Fire institusjoner får kritikk for manglende kontroll med overtid

Ifølge Statens personalhåndbok skal all overtid være pålagt og kontrollerbar og ikke gjennomføres som en fast ordning. Overtid skal bare finne sted i særskilte tilfeller, for eksempel uforutsette hendelser, fravær, eller uventet arbeidspress.

Dette synder Universitetet i Agder (UiA), Universitetet i Stavanger (UiS), Nord universitet og Høgskulen på Vestlandet (HVL) mot, går det fram av en felles internrevisjon. De fire samarbeider om internrevisjon og har tidligere hatt en felles undersøkelse om ansattes sidegjøremål, der det også ble påpekt manglende kontroll og for dårlig oppfølging.

• Les også: For dårlig oppfølging og kontroll med sidegjøremål

Utsatt offentlighet

Ved Universitetet i Agder (UiA) har rapporten om overtidsbruk vært unntatt offentlighet fram til dokumentene til styremøtet onsdag 28. november ble lagt ut, mens ved de tre institusjonene andre har revisjonsrapportene vært oppe i styret tidligere i høst. Internrevisjonen har gjort stikkprøver og sjekket overtidsutbetalinger i testperioden, samt hatt samtaler med relevante ansatte.

Ifølge rapportene er det et fellestrekk ved alle fire institusjoner at de til dels bryter kravet om at overtid ikke skal være regelmessig. Registreringen er påfallende lik fra dag til dag, og det er ikke foretatt noen risikovurdering av overtidsbruken, går det fram av rapporten.

Andre fellestrekk er mangel på felles regler og kultur for bruk av overtid innen hvert universitet og høgskole, og generelt svak styring og kontroll med overtidsbruken.

Universitetet i Stavanger ligger på topp i overtidsbruk med 14,9 millioner kroner i revisjonsperioden, som varte fra 1. januar 2017 til 30. april 2018.

Høgskulen på Vestlandet brukte 12,6 millioner, Nord universitet 11,4 millioner, mens Universitetet i Agder brukte 9 millioner på overtid i perioden (tallene i faktaboksen gjelder kun 2017).

Felles anbefalinger

Internrevisjonen kommer med en rekke anbefalinger, som er felles for de fire institusjonene. Blant annet anbefales tydelige, lett gjenkjennelige rutiner for å pålegge ansatte overtid, å etablere en felles forståelse og kultur for bruk av overtid, og innføre tydelige dokumentasjonskrav. En av anbefalingene er å kreve at timelister for overtid føres og innleveres løpende, og ikke samles opp for utbetaling etter avsluttet semester eller studieår, slik revisjonen fant eksempler på.

I Agder er det for eksempel funnet utbetalinger der overtid er opptjen ett til to år tilbake i tid, og at det i noen tilfeller samles opp overtidstimer for ett år av gangen.

«Dette vanskeliggjør en god økonomistyring, og kan medføre at store kostnader blir belastet i feil periode, og i noen tilfeller i feil regnskapsår», står det i UiAs rapport.

I gang med oppfølging

Universitetsdirektør Seunn Smith Tønnessen ved UiA påpeker i sakspapirene at overtidsutbetalingene kun utgjorde 0,6 prosent av de totale lønnskostnadene i 2017. Hun sier at hun har gått nøye gjennom internrevisjonens merknader og er i gang med oppfølging. Det er satt ned en arbeidsgruppe i samråd med hovedtillitsvalgte, som skal se på rutiner for overtid.

Smith-Tønnessen har spesielt merket seg at internrevisjonen har funnet overtidsutbetalinger for overtid som er opparbeidet tilbake i tid.

— Vi vil se nærmere på rutiner og praksis for å unngå dette, skriver hun.

«Ikke alarmerende»

Personal- og organisasjonsdirektør Bernt Jørgen Stray ved UiA sier til Khrono at de holder på å saksbehandle og følge opp revisjonen, og at han vil avvente dette før han kommenterer detaljer i den.

— Er det noen alarmerende funn i revisjonsrapporten?

— Sånn umiddelbart ser vi ikke noen alarmerende funn, men det er forbedringsområder som vi vil jobbe videre med.

— Og hvordan skal dere følge opp rapporten?

— Når det gjelder oppfølgningen, så legges rapporten fram for universitetsstyret. Deretter går fagavdelingene gjennom funn og merknader og gjør en vurdering av hva som skal følges opp og hvordan. Detter er vi i gang med nå. Vi involvere også de tillitsvalgte i dette arbeidet, sier Stray.

Mye gratisarbeid

Hovedtillitsvalgt i Forskerforbundet ved UiA, John Olav Bjørnestad, er fornøyd med at det er satt ned en arbeidsgruppe som blant annet skal se på overtidsbruken. Her sitter både fagforeninger og arbeidsgiver.

— Synes dere i Forskerforbundet at overtidsbruken ved UiA er for høy?

— Dette er et spørsmål som må besvares todelt: Når jeg sier overtidsbruken er for høy, mener jeg dette utifra at ingen ansatte i utgangspunktet bør arbeide utover 40 timer per uke. Men når det er sagt; Det arbeides alt for mye utover ordinær arbeidstid som ikke blir betalt i henhold til statens overtidsregler. Så når det ved UiA er utbetalt 9 millioner i overtid, burde tallet vært mye høyere, etter mitt skjønn, sier Bjørnestad.

Han sier at de ansatte i stedet for overtidsbetaling får «betaling» via en produktivitetsavtale.

— Det er komplisert å forklare hva dette, men kort fortalt blir pengene man får etter denne avtalen, UiAs, men den enkelte arbeidstaker «disponerer» dem til arbeidsrelaterte oppgaver, for eksempel konferanser og lignende, sier han.

— Det ser ut som overtidsbruken skal skjerpes inn noe etter denne internrevisjonen, hva synes du om det?

— Jeg har ikke forstått det slik at det skal innskjerpes, men at UiA skal få bedre og samordnede rutiner for hvordan overtid skal og kan benyttes. Det skal arbeidsgruppen jobbe med nå, sier Bjørnestad.

Økende tendens

Ved Universitetet i Stavanger var revisjonsrapporten oppe i styremøtet 6. september. Rapporten viser at UiS har det høyeste utbetalingen på overtid, 14,9 millioner kroner i revisjonsperioden. I årene 2013-2017 brukte UiS 47,9 millioner kroner på overtid, og utbetalingene har vært økende i de fem årene.

Et funn i revisjonen er at det er manglende dokumentasjon på alminnelig arbeidstid blant vitenskapelig ansatte, noe som gjør det vanskelig å ha kontroll på overtidsbruken i den største gruppen med ansatte.

« En sterkere styring og kontroll med overtidsbruken vil kunne bidra til å sikre etterlevelse av arbeidsmiljølovens regler og redusere lønnsutgiftene», skriver universitetsdirektør Ole Ringdal i styrepapirene.

Ulike ordninger for de faglige

Ved UiS har alle vitenskapelig ansatte såkalt særlig uavhengig stilling, opplyser juridisk seniorrådgiver Gunnar Baustad ved UiS. Dette er en stillingstype der den ansatte har stor frihet til å bestemme over sin egen arbeidstid; prioritere arbeidsoppgaver og hvordan og når jobben skal gjøres.

Ved Universitetet i Agder, derimot, har ingen av de vitenskapelige ansatte en slik uavhengig stilling, opplyser UiAs personal- og organisasjonsdirektør Bernt Jørgen Stray.

Arbeidstakere i særlig uavhengig stilling har som hovedregel ikke rett til overtidsgodtgjøring, siden de selv i stor grad styrer sin arbeidstid, går det fram av hovedtariffavtalen.

— Disse har ganske riktig, som hovedregel ikke krav på overtidsgodtgjøring. De kan derimot bli pålagt overtidsarbeid som andre ansatte, og dersom de blir det, må de også få betalt for det. De må da fylle ut et skjema som tilkjennegir når overtiden er tatt vedlagt. I samme skjema må de registrere den alminnelige arbeidstiden, opplyser Baustad.

Internrevisjonen påpeker at UiS i relativt stor grad betaler overtid til vitenskapelig ansatte i særlig uavhengig stilling, selv om dette som hovedregel skal skje.

Ulik praksis etter fusjon

Ved Høgskulen på Vestlandet (HVL) var revisjonsrapporten oppe i høgskolestyret 25. oktober. Rektor Berit Rokne opplyste da at høgskolen er i gang med å følge opp revisjonen, og blant annet vil jobbe med å utvikle bemanningsplanene og få lik praksis når det gjelder overtidsbruk i alle deler av den fusjonerte høgskolen.

Blant funnene i revisjonen ved HVL er at det er ulik praksis ved høgskolene som nå er fusjonert, at avtale om overtid i forbindelse med ekstra undervisning er signert i etterkant, og at den ordinære arbeidstiden til vitenskapelig ansatte ikke er dokumentert. Videre at overtidsbruk har preg av fast ordning, i noen tilfeller.

— Det forventes at overtidsbruken reduseres nå som fusjonen og de nye enhetene begynner å bli godt etablert og organiseringen totalt sett snart er på plass. Alle enheter ved HVL skal ha som mål å redusere bruken av overtid, skriver Rokne om revisjonen.

Ved HVL fører ikke vitenskapelig ansatte timer, slik som de administrative, men hvis de er pålagt overtid må de dokumentere både normalarbeidstid og overtid i timeregistreringssystemet,

Fusjon kan ha betydd mer overtid

Også ved Nord universitet er det også mangel på felles regler for registrering av overtid, Bruken varierer mellom fakultetene, og enkelte i testutvalget grenser til, og mulig overskrider maksimalgrensen på 300 overtidstimer per år, går det fram av Nords rapport. Ifølge retningslinjene skal vitenskapelig ansatte føre fullstendig timeregistrering i perioder der det er avtalt overtid, men ellers trenger de ikke å føre løpende timer i lønnssystemet.

I revisjonsrapporten vises det til at Nord fusjonerte i 2016 og at mye overtid kan henge sammen med fusjonsarbeidet. Ufullstendige timelister og manglende dokumentasjon på avtalt overtid er ellers blant funnene, og internrevisjonen påpeker at dette kan gjøre det vanskelig å ha kontroll på overtidsbruken.