NTNUs styremøte

NTNU-ansatte er for dårlige til å registrere sidegjøremål

Stikkprøver tatt av internrevisjonen avdekket at en del ansatte ikke melder fra til NTNU om sidegjøremål.

NTNUs retningslinjer for sidegjøremål kom i 2013. Flere som burde ha registrert bijobber, verv eller roller gjør det ikke.
NTNUs retningslinjer for sidegjøremål kom i 2013. Flere som burde ha registrert bijobber, verv eller roller gjør det ikke.
Publisert Oppdatert

Sidegjøremål er arbeid og verv ansatte tar på seg i tillegg til å være ansatt hos hovedarbeidsgiver. Dette har lenge vært vanlig ved NTNU, der forskere tradisjonelt har hatt tett kontakt med næringslivet.

Fakta

Regler for arbeid på si

  • Sidegjøremål er verv og annet arbeid du har utenfor ordinær jobb hos hovedarbeidsgiver.
  • NTNUs retningslinjer for sidegjøremål ble vedtatt i 2013.
  • En veileder er også utarbeidet.
  • NTNU oppfordrer alle ansatte til å registrere verv og bistillinger for å sikre at det er åpenhet om aktivitetene.
  • Stikkprøver viser at mange ansatte ikke rapporterer inn eierskap i personalsystemet Paga. Enda flere har ikke registrert roller og verv i Paga.
  • Internrevisjonen mener flere burde vært registrert i henhold til retningslinjene.
  • Dette gjelder blant annet ansatte som har konsulent- og rådgivervirksomhet.

På NTNUs styremøte 1. desember får styret en statusrapport per november 2022. Internrevisjonen er foretatt av PricewaterhouseCoopers. Der framlegges også resultatene av en kontroll av sidegjøremål foretatt i 2021.

Styremøtet kan du følge her fra klokka 10

NTNU oppfordrer alle medarbeidere til å registrere verv og bistillinger for å sikre at det er åpenhet om dem.

Retningslinjer ble vedtatt i 2013. Der heter det blant annet at når sidegjøremål er i konflikt med jobben, skal sidegjøremålet godkjennes av leder. Eksempler som nevnes er habilitet, intellektuelle rettigheter, bruk av ressurser eller arbeidskapasitet.

Flere burde vært registrert

I rapporten skriver internrevisjonen at de har foretatt en analyse av registrerte sidegjøremål i NTNUs personalsystem Paga opp mot Proff Forvalt-registeret. I tillegg sammenliknet de ansattlister med Proff Forvalt-registeret for å undersøke om systemet for registrering av sidegjøremål blir etterlevd.

Fakta

NTNUs styremøte 1. desember

  • På møtet står det et punkt om tilsetting av viserektor i Ålesund, dette er unntatt offentlighet.
  • Møtet er åpent fra kl. 10.00 til 16.10, og det blir strømmet.
  • Noen andre saker som skal behandles er:
  • Plan og rammefordeling 2023 og langtidsperioden.
  • Status gjennomførte revisjoner og internrevisjonsplan 2023.
  • Opptaksrammer for studieåret.
  • Vedlikehold og utvikling av NTNUs bygningsmasse
  • Oppdatert overordnet risikovurdering for NTNU 2022.
  • Personalpolitikk
  • Likestilling og mangfold.

Overordnet konklusjon etter stikkprøvekontrollene er at det er et forbedringspotensial:

  • 334 ansatte har registrert eierskap i minst ett selskap i Proff Forvalt som de ikke har registert i NTNUs Paga.
  • 2132 ansatte har registrert roller og verv i Proff Forvalt, men ikke i Paga.

Internrevisjonen skriver i rapporten at de ikke har foretatt testing av de enkelte sidegjøremål, men ser at det er flere av dem som i henhold til retningslinjene burde vært registrert, men som ikke er det.

Ifølge rapporten er dette blant annet ansatte som har konsulent- og rådgivervirksomhet ved siden av sin jobb ved NTNU.

«Omdømmerisiko»

Videre kom revisjonen fram til at det er variasjon i hva som registreres og hvordan dette gjøres. Dette kan ha en sammenheng med «at styrende dokumenter på området fremstår som noe uklart når det gjelder hva som skal og ikke skal registreres.»

Internrevisjonen peker på at det å gjøre sidegjøremål offentlig og tilgjengelig har vært en diskusjon i universitets- og høyskolesektoren i lang tid. Da det kom endringer i statsansatteloven i 2022 ble det ikke stilt krav om offentliggjøring av registeret. I rapporten heter det:

«Internrevisjonen vil samtidig oppfordre NTNU til å være bevisst på diskusjonen om åpenhet om sidegjøremål, og omdømmerisikoen manglende registrering utgjør.»

Ved årsskiftet blir det et nytt felles system for registrering av sidegjøremål i forbindelse med at NTNU går over til nye fellesløsninger (BOTT). Da anbefaler internrevisjonene følgende forbedringer for å gjøre registreringen riktig:

  • oppdatere og gjøre retningslinjen og veiledningen tydeligere
  • dette krever oppmerksomhet fra ledere
  • ledere bør formidle hva retningslinjen og veiledningen går ut på, og at det er viktig å registrere sidegjøremål.

Anbefaler årlige kontroller

Internrevisjonen mener det bør gjøres årlige kontroller av de ansattes registrering av sidegjøremål med stikkprøver. Dette for å vurdere om ordningen med registrering av sidegjøremål etterleves slik den var ment. Det å gjøre det tydeligere hva som skal registreres og hvordan, kan gjøre det enklere å gjennomføre standardiserte kontroller.

I saksnotatet til styret skriver NTNU at de «..har et forbedringspotensial når det gjelder å kommunisere ut og etterleve gjeldende retningslinjer. Det vil bli igangsatt et arbeid for å gjennomgå dagens retningslinjer, i tillegg til å se på hvordan disse kan gjøres enda bedre kjent i organisasjonen.»

Internrevisjonen har gjennomført tre internkontrollrevisjoner ved NTNU. Dette var kontrolltesting av utvalgte områder, noe som foregår hvert år. De tre områdene som ble kontrolltestet, har det til felles at de vil bli berørt av overgangen til et felles samarbeid med universitetene i Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim (BOTT).De andre internkontrolltestingene var anskaffelser og tilgangsstyring.

Powered by Labrador CMS