Antall faglige øker raskere enn administrative årsverk

Alle universiteter og høgskoler har hatt som mål å redusere sin administrative stab. På NTNU har det gått så langt at ledelsen mener de må reverse noen prosesser. På OsloMet ser de for første gang framgang, selv om det foreløpig må kalles bittesmå museskritt.

Per 1. november er statistikken for årsverk på universiteter og høgskoler oppdatert. Den viser at det i 2018 er 23.180 faglige årsverk i det som blir kalt UFF-stillinger (undervisning, forskning og formidling) på alle statlige og private høgskoler og universitet.

På den andre siden er det 9624 administrativt årsverk. Det er altså i snitt 2,4 faglige per administrative årsverk i sektoren.

Antall faglige årsverk øker prosentvis mest

I tillegg til denne type stillinger er det stilingsgruppene «andre stillinger», drifts- og vedlikeholds-stillinger og det som blir kalt støttestillinger for undervisning, forskning og formidling. Til sammen utgjorde disse stillingsgruppene totalt 5138 årsverk i 2018.

Totalt på alle universiteter og høgskoler, private som offentlige er det 38.165 årsverk i 2018. Det er vekst på 676 årsverk fra 2017, eller 1,8 prosent.

Antallet faglige ansatte vokste med 758, mens totalt hadde universiteter og høgskoler redusert sine administrative enheter med 11 årsverk fra 2017 til 2018.

Antallet faglige stillinger har på ti år økt med 5228, mens antall administrative årsverk har økt med 2102.

Prosentvis har veksten i antall administrative årsverk vært 28,7 prosent fra 2008 til 2018, tilsvarende faglig vekst var på 29,8 prosent. Antall årsverk totalt i hele sektoren økte med 25,9 prosent.

Det er særlig i stillingsgruppen som heter «drifts og vedlikeholdsstillinger» det har vært nedgang med 10,5 prosent (totalt antall årsverk i denne kategorien i 2018 var 1027). Heller ikke gruppen som heter «Støttestillinger for undervisning, forskning og formidling» har holdt tritt med utviklingen, her vokste antall årsverk med 10,5 prosent på ti år til 3784 årsverk i 2018.

Krav om effektiviseringskutt

Som i resten av staten krever Kunnskapsdepartementet et effektiviseringskutt fra institusjonene hvert år, de fleste høyere utdanningsinstitusjoner tar dette ut ved å forsøksvis kutte i administrative stillinger.

• Les også: Flere kutter i administrasjonen

Forskerforbundet har beregnet at dette effektviseringskuttet har kostet universiteter og høgskoler en milliard kroner de siste årene.

Den som i 2018 har flest antall faglige ansatte per administrative årsverk er NTNU, sammen med Høgskolene i Volda og Molde samt Norges musikkhøyskole. NTNU har 3,3 faglige årsverk per administrative, mens Molde og Norges musikkhøgskole har 2,8 og Høgskulen i Volda 2,7.

I den andre enden av skalaen blant de offentlige institusjonene finner du Norges handelshøyskole, OsloMet og Samisk høyskole, de to siste har under 2 faglige ansatte per administrativt ansatte.

Har sluppet litt opp på bremsen

Ida Munkeby er organisasjonsdirektør på NTNU. Vi intervjuet Munkeby om situasjonen rundt universitetets utvikling på faglige og administrative stillinger også i vår. Da kom det fram at administrasjonen på NTNU i perioden 2015-2017 er redusert med 7 prosent.

• Les også: NTNU «best i klassen» på kutt i administrative stillinger

— Vi bestemte oss for å skjerme kjernevirksomheten og har håndtert avbyråkratiseringskravet fra regjeringen gjennom å kutte i administrasjonen, sier Munkeby.

Les også:

Burde kutte mindre i administrasjon

Norske universiteter og høgskoler har ikke for stor, men for liten administrasjon, hvis man skal tro britiske forskere som har undersøkt hva som er optimal størrelse på byråkratiet.

Samtidig trakk hun fram at de nå begynte å se at de kanskje hadde gått vel hardt fram på noen områder.

— Hvordan har dere fulgt opp disse utfordringene?

— Vi har på rektornivå bestemt at vi ikke skal ta ut noe av det omtalte effektiviseringskuttet i administrasjonen i 2019, forteller Munkeby til Khrono, og hun legger til:

— Vi vil også få ekstern bistand til å analysere vår administrative kapasitet, arbeidsdeling mellom nivåene osv og komme med råd til oss med hensyn til videre utvikling. De vitenskapelige trenger administrativ støtte, og blir det for lite administrative krefter ved en institusjon kan det begrense kjernevirksomheten.

Munkeby trekker også fram at de har fått rapporter om at det det jobbes i overkant mye på noen felt.

— Noen områder der vi ser allerede nå at det bør settes inn noen ekstraressurser er på rådgivningsstøtte opp mot EU-prosjekter, rekruttering og innkjøp, legger Munkeby til.

Samtidig forteller hun at NTNU-ledelsen har sluppet litt av det stramme taket man har hatt rundt nyansettelser av administrative, og at rektor relativt lenge har signalisert til fakultetene og instituttene at vekst i kjernevirksomheten kan støttes opp med administrativ vekst.

• Les også: UiT vil kutte i administrasjonen

OsloMet sliter med stor andel administrative

OsloMet har over tid diskutert et avbyråkratiseringsprogram, og programmet Administrasjon for framtiden ble iverksatt fra 1. januar 2018.

Det heter at programmet har som mål å oppnå bedre utnyttelse av administrative ressurser på OsloMet og styrke samhandlingen på tvers av faglige og organisatoriske perspektiver.

Målet er å finne smartere og mer effektive måter å jobbe på, og at ansatte skal kunne jobbe smidigere sammen på tvers i organisasjonen.

«Dette vil gi god støtte til kjernevirksomheten og frigjøre ressurser til andre formål og oppgaver som skal løses i administrasjonen. Det kan også handle om å standardisere tjenester og tjenestenivå, identifisere arbeidsoppgaver som vi ikke egentlig trenger å utføre, og om digitaliseringstiltak», heter det i programmet.

Pilene snur

Fra 2017 til 2018 ser det så endelig ut til at pilene snur for OsloMet. De ligger dårligst an av alle universiteter og nesten alle andre statlige høgskoler også. Forholdstallet mellom faglige og administrativt ansatte er per 1. november 2018 1,835. det er en forbedring fra 2017, da forholdstallet var 1,766.

— For første gang siden 2015 ser vi at pilene snur, trekker organisasjons- og virksomhetsdirektør på OsloMet, Tore Hansen, fram.

Forholdsstallet faglig og administrative viser en forbedring og antall administrative årsverk er redusert med 8. OsloMet har budsjettert å ta ut en gevinst av prosjektet på 14,65 millioner i 2018, 24,5 millioner i 2019.

Han legger vekt på at selv om man har diskutert ulike tiltak rundt avbyråkratisering og effektivisering ved institusjonen hans i flere år, er det først fra 1. januar i år at tiltak er iverksatt.

— Tiltakene har altså foreløpig bare virket en liten stund, og vi tar med oss at det ser ut som vi er på rett i vei, sier Hansen.

I første omgang var det snakk om at tiltakene rundt ansettelsesstopp skulle virke i 2018, men Tore Hansen sier at også fagforeningene er enige om at tiltakene må virke også inn i 2019.

• Les også: Universiteter og høgskoler skal kutte en halv milliard

Historiske årsaker

Hansen sier at det selv om man ikke kan fortsette å skylde på fusjonen og arbeidet rundt denne da Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus ble Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA), trekker han fram at det er viktig å se på dette for å forstå hvorfor OsloMet er «dårligst i klassen».

— OsloMet er et resultat av sammensmeltningen av rundt 30 ulike institusjoner. Det er først nå man virkelig har satt effektivisering av administrasjon og tiltak for mer effektiv samhandling på tvers av fakultet, institutter og fellesadminstrasjon på dagsorden. Derfor er vi der vi er i dag, men vi har dermed også et stort forbedringspotensial, trekker Hansen fram.

Han forteller at OsloMet har vært og besøkt mange andre institusjoner for å se hvordan de jobber med effektivisering, deriblant NTNU.

— Slik jeg oppfatter det løste NTNU fusjonen de nå har vært gjennom med tre andre høgskoler på en helt annet måte enn det som ble gjort da HiOA ble etablert. Nå ser vi at NTNU kanskje har kjørt litt vel hardt og må slippe opp de administrative bremsene noe, legger Hansen til.

— Gevinster skal inn i satsingsområder

Tore Hansen trekker fram at de i dette prosjektet hele tiden prøver å synliggjøre at dette handler om at OsloMet skal få mer penger å bruke på sine satsingsområder, og han trekker fram at han er opptatt av dette må synliggjøres i organisasjonen og for de ansatte.

— Jeg opplever vel allerede noen steder at dette virker, og dermed vil det blir mer og mer gulrot i denne prosessen og dermed mindre pisk, slik bildet kanskje har sett ut fram til nå, sier Hansen.

— Det aller viktigste tiltaket er at vi må jobbe smartere. Der jeg ser det største potensialet for gevinster i dag er på samarbeidet mellom fellesadministrasjonen og fakultetene, sier Hansen og fortsetter:

— Det er sånn at vi på noen områder faktisk fortsatt gjør dobbeltarbeid. På andre områder har vi utviklet skreddersøm for å løse oppgaver lokalt, oppgaver som hadde kledd å bli digitalisert, men da må de standardiseres. Når vi ser at vi løser samme oppgave på ulike måter i fakultetene tenker jeg at det er et sterkt signal om at her er det gevinster å hente.

Det som har vært klart hele tiden er at ingen vil bli sagt opp som følge av slankeoperasjonen i administrasjonen. Det går fram av en omstillingsavtale som er inngått mellom høgskoleledelsen og fagforeningene.

Les også: Avtale slår fast at ingen skal miste jobbene sine

— Denne avtalen står ved lag. Og det viktig å merke seg at vi gjennomfører prosjektet så smidig som mulig, sier Hansen.P