— Må ikke bare sette strøm på papir

Arne Henriksen er høgskolelektor på Institutt for maskin, elektronikk og kjemi på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA).

Han poengterer overfor Khrono det er mange prosesser som kan og bør digitaliseres, men han mener samtidig at det er viktig at man ikke digitaliserer alt for å vise fram at man har digitalisert, men virkelig vurderer hver oppgave med tanke på hvorfor denne oppgaven eller prosessen skal digitaliseres og ser på hva man vinner med å gjøre det.

Nå nylig har han opplevd noe som endte med en kommentar på khrono.no, den ble lagt ut på et innlegg der prorektor Nina Waaler og digital direktør Asbjørn Seim på HiOA fortalte om veien fram mot å bli et digitalt universitet.

Setter «strøm på papir»?

Henriksen skriver:

«Jeg er sensor for ni Bachelorprosjekter på maskiningeniørutdanningen i år. Innleveringsfrist var sist onsdag. Torsdag erfarte jeg at 8 av 9 innleveringer var korrumperte, dvs at halve innleveringen var ulesbare, digitalt. I løpet av fredagen greide jeg å få tilsendt de resterende 8 prosjektoppgavene fra eksamenskontoret. Jeg skrev selv ut oppgavene for å kunne gjøre en kvalifisert gjennomgang. Hver oppgave er på rundt 200 sider, skriver Henriksen, og spør:

«Hvor ligger besparelsene og hvem i all verden har kvalitetssikret dette systemet?»

Men det er ikke bare det at han er i en situasjon at han i tillegg til å sensurere faktisk selv må foreta de nødvendige utskriftene. Utfordringen ligger også på et sikkerhetsplan. Henriksen fortsetter:

«8 av disse 9 oppgavene er unntatt offentlighet, fordi oppdragsgiver vil sikre seg, eller patentere. Sensorene har undertegnet taushetserklæring. Det har så vidt jeg vet ikke eksamenskontoret, som tilsynelatende har tilgang til besvarelsene? Hvem har kvalitetssikret dette», spør Henriksen.

Asbjørn Seim, som er direktør for digitalisering og infrastruktur på Høgskolen i Oslo og Akershus, beroliger Henriksen med at medarbeidere ved eksamenskontoret har taushetsplikt.

— I denne konkrete saken ble en av våre medarbeidere kontaktet fordi sensor hadde problemer og trengte hjelp. Vår medarbeider forsøkte å veilede ham over telefon, men siden han ikke fikk det til sendte hun ham oppgavene. HiOAs valg av eksamensløsningen Inspera er i regi av en felles anskaffelsesprosess for universitets- og høgskolesektoren, sier Seim.

Han sier videre at det er ønskelig at flest mulig av HiOAs eksamener, og hele eksamensprosessen gjennomføres digitalt.

— Vi ønsker også å tenke nytt rundt vurdering, og utfordrer våre fagmiljøer til å teste ut alternative vurderingsformer og ikke bare sette «strøm på papir», sier Seim, og legger til at det er fakultetene selv som foretar den faglige vurderingen av hvorvidt det er hensiktsmessig å gjennomføre eksamener digitalt.

Men Seim erkjenner også:

— Samtidig må vi ha et kritisk og konstruktivt blikk på nye løsninger. Vi må kunne dele erfaringer underveis om hvordan løsningene fungerer, og vurdere om de bør tilpasses eller forbedres. Etter hvert bør vi også legge opp til å forske på mulige effekter, sier han.

Imponert over HiOA

En som har latt seg imponere over HiOAs strategiske planer for digitalisering er Svein R. Kristensen som er leder av Digitaliseringsrådet. 

(Digtalrådets leder, Svein R. Kristensen. Foto: Difi)

Det er et regjeringsoppnevnt råd som skal hjelpe statlige virksomheter i å lykkes med prosjekter innen digitalisering. Rådet tilbyr en vurdering av digitaliseringsprosjekter i alle prosjektets faser. Ordningen er anbefalt, men frivillig.

— Hva er det som er viktig å tenke på når man skal digitalisere, eksempelvis en høgskole, eller bli et digitalt universitet, slik målet er for Høgskolen i Oslo og Akershus?

— Vi har faktisk hatt besøk av HiOA, og de har lagt fram sine strategier for å utvikle høgskolen til et digitalt universitet, og de har også mottatt tilbakemeldinger på disse, forteller Kristensen og fortsetter:

— Først av alt vil jeg si at vi var imponert over ambisjonene til ledelsen ved høgskolen og de imponerte oss med de planer og tiltak de la fram for oss.

— Klart for deg hva du skal løse

— Vi har her trukket fram et eksempel der kanskje digitaliseringen har gått for langt. Hva er viktig å tenke på når man skal digitalisere, slik at det ikke blir digitalisering for digitaliseringens skyld?

— Jeg kan ikke kommentere eksempelet ditt direkte, det må ledelsen ved HiOA gjøre, men når det er sagt: Det første spørsmålet du må stille deg er «Hva skal digitaliseringen hjelpe deg med», svarer Kristensen, og han legger til:

— Du må ha klart for deg hvilket problem du skal løse ved å digitalisere en prosess, arbeidsoppgave eller lignende.

Han understreker at man må trekke inn brukerne tidlig, og det er svært viktig at brukerne opplever det nye systemet som enklere og lettere enn slik de gjorde det tidligere.

— Og så er det veldig viktig at man, som jeg kaller det, ikke bare setter strøm på gamle prosesser. Når man digitaliserer innfører man en ny måte å løse arbeidsoppgavene på. Hvis man bare setter strøm på de gamle arbeidsmetodene, vil løsningen kunne oppleves som mer tungvint og byråkratisk for brukerne enn slik de gjorde det før. Du må altså få med deg brukerne på en nye måte å jobbe på, og lage en løsning som utbytter de styrker en digitalisering har å by på, sier Kristensen.

— Vi skal skru opp tempoet

Direktør for digitalisering på HiOA, Asbjørn Seim, skriver til Khrono at hans oppfatning er at det har vært tatt mange gode digitaliseringsinitiativer og pågår mye godt digitaliseringsarbeid ved høgskolen.

— Disse har i stor grad kommet i stand via behov i ulike fagmiljøer. Ett unntak er program for digitalisering av utdanning, som er et mer virksomhetsovergripende initiativ. Men vi skal intensivere digitaliseringsarbeidet og skru opp tempoet, slår Seim fast, og han fortsetter:

— Det krever mye mer av virksomheten, bla med hensyn til organisering, styring og ledelse. Vi må blant annet innføre ordninger for å beslutte mellom ulike initiativer og fordele tildelingen av ressurser. Derfor arbeider vi med å innføre det vi kaller porteføljestyring. Dette blir den sentrale mekanismen for å ta stilling til hva som skal digitaliseres.

Store prosjekter skal godkjennes av rektor

Seim forklarer videre at HiOA har et behov for å styrke måten de styrer prosjekter på høgskolen.

— Dette innebærer at vi får en tydelig rutine for hvilke prosjekter vi igangsetter. Fremover skal alle prosjekter over en viss størrelse vurderes av Tjenesterådet, og endelig godkjennes av rektor før de starter opp, sier Seim.

Han trekker også fram at ressurstilgangen er begrenset, og at man fremover må vurdere ulike prosjektforslag opp mot hverandre.

— Samtidig må vi vurdere hvor mye kapasitet vi har til å gjennomføre endringene, og sikre at vi ikke overbelaster organisasjonen med endringer. Og vi må være svært bevisst på hvilken risiko vi tar med prosjektene. God prosjektstyring handler om å redusere risiko. Det er ikke sikkert vi skal gjennomføre alle gode ideer idet de dukker opp – noen må vi nok vente litt med, noen skal kanskje ikke gjennomføres i det hele tatt, sier Seim.

Inviterer til digital fagdag 7. juni

Onsdag 7. juni arrangerer Høgskolen i Oslo og Akershus en stor digital fagdag, kalt det «Digitale universitet». HiOA har valgt ut tre foregangsprosjekter i 2017. Dette gjelder:

(Nina Waaler og Asbjørn Seim inviterer til fagdag.)

• MOOCAHUSET Digitale læreverk på Open edX-plattformen som organiseres i samarbeid mellom Fakultet for helsefag og Læringssenter og bibliotek.
• ILD Integrert Læringsarenaer gjennom Digitalisering, ved Fakultet for Lærerutdanning og internasjonale studier.
• Digitalisering av system for praksisrapportering.

På sine nettsider skriver høgskolen at dagen blir arrangert som en omvendt fagdag med en blanding av seminarer, workshop, utstillinger og online fagstoff.  Fagdagen vil fremme den digitaliseringen som faktisk  er i omløp ved høgskolen og løfte fram faglig og teknisk ansatte som jobber helhjertet mot økt digitalisering.

Se også: Hele programmet her