NTNU-rapport:  «Nært opp til grensen » for uforsvarlig arbeidsmiljø

«...det foreligger en rekke omstendigheter i arbeidsmiljøet i fakultetsadministrasjonen som etter vårt syn ligger nært opp til grensen av om arbeidsmiljøet kan anses forsvarlig...»

Slik konkluderer en gruppe fra NTNUs HR- og HMS-avdeling som har undersøkt arbeidsmiljøet i deler av administrasjonen på Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk ved NTNU.

De utelukker ikke at mer inngående undersøkelser ville gitt en annen konklusjon i spørsmålet om hvorvidt arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig, slik loven krever.

«Vår vurdering er at flere av de arbeidsmiljøutfordringene som er avdekket henger sammen med ledelse og hvordan ledelse utøves» heter det i den avsluttende rapporten etter undersøkelsen.

Flere varslingssaker

I rapporten presiseres det også at mens noen uttrykker utfordringer i samarbeid med dekanen, er det andre som «uttrykker at de opplever dekan sitt lederskap som bra.»

Rapporten er unntatt offentlighet, men Khrono har fått tilgang til den.

Arbeidsmiljøundersøkelsen ble bestilt av rektor og omhandler to av administrasjonens seksjoner, samt administrativ leder og dekan Ingrid Schjølberg. Totalt er det 55 ansatte i fakultetsadministrasjonen. Rapporten er et resultat av til sammen 31 samtaler med 15 personer. 

«Bakgrunnen for undersøkelsen er at arbeidsgiver har mottatt flere varsel, tilbakemeldinger og informasjon om utfordringer i arbeidsmiljøet» står det i rapportens innledning.

I varslene, som Khrono har fått innsyn i, ble det brukt begreper som «ansvarsfraskrivelse», «maktmisbruk», «hersketeknikker» og «latterliggjøring».

I tillegg til varslene som utløste den aktuelle arbeidsmiljøundersøkelsen, kom det også et varsel hvor en ansatt i et ledermøte på fakultetet opplevde mener hen ble ydmyket og irettesatt for å ha ha stilt spørsmål ved en pågående prosess.

I sitt svar til Universitetsavisa, som først omtalte varslene, sa dekanen at det ikke skulle være tvil om at hun tok dette på stort alvor.

Varsling

Sterke anklager mot dekan

Schjølberg: — Tar det på alvor

Dekan Schjølberg er forelagt kritikken som fremkommer i denne artikkelen.

Hun skriver i en e-post at «Khrono siterer en gjennomgang av et arbeidsmiljø som NTNU har unntatt offentlighet og gitt begrenset tilgang. Jeg kan ikke svare på spørsmål om innholdet i denne gjennomgangen. Den bygger på fortrolige samtaler som en del av en kartlegging av et arbeidsmiljø».

På spørsmål om hva de nå gjør for å fikse arbeidsmiljøproblemene, svarer Schjølberg at kartleggingen har resultert i flere forslag til tiltak, deriblant bedre informasjonsflyt, kulturbygging og bedre kommunikasjon mellom ledelsen og fakultetsadministrasjonen.

— For å ta tak i dette er vi i ferd med å etablere et internt prosjekt som skal følge opp tiltakene. Arbeidet skjer parallelt med at vi jobber med den siste arbeidsmiljøundersøkelsen. Det praktiske arbeidet starter for alvor etter påske med intern og ekstern bistand, svarer Schjølberg.

Hun understreker at det overordnede ansvaret for oppfølgingen ligger hos henne, men at gjennomgangen peker på flere og komplekse utfordringer i arbeidsmiljøet som det må jobbes sammen om å forbedre.

— Jeg ønsker å være en god leder for alle ansatte ved fakultetet, og tar det som har kommet fram om min lederstil på alvor. For meg er dette en bekreftelse på at man aldri er utlært som leder. Vi må alle ha fokus på å lære og videreutvikle oss. Det gjelder også meg, skriver dekanen.

Seksjonsleder gikk på dagen

En av de som varslet om arbeidsmiljøproblemene, var seksjonsleder og gikk på dagen.

— Jeg ønsker ikke å være en del av en organisasjon som ikke klarer å oppfylle kravene til et fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø, sier hun til Khrono.

Av hensyn til fremtidig jobbsøking ønsker hun å være anonym.

Hun leverte nylig sin oppsigelse fra stillingen som seksjonsleder, uten å ha en annen jobb å gå til. Oppsigelsestiden løper ut mars, men hun forteller at hun ble fritatt fra arbeidsplikten umiddelbart.

— Når over et titalls kolleger forteller om en utfordring med det psykososiale arbeidsmiljøet, har jeg som leder en plikt til å ta dette på alvor, selv om jeg ikke har et direkte lederansvar for alle som betror seg til meg, sier den snart forhenværende seksjonssjefen.

Hun forteller om en kultur hvor ansatte mener de opplever å bli faglig neglisjert i møte med ledelsen, en ledelse som ikke vil forholde seg til forvaltningen, men heller drive «kreativ virksomhetsstyring».

Hun forteller også om ansatte som opplever å bli hengt ut som mindre begavet i møter, og om en kultur hvor det er viktigere å hevde seg enn å tenke på de menneskene det går på bekostning av.

høgskulen i volda

Fem fagforeiningar har levert felles varsel mot direktør

Destruktiv lederstil

I arbeidsmiljørapporten kommer det fram at ansatte opplever dekanens lederstil som destruktiv, og at dekanen utøver gjengjeldelse blant annet i form av utfrysning, dersom ansatte tar opp utfordringer eller kommer med kritiske bemerkninger.

— Det handler om mennesker som gråter og blir sykemeldt fordi det ikke er et ytringsklima. Det er ikke en gang ønsket å påpeke faglige forvaltningsfeil. Å få jobben gjort blir viktigere enn å gjøre det riktig, sier seksjonslederen som sa opp.

Selv trodde hun at hun var en del av løsningen da hun valgte å levere et varsel under fullt navn. I stedet ble hun frosset ut. Først ble hun sykemeldt med høyt blodtrykk, og så fikk hun beskjed om ikke å komme tilbake.

— Som varsler ble jeg plutselig et problem som måtte håndteres. Jeg ble bedt om å holde meg hjemme, og ble sterkt anbefalt at noen andre skulle ta over mitt lederansvar. Jeg har ikke virket i stillingen min siden desember, sier hun.

Det at hun ble sendt på hjemmekontor og oppfordret til å ikke virke i sin stilling, har ført til to nye varsler fra kolleger som mener seksjonssjefen ble utsatt for gjengjeldelse.

I det siste varslet om gjengjeldelse, som ikke tidligere er omtalt, skriver den anonyme varsleren at ledelsen i ulike møter begrunnet seksjonssjefens fravær med manglende tillit hos hennes ansatte, og ledelsen skal også ha oppfordret de ansatte til å støtte beslutningen om å holde henne hjemme. 

«Denne belastende situasjonen er ikke akseptabel for de av oss som ikke støtter denne avgjørelsen» skriver vedkommende.

Om den manglende tilliten fra egne ansatte sier seksjonssjefen at også hun har et forbedringspotensiale, men at det blekner sett opp mot behandlingen hun fikk.

— Ledere må ikke distansere seg og bare si at de er lei seg hvis noen føler det sånn. Vi må ta opplevelsene på alvor. Vi har et problem som vi eier sammen, men løsningen er det lederne som må ta ansvar for. Jeg hadde nok sagt opp etter hvert uansett, men jeg var forberedt på å bidra til en løsning først. Men jeg har gitt opp.

Khrono har stilt dekan Schjølberg flere spørsmål om seksjonslederens situasjon og opplevelser. Dekanen svarer at hun ikke kan kommentere på enkeltansattes arbeidsforhold.

Arbeidsmiljø

Stipendiat saksøker NTNU for manglende oppfølging av varsler om maktmisbruk og trakassering

Detaljstyring og manglede tillit

I rapporten pekes det på detaljstyring og overstyring av faglige vurderinger, noe som tolkes som manglende tillit og anerkjennelse.

Khrono har snakket med flere ansatte i fakultetets administrasjon som opplever at det hersker en fryktkultur ved fakultetet. De frykter at det å snakke høyt om det som foregår, vil føre til gjengjeldelse. 

Også i rapporten omtales opplevelsen av en fryktkultur «hvor ansatte er redde for å gjøre feil fordi dette kan føre til at de blir møtt med sanksjoner fra dekan. De ansatte opplever at dekan ikke tar ansvar for den kulturen som utvikles».

Administrasjonen er ifølge flere Khrono har snakket med delt i tre, de som er kritiske til dekanens lederstil, de som ikke er det og de som forholder seg nøytrale. Skillet mellom de to gruppene som ikke er nøytrale, skal ha blitt ekstra tydelig under en støttemarkering hvor dekanen ble overrakt blomster fra noen av de ansatte.

Bare det at noen ansatte hadde navnet sitt på kortet som fulgte blomstene til dekanen, og andre ikke, uten at de hadde blitt spurt, har ført til ytterligere mistenkeliggjøring og polarisering, sier en vi har snakket med.

seksuell trakassering

Ble skremt fra å varsle da hun ble seksuelt trakassert

Opplever samarbeidet som krevende

Schjølberg selv svarer i rapporten at hun ikke kjenner til, eller kjenner seg igjen i, de opplevelsene og beskrivelsene som gis av de ansatte, utover at hun har oppfattet at enkelte medarbeidere tidvis «opplever samarbeidet med henne som krevende».

Det etterlatte inntrykket hos de som har utført undersøkelsen er at dekanen ikke tar  inn over seg hvordan hennes opptreden påvirker omgivelsene.

For den snart arbeidsledige seksjonssjefen er arbeidsmiljøproblemene ved NTNU nå et avsluttet kapittel, men hun dveler likevel ved hvordan universitetet behandler sine varslere. 

— NTNU trenger i hvert fall ikke modige ledere. Du ser jo hva som skjer når noen sier ifra, sier hun og legger til:

— Hvis NTNU ønsker at ansatte skal si ifra, forventer jeg en unnskyldning. At noen forteller meg at jeg gjorde rett da jeg varslet.

Rektor: Forventer at medarbeidere behandles med respekt

Den unnskyldningen får hun ikke, selv om konstituert rektor Tor Grande understreker at varslere ved NTNU skal være trygge.

— Generelt er det nyttig og verdifult for NTNU at ansatte og studenter melder fra om ulike typer problemer. Dette hjelper oss til å bli bedre, sier han og peker på at de nå blant annet behandler varsler eksternt for at varslere skal slippe å frykte represalier i sitt nærmiljø.

Grande forteller at han har løpende kontakt med dekanen om oppfølgingen av tiltakene i rapporten.

— Etter hva jeg forstår har det vært jobbet godt med å forankre prosessen blant de ansatte på fakultetet.

— Har du noen kommentar til det som kommer fram i rapporten?

— Jeg ønsker ikke å kommentere detaljer i en kartlegging som er unntatt offentlighet og som peker på sammensatte utfordringer i fakultetsadministrasjonen. Generelt så kan jeg imidlertid si at jeg forventer at NTNUs ledere behandler sine medarbeidere med respekt, i tråd med ledelsesprinsippene ved universitetet.

— Har du tillit til dekanen?

— Ja, jeg har tillit til Ingrid Schjølberg.

Hva gjelder situasjonen til seksjonslederen som nå har sagt opp jobben, sier Grande at han ikke synes det er hyggelig å lese om hennes opplevelse av saken.

— Jeg kjenner ikke detaljene i det som har skjedd her, men jeg forventer og regner med at vi som arbeidsgiver har behandlet varselet fra henne i samsvar med regler og rutiner. Uavhengig av denne saken så er mitt budskap at alle som har behov om å si ifra om problemer ved NTNU skal kunne gjøre det på en trygg måte.

— I rapporten stilles det spørsmål ved om det er tilstrekkelig fokus på lederopplæring ved NTNU?

— Lederutvikling er et kontinuerlig arbeid, og noe vi har fokus på. Vi driver med det i dag, og har begynt å planlegge det mest omfattende opplæringsprogrammet noen sinne i forbindelse med neste åremålsrunde. Jeg ønsker at arbeidsmiljøarbeid skal få et enda sterkere fokus enn før i denne opplæringen. Vi skal være en trygg og god arbeidsplass for alle, og det forebyggende arbeidet må lederne stå i spissen for.

Peker på at ting har tatt lang tid

Det har nå gått ni måneder siden de første varslene ble levert og tre måneder siden den endelige rapporten ble levert.

– Arbeidet med dette har tatt for lang tid. Vi i administrasjonen har sittet her og følt at vi ikke kan gjøre noe, først i påvente av at rapporten skulle bli ferdig, så i påvente av at de skulle sette inn ekstra ressurser, sier Dag Nummedal, verneombud ved fakultets administrasjon.

Han forteller det så langt bare har vært noen informasjonsmøter om arbeidsmiljøproblemene ved fakultets administrasjon, men at de nå håper å komme skikkelig igang med arbeidet over påske.

– Men styringen av denne prosessen ligger hos rektor, sier Nummedal.

— Jeg har forståelse for at mange opplever at dette tar tid, sier Grande til kritikken fra verneombudet.

— Samtidig er det et poeng i seg selv at vi bruker den tiden som er nødvendig for å inkludere alle involverte, samt tillitsvalgte og vernelinjen, i prosessen. Det tar tid å utvikle gode arbeidsmiljø. Det har vi sett andre steder.

Arbeidsmiljø

En av fire NTNU-ere vet ikke hva de skal gjøre om noen oppfører seg uakseptabelt