Mot et digitalt universitet

Vi snakker mye om digitalisering i universitets- og høgskolesektoren. Studentene våre lever i en digitalisert verden. Det samme gjelder arbeidslivet og samfunnet som vi leverer arbeidskraft og viten og praksis til. Når studentene kommer til oss, er det for at vi skal ruste dem for arbeidslivet i et samfunn som bruker teknologi på nye og smarte måter.

Vi vet at universitets- og høgskolesektoren har et digitalt etterslep. Verktøyene vi bruker i undervisning og administrasjon har hatt lang levetid, og vi ser at det finnes en verden av ubenyttede muligheter. Vi ønsker å kunne kaste oss litt raskere rundt. Ta i bruk gode løsninger når de dukker opp. Samtidig er det en krevende øvelse å innføre endringer ved en stor institusjon.

På Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har vi gjort digitalisering til en av våre hovedsatsninger. Men hvorfor skal vi digitalisere? Og hvordan? Og med de mange ulike initiativene for digitalisering på HiOA, må vi også kunne svare på: Hvem har ansvaret for digitaliseringen?

La oss begynne med hvorfor. Digitalisering er ikke noe mål i seg selv. Men det er et virkemiddel vi må bruke i 2017 når målet er kvalitet. Kvalitet i utdanningene, i forskningen, i samarbeidet med praksisfeltet, og kvalitet i administrasjon og virksomhetsstyring.

Så hvordan digitaliserer vi? Ønsket om å ta i bruk mulighetene som teknologien gir oss, har drevet fram mange digitaliseringsinitiativer på HiOA. De første initiativene oppstod i fagmiljøene som kjenner behovene, studentene og profesjonene.

I 2015 ble så den strategiske satsningen Program for digitalisering av utdanning startet for å spisse arbeidet med digitalisering med mål om å øke kvaliteten i utdanningene. Programmet har hatt god framdrift i sine fire hovedprosjekter:

Digital eksamen har passert milepælen der 60 prosent av eksamen ved HiOA gjennomføres digitalt, og antallet øker jevnt. Nylig har vi også etablert skreddersydde digitale eksamenslokaler.

Canvas blir den nye læringsplattformen vår som i 2018 erstatter Fronter, og pilotgruppene er entusiastiske over de mange mulighetene Canvas gir i undervisningen.

Den lenge etterspurte databasen for programplaner implementeres etter nyttår, og piloter er gjennomført.

I august åpner HiOAs Learning Lab, som nå er døpt DigInn. I testlaboratoriet og kompetansemiljøet DigInn kan ansatte øve og lære, prøve og feile, slik at de er trygge og kompetente når de skal bruke digitale verktøy i undervisningen.

Samtidig som vi får på plass nye verktøy som ruster studenter og undervisere for en digital hverdag, har vi sett et større behov for å ruste organisasjonen vår for den samme hverdagen. Derfor har vi i 2017 tatt digitaliseringen av HiOA ett skritt videre og startet opp Program for digitalisering av virksomheten.

Vi trenger en solid grunnmur som det digitale universitetet kan bygges på, og vi må legge den organisatoriske og tekniske infrastrukturen til rette for utviklingen vi skal igjennom. For hva skal egentlig til for at institusjonen kan implementere nye verktøy smidigere – og hvordan vet vi at det er de rette verktøyene for nettopp oss? Hvordan bygger vi rutiner som gjør det mulig for oss å ta imot endring raskere? Og hvis den digitale hverdagen handler om å jobbe mer på tvers og mindre i siloer – hvordan kommer vi ut av siloene?

Fellesnevneren for alle behovene som Program for digitalisering av virksomheten skal svare på, er behovet for et overordnet blikk, felles avgjørelser og felles prioriteringer.

Først utformer vi en digitaliseringsstrategi som sier noe om hvilken retning HiOA velger.

Siden systemer påvirker hverandre – når vi innfører et nytt system her, får det konsekvenser der – får vi på plass en overordnet oversikt som sikrer at systemene våre «snakker sammen». Dette kaller vi en virksomhetsarkitektur.

Sist, men ikke minst: Vi begynner nå å prioritere tydeligere blant ulike digitaliseringsinitiativer ved HiOA. Vi må velge hva vi skal bruke våre begrensede ressurser på, og i stedet for å begynne med alt på én gang, vil vi satse på de prosjektene innendigitalisering som går lengst i å støtte opp under HiOAs mål og strategi. Dette kaller vi porteføljestyring.

Når vi prioriterer, betyr det at noen vil få et «nei» til å starte opp digitaliseringsprosjekt de brenner for – i alle fall i første omgang. Samtidig vil de prosjektene som får et «ja» til å starte opp, få bedre betingelser, flere ressurser og mer drahjelp. Den riktig gode ideen vil kunne løftes opp fra det fagmiljøet hvor den oppstod og bli til glede for flere miljøer. Tilsatte, enheter og organisasjonen som helhet vil oppleve at det er mer forutsigbarhet – men også strengere krav – til hvordan IT-prosjekter gjennomføres hos oss.

Vi opplever at tilsatte og enheter etterspør en slik forutsigbarhet når de ønsker å forfølge nye digitale ideer og muligheter i arbeidshverdagen. I fremtiden må vi kunne tilpasse oss endringer enda raskere for å ta del i den digitale utviklingen. Men med bedre styring og tydeligere krav til oppfølging av utviklingsprosjektene, vil veien mot det digitale universitet kunne gå litt mer på skinner. Våre digitaliseringsprogrammer (for virksomheten, for utdanning, og, på sikt, for forskning), danner til sammen HiOAs satsning på digitalisering.

Våre fremste ressurser er, og vil alltid være, våre tilsatte og studenter. Det er de som løser våre kjerneoppgaver: å forberede studenter, arbeidsliv og myndigheter på velferdssamfunnets fremtidige utfordringer.

De fortjener en arbeidsplass og som lar dem bruke og utvikle digitale verktøy og systemer som fungerer godt sammen.

Sammen arbeider vi for å nå målet om å bli et digitalt universitet med kvalitet i utdanningene, i forskningen og i arbeidshverdagen.