Nytt opptaks­system blir dyrere i drift enn planlagt

Hvert år, i midten av april, krysser de ansatte i Sikt fingrene. Målet, håpet, drømmen er at Samordna opptak skal klare en runde til uten å knele under vekten av ambisiøs ungdom som vil opp og fram i livet.

Datasystemene som i 2023 håndterte 135.000 søkere til høyere utdanning, omtales i det reviderte statsbudsjettet for 2023 som «utdaterte, har høy driftsrisiko, er lite brukervennlige og oppfyller ikke lovkrav til datasystemer.»

Men om noen år er det mest sannsynlig slutt. Fredag skal et av Sikts porteføljestyrer orienteres om den endelige versjonen av styringsdokumentet for prosjektet «Opptak som en tjeneste — Admissio». Med det ser de ansatte i kunnskapssektorens tjenesteleverandør endelig lyset i enden av tunnelen. 

Men det berømte lyset ligger an til å bli dyrere enn tidligere planlagt.

Økte driftskostnader

Da Agenda Kaupang i 2022 la fram sin rapport om dagens opptakssystem, var konklusjonen tydelig: En ny runde med sparkel og puss var fånyttes. Her måtte det bygges et nytt system.

Driften av det nye systemet var estimert til å koste omtrent 28,2 millioner kroner årlig. Det er 11 millioner mer enn hva det ville kostet å fortsette driften av dagens system. I styringsdokumentet som skal vedtas på fredag, er denne merkostnaden oppjustert til 17,9 millioner kroner, en økning på over 60 prosent.

— I siste gjennomgang med ekstern kvalitetssikrer fra Finansdepartementet ble det vurdert at systemet trolig kom til å bli mer komplisert å drifte, og ressurser til drift og forvaltning ble derfor økt. Det er likevel notert at det er i nedre del av hva som er anbefalt for et slikt system, sier prosjektleder Knut Erik Riiber i Sikt.

Han forteller at dette blant annet handler om at de ikke ønsker å havne i samme situasjon med det nye systemet som den de står i med det gamle.

— I fremtiden ønsker vi å drive med kontinuerlig produktutvikling, slik at vi har mulighet til å forbedre og modernisere deler av systemet hele tiden. Systemet vi har nå, har vært underfinansiert i mange år, og det har ført til at det nå er behov for et større moderniseringsprosjekt.

Mens driftskostnadene ser ut til å øke, har investeringskostnadene sunket etter kvalitetssikringen, om enn ikke med mer enn rundt 6 millioner kroner.

— Er det en sammenheng mellom billigere utvikling og dyrere drift?

— Nei, ikke direkte. De nye tallene er basert på oppdatert tallmateriale og gjennomgang av ekstern kvalitetssikrer, ikke en flytting av oppgaver fra investering til forvaltning, sier Riiber og legger til:

— Når det er sagt, ønsker vi at forvaltningen av løsningen skal være så solid at det ikke lenger er behov for slike store investeringer, kun mindre tiltak for å tilpasse nye regler og behov. Dette tror vi både vil gi bedre løsninger, som på sikt også er mer kosteffektive.

Todelt prosjekt

De første årene av prosjektet skal gå med til å få på plass et nytt system som skal erstatte dagens. Denne fasen utgjør hovedtyngden av prosjektet, med en kostnadsramme på 231 millioner kroner. 

Når dette er ferdig, etter planen i 2025, begynner fase to. Det er arbeidet med å utvikle systemet videre slik at det også kan brukes til opptak til fagskoler, et felles masteropptak, med mer. 

Til del to er det satt av en absolutt ramme på 33,3 millioner kroner, og skal gjennomføres kostnadsstyrt. Det betyr at en kutter i funksjonalitet i stedet for å gå over budsjett, dersom utviklingen viser seg å bli dyrere enn planlagt.

— Hvorfor velger dere kostnadsstyring?

— Vi arbeider etter prinsipper for smidig produktutvikling, og da er det hensiktsmessig at brukere og kunder får bidra til å prioritere utviklingsoppgaver gjennom hele prosjektet for å kunne gi størst nytte.

— Hva kuttes først dersom noe må kuttes?

— Den nye funksjonaliteten skal baseres på hva som gir lærestedene nytte og gevinster, og ettersom det ligger litt langt frem i tid er ikke dette avklart ennå. Med enn slik tilnærming er det derfor ikke nødvendig med en kuttliste.

Fare for systemkollaps

Det var i 2021 at Samordna opptak leverte sin vurdering av nødvendige oppgraderinger med en prislapp på rundt 200 millioner kroner til Kunnskapsdepartementet. 

I vurderingen sto det blant annet at faren for systemkollaps øker år for år.

Departementet ønsket en uavhengig gjennomgang, noe de fikk av Agenda Kaupang høsten 2022. 

I den forbindelse sa divisjonsdirektør Terje Mørland til Khrono at de nå måtte få penger til å bygge opp et nytt system.

— Alternativet vil være en kontrollert avvikling, eller i verste fall systemkollaps som fører til at opptaket ikke kan gjennomføres, og prosjektet har svært høy prioritet fra vår side, sa Mørland. 

Med det nye systemet kommer også et samordnet opptak til mastergrader, noe som er anslått å spare sektoren for opp mot 52 millioner kroner i året.