Rektor Klaus Mohn ved Universitetet i Stavanger. Foto: UiS
Rektor Klaus Mohn ved Universitetet i Stavanger. Foto: UiS

Fire institusjoner må jobbe med kultur for varsling

Varsling. Studenter, stipendiater og midlertidig ansatte vegrer seg for å varsle i frykt for at dette skal få negative konsekvenser for dem selv og deres resultater, viser en internrevisjon gjort ved tre universiteter og én høgskole.

Publisert

Ved Universitetet i Stavanger (UiS), Universitetet i Agder (UiA), Nord universitet og Høgskulen på Vestlandet (HVL) har internrevisjonen sett på hvordan varsler om kritikkverdige forhold blir håndtert.

De fire har felles internrevisjon, og revisjonen ble gjennomført i juni i år.

Internrevisjonen kommer med noen felles merknader og anbefalinger til de fire, og tar også opp spesielle forhold ved hver institusjon. Mens Universitetet i Stavanger og Høgskulen på Vestlandet har lagt ut sine rapporter sammen med styrepapirene til septembermøtene, holder Nord universitet sin rapport unna offentligheten. Universitetet i Agder holder sin unna offentligheten inntil saken er behandlet av styret. Khrono har bedt om innsyn i begge rapportene.

Vegrer seg for varsling

Fakta

Varsling av kritikkverdige forhold

Varsling er at en arbeidstaker sier ifra om mulige kritikkverdige forhold på egen arbeidsplass, til noen som har mulighet til å gjøre noe med forholdet

Kritikkverdige forhold er brudd på lover og regler, brudd på virksomhetens interne etiske retningslinjer, brudd på etiske normer som er bredt forankret i samfunnet.

Forståelsen av hva som er kritikkverdige forhold, favner bredt. Eksempler er økonomisk kriminalitet, miljøkriminalitet, brudd på helse-, miljø-og sikkerhetsbestemmelser, trakassering og forhold som kan medføre fare for liv og helse. Lovbrudd og straffbare forhold anses alltid som kritikkverdige forhold.

Selv om definisjonen av kritikkverdige forhold favner bredt, er det en del forhold som ikke automatisk faller inn under varslingsretten. Dette gjelder for eksempel personalkonflikter, faglig uenighet, politiske ytringer, moralske ytringer og personlige avtaleforhold.

Kilde Internrevisjonsrapporten for UiS, HVL, UiA og Nord universitet

For alle fire gjelder at lederne har varierende kompetanse, kunnskap og forståelse av hva som forventes av dem og hva de skal gjøre hvis de mottar et varsel om kritikkverdige forhold.

Interrevisjonen påpeker at de fire ikke har foretatt noen formell risikovurdering, blant annet med tiltak som kan redusere risikoen for slike varsler, men sier likevel at «risikobevisstheten og fokus oppleves som høy».

For alle fire gjelder også at studenter, midlertidig ansatte og stipendiater omtales som en særlig sårbar gruppe.

«Disse kan vegre seg i større grad for å varsle i frykt for at dette skal få negative konsekvenser for dem selv og deres resultater. Spesielt ble det påpekt at dette gjelder studenter og ansatte i praksis- og veiledningsforhold», står det i revisjonsrapporten.

Må jobbe videre med kulturen

Ved Universitetet i Stavanger sier internrevisjonen at hovedinntrykket er at universitetet har en god kultur for å kunne si fra om kritikkverdige forhold, men likevel må fortsette å bygge opp under en kultur som legger til rette for at ansatte og studenter melder fra om alle typer kritikkverdige forhold.

«Det er i tillegg viktig at den det varsles om skal oppleve trygghet og tillit til profesjonell saksbehandling i varslingssaker», heter det.

Internrevisjonen viser til utfordrende enkeltsaker, spesielt i mindre miljøer innad på universitetet, der det kan være nære relasjoner.

Kjenner ikke rutiner

Medarbeiderundersøkelsen som UiS gjennomført våren 2019 viser at 50 prosent av de ansatte ikke kjenner til varslingsrutinene. Ifølge revisjonsrapporten trekkes dette i flere av samtalene fram som en utfordring og internrevisjonen mener at UiS har et forbedringspotensiale i å gjøre medarbeidere og studenter bedre kjent med universitetets varslingsrutiner.

Internrevisjonens inntrykk er at UiS ser et behov for å ha en felles «Si ifra»-kanal for ansatte, studenter og eksterne. Flere gir tilbakemelding om at det ikke er tydelig nok kommunisert hvem som mottar varsler, avvik og klager, og at dette bør gjøres tydeligere.

Det har ikke lykkes Khrono å få kontakt med rektor på UiS, Klaus Mohn.

Redd for omdømmet

I samtaler med internrevisjonen har UiS selv påpekt en del utfordringer, blant annet risikoen for negativt omdømme hvis varslingssaker omtales i media.

Videre at det kan være underrapportering av saker av frykt for mulig gjengjeldelse og opplevd følelse at det ikke hjelper å si fra, noe som både ansatte og studentorganisasjonen framhever.

Dessuten påpekes det relasjonelle utfordringer mellom ledere og ansatte, og uklar begrepsforståelse av hva et varsel om kritikkverdig forhold er. Også anonyme varsler oppfattes som et problem, fordi det da kan være vanskelig å få belyst saken skikkelig.

Også en del å jobbe med på Vestlandet

Internrevisjonen har også gått gjennom hvordan varsler om kritikkverdige forhold håndteres ved Høgskulen på Vestlandet (HVL).

Fakta

Dette er undersøkt

Dette er spørsmålene interrevisjonen har sett på:

  • Blir varslingssakene håndtert i tråd med virksomhetens retningslinjer og rutiner for varsling.
  • Hvordan er prosessen for varsling av kritikkverdige forhold.
  • Har virksomheten en kultur for at det er aksept for å varsle om kritikkverdige forhold.
  • Hvilke hovedutfordringer ser virksomheten i forbindelse med håndtering av varsling om kritikkverdige forhold.
  • Har ledere på ulike nivå tilstrekkelig kompetanse til å håndtere varslingssaker og til å ivareta ansatte som varsler og de det varsles om

Kilde: Revisjonsrapport - Ivaretakelse av prosess for varsling av kritikkverdige forhold

Hovedinntrykket er også her at HVL har en god kultur for å kunne si fra om kritikkverdige forhold, men at det er en del å jobbe videre med, både når det gjelder kultur for å si fra og informasjon om hvordan man varsler.

«Det er behov for at HVL kontinuerlig jobber videre med tydeliggjøring og kommunikasjon av viktige forhold i rutinene, og virksomheten må fortsette arbeidet med å bygge opp under en kultur som legger til rette for at ansatte og studenter melder fra om alle typer kritikkverdige forhold», står det i rapporten.

Vil jobbe videre i samme spor

Organisasjonsdirektør Tage Båtsvik fikk ingen store overraskelser da han leste rapporten.

— Generelt så er disse revisjonsrapportene veldig nyttige. Det er alltid gode innspill å få fra internrevisjonen og vi opplever det som et kjempeflott kvalitetsutviklingsverktøy, sier han.

— Anbefalingene vi får er å jobbe videre langs de linjene vi allerede jobber. Det er alltid noe å bli bedre på, spesielt når det gjelder kultur og informasjon om rutiner for varsling, sier han.

Organisasjonsdirektør Tage Båtsvik ved HVL. Foto: HVL
Organisasjonsdirektør Tage Båtsvik ved HVL. Foto: HVL

I likhet med ved Universitetet i Stavanger er det cirka 50 prosent som kjenner til hvordan man varsler.

— Det er kanskje ikke så rart at det ikke er flere, siden man kanskje ikke setter seg inn i dette før det blir aktuelt å varsle. Målet er selvsagt likevel at mange flere kjenner til varslingsrutinene, sier han.

— Vil dere sette i verk noen konkrete tiltak som følge av revisjonen?

— Internrevisjonen anbefaler å se nærmere på «Si fra»-systemet til Universitetet i Agder. Vi er også begeistret for hvordan UiA har løst det, og vil se på om vi kan strukturere vår informasjon på en bedre måte, sier Båtsvik.

Terskelen kan ha blitt høy

I rapporten fra HVL står det at høgskolen selv sier at strukturen i den relativt nyfusjonerte høgskolen kan være et problem, for eksempel hvis studenter melder inn saker til faglærer og beslutningslinjene befinner seg på et annet studiested.

«Dette kan medføre både usikkerhet i forhold til hvem man skal henvende seg til, samt at håndtering av saken kan ta lengre tid»

Videre påpeker HVL at det kan være krevende å reparere en ødelagt relasjon mellom to ansatte til tross for at saken er avsluttet, noe som kan føre til at saken lever videre.

Enkelte på HVL har også påpekt at terskelen for å varsle kan være noe høy, med bakgrunn i det fokuset som har vært i media senere tid, og at man ser at varsling kan få store konsekvenser.