandet.

Skal avklares innen medio juni

Avklaringen med DFØ skal være ferdig innen midten av juni, opplyser Bernstrøm.

— Vil det i så fall være snakk om outsourcing av tjenester til DFØ?

— Det er dette vi skal avklare nå, om DFØ kan levere systemer, eller fulle tjenesteleveranser. Om det blir snakk om outsouring eller grader av det, er noe av det vi skal finne ut nå, sier han.

— Hva er grunnen til at dere ikke sjekket med DFØ først, før dere planla å gå ut med et anbud på det kommersielle markedet?

—  Vi har ikke erfaring med DFØ fra før. Vi prøvde for en 10-12  år siden, da det het SSØ ( Senter for statlig økonomistyring), men da hadde de ikke løsninger som passet for oss. Mye kan ha endret seg siden den gang, sier Bernstrøm.

SSØ skiftet navn i 2011, da det gikk over fra å være et senter til å bli et direktorat. 

DFØ er underlagt Finansdepartementet og forvalter statens økonomiregelverk og leverer kompetansetjenester, konserntjenester og økonomitjenester til statlige virksomheter, går det fram av nettsiden deres.

Finansdepartementet står bak

Ifølge redegjørelsen til UiO-styremøtet 2. mai har det vært en dialog mellom Finansdepartementet, som eier DFØ, og Kunnskapsdepartementet i løpet av høsten i fjor. Etter dette har Kunnskapsdepartementet bedt de fire universitetene om å gjennomføre en grundig prosess der DFØ vurderes som tjenesteleverandør for deler av det såkalte ERP-programmet, det vil si økonomi og HR-systemer.

Grunnen til at dette må skje før universitetene går ut på markedet er at DFØ ikke kan delta i en offentlig anskaffelse på linje med kommersielle aktører. 

Skal effektivisere

I dag bruker de fire universitetene samlet omlag 80 millioner kroner i året på drift, vedlikehold og lisenser av de gamle administrative systemene sine, går det fram av styrepapirene til UiO-styret. 

Mange av de store anskaffelsene av administrative systemer ble gjort for 15-20 år siden, og det er anbudsregler og kontraktsmessige forhold som gjør at systemene i løpet av få på må ut på nytt anbud.

Tre av de fire universitetene har samarbeidet om dette tidligere, i det som var BOT-samarbeidet (Bergen, Oslo, Trondheim). Nå er BOT blitt til BOTT, da også UiT Norges arktiske universitet i Tromsø er blitt med i det felles anskaffelsesarbeidet. NMBU er også invitert inn, men har takket nei.  

Hensikten med samarbeidet og anskaffelse av felles systemer er i hovedsak effektivisering og innsparing, men det er også strategisk: 

«Et slikt samarbeid vil styrke breddeuniversitetenes strategiske stilling både i sektoren og overfor potensielle leverandører», heter det i styrenotatet som ble lagt fram og behandlet på samtlige av de fire universitetene i juni ifjor. 

Mindre punching

Ifølge nettsiden til Universitetet i Bergen er målet med BOTT-prosessene blant annet å klare å jobbe mer på tvers av fagadministrative områder og nivåer.

«Målet er at vi skal bruke mindre tid på punching, flytting av papir og feilretting i etterkant fordi arbeidsprosesser blir forenklet og automatisert, fordi data bare skal registreres en gang og fordi vi får flere selvbetjente løsninger. På denne måten kan administrasjonen bruke mer tid til brukerstøtte, rådgivning og analyse», står det, og videre:

«Målet er også at de ressursene vi sparer gjennom digitalisering og automatisering skal brukes inn mot universitetets kjerneoppgaver.»