Kontorlandskap er ikke effektivt

25. april viste NRK Brennpunkt-dokumentaren «Kontoret», som handler om hvordan åpne kontorløsninger med «free seating» og «clean desk» har blitt normen for nye statlige arbeidsplasser. To av eksemplene var hentet fra henholdsvis Høgskulen på Vestlandet og NTNU i Trondheim, hvor to av våre tillitsvalgte fortalte om hvordan de opplevde prosessen med å erstatte cellekontor med såkalte «aktivitetsbaserte arbeidsplasser».

Dokumentaren bekrefter våre erfaringer med nye byggeprosjekter i universitets- og høyskolesektoren, og i staten for øvrig. De ansatte opplever at prosessen er lukket, at medvirkningen er for dårlig, og at de inkluderes først i slutten av byggeprosessen, når de fleste viktige avgjørelsene allerede er tatt. Det gir dårligere løsninger, rett og slett fordi de ikke tar utgangspunkt i de ansattes behov som forskere og undervisere. Så hva kan vi gjøre annerledes?

Stadig flere tar høyere utdanning og studenttallene øker. En rekke nye universitets- og høyskolebygg vil planlegges i årene foran oss. Felles for dem, er at de vil ta utgangspunkt i statens arealnorm på 23 kvadratmeter per ansatt - inkludert fellesarealer. Statsbygg blir i Brennpunkts dokumentar bedt om å legge frem dokumentasjon på at åpne kontorløsninger gir bedre kvalitet, men klarer ikke å komme med ett eneste relevant eksempel.

Forsker etter forsker, også dem som er anbefalt av Statsbygg selv, problematiserer eller kritiserer den rigide arealnormen, og påpeker en rekke negative konsekvenser av arbeid i åpne kontorlandskap. Konklusjonen etter å ha sett dokumentaren er derfor: Forskere flyttes til åpne kontorlandskap fordi det er billigere for staten.

Åpne kontorlandskap kan være en billig løsning på kort sikt. Men hva er de langsiktige konsekvensene av et slikt eksperiment?

En oppsummering av forskning om åpne kontorløsninger ble gjort i et spesialnummer av bladet Helserådet, utgitt av Folkehelseinstituttets Helsebibliotek i 2017. Forsker og overlege i Arbeidstilsynet Jan Vilhelm Bakke og førsteamanuensis ved Psykologisk Institutt ved UiO, Knut Inge Fostervold, konkluderer der med at kontorlandskap fungerer dårlig for arbeid som krever konsentrasjon og uforstyrret korttidshukommelse. For slikt arbeid gir åpent kontorlandskap økt sannsynlighet for dårligere arbeidsmiljø, mer stress og slitenhet, mindre produktivitet, dårligere helse og økt sykefravær.

Forskningen på området er uvanlig entydig, og klart i favør av egne kontorplasser, uten at dette får konsekvenser for statens prioriteringer.

Resultatet er at staten bruker milliarder av kroner på nye bygg, men utformer dem på en måte som ikke fremmer god kvalitet.

Tre råd til regjeringen. Dagens praksis med en rigid arealnorm og lukkede prosesser, kan ikke fortsette. Den fører til ufornuftig pengebruk og har ikke forskningens beste som utgangspunkt. Kommunalminister Monica Mæland og forsknings- og høyere utdanningsminister Iselin Nybø bør sammen finne en bedre vei. Jeg vil gi dem tre råd. For det første: Ta utgangspunkt i forskningen. Forskningen om konsekvensene av åpne kontorløsninger er så entydig at man som ansvarlig politiker ikke kan overse den. Både Høyre og Venstre har ved en rekke anledninger tatt til orde for mer kunnskapsbasert politikk. Nå kan dere vise dette i praksis.

Nye universitetsbygg skal brukes i mange tiår framover. Forskningen og undervisningen som gjøres der er helt avgjørende for samfunnet vårt. Muligheten for økonomisk innsparing på kort sikt, må veies mot sannsynligheten for lavere produktivitet og arbeidskvalitet på lang sikt. Ved Universitetet i Malmø må de nå gjennom en svært kostbar ombygging, fordi kontorløsningene i prestisjebygget Niagara ga dårligere forskning og lavere rekruttering. La oss unngå det samme her. Effektivisering som svekker kvaliteten på forskning og undervisning, er ikke særlig effektivt. For det tredje: Sørg for reell medvirkning.

Slik det fungerer i dag, er medvirkningen i stor grad en skinnprosess. Hvis kvaliteten på arbeidet er viktigst, bør regjeringen legge til rette for åpne prosesser i tett dialog med de ansatte, der mange ulike løsninger er mulige.

Da må den rigide arealnormen legges bort.​