Høysesong for opptak. Disse studentene bruker sommeren på søkerne

I tredje etasje på Lucy Smiths hus på Blindern sitter en gjeng studenter foran hver sin skjerm. Det er ikke travelt på Universitetet i Oslo i juli. Ansatte er på ferie, eksamen er over og mange studenter drar hjem. Men for opptakskontoret er det høysesong. 

Fra onsdag og fram til 19. juli kommer nemlig svaret fra Samordna opptak: Blir søkerne studenter i år? Og hvor havner de?

Studentgjengen på Seksjon for opptak ved Universitetet i Oslo (UiO) er klare til å svare på spørsmål om alt fra tilleggspoeng som ikke kom med, til hvorfor en søknad ikke nådde opp. Blir det venteliste på studiet de vil inn på? Kan de klage på prosessen?

Una, Aylin, Nils, Johan og Adrian er blant de som sitter klare når resultatet av opptaket tikker inn hos søkere til ulike utdanninger ved UiO i slutten av denne uken.

Foreldrene ringer 

Henriette Kleivane er seksjonsleder i Seksjon for opptak.  I tillegg til de sju studentene som er ansatt for å hjelpe til i høysesongen, jobber det 30 faste ansatte i Seksjon for opptak. 

Studentene svarer på henvendelser i et e-post-system, mens telefoner og chat blir bemannet av seksjonen som heter Knutepunktet. Det er et informasjonssenter for studenter og søkere. 

— På telefonen kommer henvendelser fra til tider sinte eller frustrerte søkere, sier Kleivane. 

Hun legger til at i tillegg tar en del foreldre kontakt på vegne av barna, men de får beskjed om at søkeren må kontakte UiO selv. Søkerne spør også ofte om de kan komme inn likevel, for eksempel på venteliste. 

Studenter på postrommet 

Studentene sitter på det som kalles postrommet. Før søkeprosessen ble digitalisert kom nemlig søknadene dit for manuell gjennomgang. Alle spor etter post er borte, nå sitter kun syv studenter foran hver sin skjerm. De er ansatt for å jobbe i opptakssesongen, som betyr at noen begynner allerede i februar eller mars. 

Et par av studentene har jobbet der flere år på rad. Det er ikke en stressende jobb, syns studentene, og det er et godt miljø blant dem. De ler og prater mens Khrono er på besøk.

— Det er praktisk å jobbe her. Jeg kan komme på jobb, dra på forelesning og så komme tilbake for å jobbe mer, sier Adrian, en av studentene som jobber med opptak. På grunn av saksbehandlingen de gjør ønsker studentene å bli omtalt kun med fornavn i saken. 

— Vi har et profesjonelt apparat for å håndtere søknadsbehandling og kommunikasjon med søkerne og vi setter vår stolthet i det. Vi ønsker å sikre at vi skal gjøre minst mulig feil, vi skal likebehandle søkerne og vi må veilede dem godt gjennom prosessen, sier Kleivane. 

Nye regelverk 

De svarer på henvendelsene så raskt de kan, og må ha stålkontroll på regler og krav. Er sakene kompliserte, kan det ta lengre tid — eller så må det sendes videre til en mer erfaren saksbehandler. 

— Studentene som jobber her får to uker intensiv opplæring. De skal være klare for å gjøre jobben riktig og effektivt, sier Kleivane.

Det er en stor jobb å følge opp alle søkerne. I tillegg til å håndtere spørsmål rundt det samordnede opptaket, som jo skjer sentralt, håndterer også opptakskontoret ulike lokale opptak. Det viktigste lokale opptaket ved UiO gjelder masterstudier. Det siste året har det kommet 700 nye søkere i masteropptaket. I fjor ble det innført studieavgift for søkere fra utenfor EU, EØS og Sveits. For å håndtere dette måtte de ansatte sette seg inn i et helt nytt regelverk.

— Innføringen av studieavgift har gitt en stor økning av arbeidsmengden for oss. Dette fører også til mange spørsmål fra søkere, sier Kleivane.

samordna opptak

Hallelujastemning: Flere vil bli prest

Ikke sinte, men skuffet 

Masteropptaket ved UiO er gjennomført. Studentene som har jobbet med dette, har svart på opptil 25 henvendelser hver dag. I perioden etter masteropptaket har Aylin, Johann og Una besvart flere hundre henvendelser hver, forteller de. Allerede fra juni jobber studentene heltid for å få unna henvendelser om opptak. 

— Får dere kjeft?

— Nei, søkerne er mer oppgitt. Kanskje de ikke skjønner hvorfor de har fått avslag. Når de får begrunnelse så innser de at det mangler noe i søknaden deres. Så det er få som er langvarig sinte, sier Una, en av studentene som jobber med opptak. 

Ber om unntak 

Det som har overrasket studentene som jobber med masteropptaket er at søkere ber om unntak, for eksempel til språkkrav.

— De fleste nordmenn snakker engelsk, og mener de kan studere fint på engelsk. Da syns noen det er rart at de må ta opp engelskkarakter fra videregående eller betale for en språktest som beviser at de snakker godt engelsk. Flere spør om de kan få unntak for regelen, sier Una. 

opptak

Avlyser over 60 studier i årets opptak