For dårlig oppfølging og kontroll med sidegjøremål

Universitetet i Stavanger (UiS), Nord universitet, Høgskulen på Vestlandet (HVL) og Universitetet i Agder (UiA) samarbeider om internrevisjon, og nå har de utarbeidet rapporter om sidegjøremål for hver av institusjonene.

I alle rapportene er det tydelig at internrevisjonene mistenker underrapportering av sidegjøremål. I tillegg får de gjennomående kritikk for for dårlig kontroll og for dårlige rutiner for oppfølging av sidegjøremål.

«Etter utført testing er det tydelig at det er stor underrapportering av bierverv, samt at det er uklart for de ansatte hva som trengs innrapportert,» står det blant annet i konklusjonen i HVLs rapport.

Vurdert sentralt register

Tidligere i år fikk universiteter og høgskoler kritikk fra Riksrevisjonen om manglende åpenhet om sidegjøremål. Da fryktet man underrapportering, og ved de fire institusjonene som nå har fått internrevisjonene til å se på sidegjøremål, har man altså funnet dette veldig sannsynlig.

Allerede i 2009 understreket Stortingets Kontroll- og konstitusjonskomite viktigheten av ryddighet om sidegjøremål, etter at Riksrevisjonen fant at vitenskapelig ansatte i høyere utdanning hadde et høyt antall bierverv. Komiteen ba Kunnskapsdepartementet vurdere et felles, nasjonalt register for sidegjøremål, men det ønsket ikke departementet.

Siden da har Riksrevisjonen berømmet Universitetet i Oslo (UiO) og Norges Handelshøyskole (NHH) for gode eksempler på sidegjøremålsregistre. NHHs register er offentlig, mens UiOs er planlagt offentliggjort.

• Les også: Foss vil ha åpenhet om risiko ved sidegjøremål

Espen Engh, direktør i De nasjonale forskningsetiske komiteene, mener det er viktig å vurdere sidegjøremålene og de eventuelle utfordringene som kan komme med dem.

— Når det gjelder sidegjøremål kan interesse- og rollekonflikter absolutt være tilfelle, og det er et forhold som må vurderes. Den enkelte forsker har en plikt til å vurdere og rapportere, men også forskningsinstitusjonene har et ansvar for å vurdere hvilke potensielle konflikter som kan oppstå, sier Engh.

Underrapportering

Internrevisjonene har tatt utgangspunkt i et testutvalg av ansatte, og sjekket enkeltpersonsforetak og eierinteresser opp mot det som er registrert av sidegjøremål.

For eksempel fant man at om lag 7 prosent av ansatte ved HVL har registrert sidegjøremål, mens rundt 39 prosent av personene i testutvalget hadde sidegjøremål «av en art som nok burde vært innmeldt».

Organisasjonsdirektør ved HVL, Tage Båtsvik, sier han er glad for at internrevisjonen har sett på saken.

— Det er ekstremt viktig for oss at vi har en slik internrevisjon som kan kikke oss i kortene, sier Båtsvik og fortsetter:

— Når det gjelder underrapporteringen, så trenger vi å gjøre retningslinjene bedre kjent. Mange handler nok i god tro, men registrerer ikke fordi de ikke kjenner rutinene. Der må vi som ledelse bli bedre.

Transaksjoner til enkeltpersonsforetak

Ved UiS og UiA har internrevisjonen blant annet funnet transaksjoner mellom universitetene og ansattes enkeltpersonsforetak.

Ole Ringdal, universitetsdirektør ved UiS, sier han ikke kan gå inn i detaljer i disse sakene.

— Vi har gått inn og sjekket nærmere, og vi har funnet at de tilfellene for så vidt er innenfor reglene, men det burde ha vært tatt tak i tidligere.

Ved UiA er det kortere tid siden rapporten ble styrebehandlet enn ved de andre institusjonene. Assisterende universitetsdirektør ved UiA, Solveig Svendsberget, sier de ser på hva de skal gjøre.

Når det gjelder saken hvor det har vært transaksjoner mellom ansattes enkeltpersonsforetak, påpeker hun at det ikke behøver å være noe ulovlig som har skjedd.

— Det trenger ikke være noe galt i det, men det er lurt å holde slikt på en armlengdes avstand, sier Svendsberget.

Hun sier de har en jobb å gjøre.

— Jeg tenker at dette er et område som mange andre områder, nemlig at vi alltid kan bli bedre på det, sier hun, og legger til:

— Man må jobbe med etterlevelse i en stor organisasjon: Hvordan sikrer vi at alle kjenner til reglene, hvordan de følges opp og at alle melder inn? Mye av dette er tillitsbasert, men det er tydeligst for vår del at vi må få enda tydeligere krav til internkontroll og oppfølging. Én måte å bidra til etterlevelse på, er å ha jevnlig fokus og påminnelse, sier Svendsberget.

Godkjenning på høyere nivå

— Vi tror at når det gjelder hva som registreres, så har vi en kontinuerlig forbedring. Ledere skal ta opp registrering av sidegjøremål i medarbeidersamtaler, og når noe blir registrert, er det viktig at det blir godkjent eller underkjent på riktig grunnlag. Da er ledere nødt til å sette seg inn i, og forstå retningslinjene, sier Ringdal.

I alle rapportene foreslås det blant annet at godkjenning av sidegjøremål kan flyttes til et høyere nivå, for å unngå habilitetskonflikter. Ringdal er ikke sikker på om det vil skje på UiS.

— Nå må vi først se på opplæringen, og ta neste skritt når vi vet hvilke forbedringer vi kan ta. Å flytte disse avgjørelsene til et nivå over kan skape mye arbeid for neste nivå av ledere, sier han.

Eierinteresser

Stikkprøver blant ansatte på HVL, UiS, UiA viste at det ble gjennomført transaksjoner mellom høgskolen og selskaper som ansatte hadde eierinteresser i. Det er i seg selv heller ikke ulovlig, men som flere av direktørene påpeker, er det viktig med ryddighet.

— Det kan jo være helt legitimt så lenge man følger innkjøpsreglene, men blir det for tette bånd, kan det bli et problem, sier Svendsberget ved UiA.

Båtsvik ved HVL er også opptatt av at de skal være ryddige på områder som det.

— Disse tingene må vi jobbe med. Nå er vi i en fusjonsprosess der veldig mye skal på plass, og det er særlig travelt på denne siden av nyttår, så vi har ennå ikke satt oss ned for å se på hva som kan gjøres, men jeg tenker at dette er en god mulighet til å nye og felles rutiner, sier han.

Fusjonerte institusjoner

Både Nord universitet og HVL er nylig fusjonert, og har hatt utfordringer med å orientere alle ansatte om de felles reglene. Nord fikk ifølge rapporten deres nye retningslinjer og system i mai i år, men revisjonen skriver blant annet i konklusjonen at det ikke er «etablert et internkontrollsystem som sikrer god nok oppfølging, fullstendighet, gjennomsiktighet/transparens og lik behandling av ansattes bierverv».

Organisasjonsdirektør ved Nord, Arne Brinchmann, sier de ikke var overrasket over funnene, men at de gir et godt grunnlag for det videre arbeidet.

— Ved Nord universitet skal det implementeres et nytt kvalitetsstyringssystem våren 2018. Rutinene for håndtering av sidegjøremålene skal integreres i dette systemet. I denne sammenhengen vil det bli lags stor vekt på prosesser knyttet til avvikshåndtering og risikokontroll, noe som også ble identifisert som forbedringspunkter i revisjonsrapporten, sier Brinchmann.

Som ved de andre institusjonene har internrevisjonen funnet sannsynlig underrapportering ved Nord. Brinchmann sier de forventer at det kan bli mindre med bedre informasjonsrutiner og tettere oppfølging av retningslinjene.

— Vi gjør en systematisk gjennomgang av praksisen knyttet til vår forvaltning av sidegjøremålene, og vil legge større vekt på opplæring og oppfølging av lederne i institusjonen. Samtidig har vi et forbedringspotensial knyttet til informasjon til alle ansatte om gjeldende retningslinjer. Vi utarbeider nå nye rutiner som skal ivareta dette, sier han.

Kan bli bedre

Universitetsdirektør Ringdal ved UiS, som har vært i stillingen i tre måneder, er også glad for at internrevisjonen har gjennomgått rutiner og regler for sidegjøremål.

— Vi ønsket at internrevisjonen skulle se på dette, for å sjekke om systemet vi har er virksomt, om det fungerer godt. Selve rapporten påpeker en del forbedringspunkter, som man kan forvente fra en internrevisjon, sier Ringdal.

Han medgir at de kan bli bedre.

— Vi mener systemet i seg selv fungerer greit, men graden av etterlevelse kan vi bli bedre på, sier han.

Universitetsdirektør Ringdal sier de nå ber ledere ta opp rapportering av sidegjøremål i medarbeidersamtaler, og at HR-avdelingen kontrollerer regelmessig at retningslinjene følges.

Foreslår tiltak

I alle rapportene kommer internrevisjonen med forslag til hvordan de fire virksomhetene kan sørge for best mulig praksis. Forslagene varierer litt i ordvalg, men går ut på det samme.

I hovedsak etterlyser internrevisjonene systematiske risikovurderinger og rutiner for oppfølging og kontroll med retningslinjer for sidegjøremål. Samtidig ber de blant annet institusjonene vurdere om avgjørelsen om hvorvidt et sidegjøremål presenterer en konflikt bør tas på høyere ledelsesnivå enn nærmeste leder, for å unngå habilitetskonflikt.

Å stadig minne ansatte og ledere på rapportering og vurdering, i tillegg til å rapportere jevnlig til styret er også foreslått som gode tiltak.

Norske universiteter og høgskoler har i Riksrevisjonens rapport om sidegjøremål og bierverv fra 2016 fått kritikk for at bare én høgskole og ingen universiteter hadde gjennomført risikoanalyser med tanke på sidegjøremål.

— Må vurderes

Espen Engh i De nasjonale forskningsetiske komiteene mener det er viktig å presisere at de fleste sidegjøremål ikke presenterer noen form for rollekonflikt eller utfordring, men at det er viktig å gjøre vurderinger i hvert tilfelle.

— Når institusjonene skal ha et system for å vurdere konflikter, må det gjøres på en synlig måte, det bør foreligge en vurdering. Det finnes heller ingen grunn til å underslå interessekonflikter, for de vil alltid finnes, men de kan løses. Det er ikke slik at det ikke går an å bekle to stillinger samtidig hvis det finnes konflikter mellom de to, og det kan lett løses ved å for eksempel fratre den ene stillinger i saker hvor det gjør seg gjeldende, sier han.

Denne artikkelen er utarbeidet med midler fra Fritt Ord.