Foreslår enhetlig ledelse på HiOA

— Høringssvarene var så tydelig i overvekt for enhetlig ledelse, så det var ikke vanskelig å konkludere med min anbefaling til styret. Det vil overraske meg hvis styret sier nei til den klare anbefalingen som har kommet fra studenter og ansatte, sier høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø.

Hun foreslår dermed at hennes egen stilling som høgskoledirektør forsvinner fra og med 1.august 2015. Da går også rektor Kari Toverud Jensen av etter eget ønske.

Høringsrunden som er blitt holdt på HiOA i høst viser at 7 av 12 høringsinstanser går inn for enhetlig ledelse med ansatt rektor, to ønsker fortsatt delt ledelse med valgt rektor, mens tre ikke har konkludert.

Ny rektor før påske

I styrepapirene som blir lagt ut i dag, torsdag, blir høgskolestyret anbefalt å si ja til enhetlig ledelse og dermed ansatt rektor. Forslaget må ha to tredjedels flertall. Altså må 8 av styrets 11 medlemmer stemme ja, for at forslaget skal bli vedtatt. Hvis ikke det skjer, fortsetter man med dagens modell som er todelt ledelse med valgt rektor.

Det er ikke fremmet forslag til endringer dersom styret vedtar å fortsette med dagens ledelsesmodell. Uansett modell så legges det opp til en tett framdriftsplan: Ny rektor skal være valgt eller ansatt før påske 2015. Det er foreslått at et bredt utvalg på 25 personer skal være med i en eventuell tilsetting av rektor. Ansettelsen skal behandles i et ekstraordinært styrmøte 24.mars. Et eventuelt rektorvalg skal også være avviklet før påske.

Direktøren foreslår også å utsette flere spørsmål rundt ny organisasjonsmodell til neste styremøte i februar, eller til høsten, når ny rektor er på plass. 

Rektor og to prorektorer

I hele høst har det vært informert og debattert om hvilken modell som er best egnet for en stor høgskole med ambisjon om å bli et abeidslivs- eller profesjonsuniversitet. Debatten har tatt utgangspunkt i NIFUs to rapporter fra underveisevalueringen av HiOA.

Høgskoledirektøren har gått gjennom sitt forslag til organisasjonsmodell for Khrono. I forslaget, som blir offentlig i dag, legges det opp til ekstern styreleder, ansatt rektor og to prorektorer og færre direktører, etter modell fra NTNU i Trondheim.

Wedø mener at den nye ledergruppa hvis det blir enhetlig ledelse ved HiOA bør bestå av: Rektor, to prorektorer, dekanene fra samtlige fakulteter, og to direktører. 

Endringene vil direkte først og fremst kun berøre et mindre antall mennesker i ledergruppa, og høgskoledirektørens vurdering er dermed at de arbeidsmiljømessige konsekvensene av en endring vil være begrenset.

Her er konsekvensene av høgskoledirektørens forslag om nytt organisasjonskart og enhetlig ledelse:

• Stillingen som administrerende direktør (høgskoledirektør) faller bort da denne rollen i sin helhet er overført til tilsatt rektor som blir høgskolens daglige leder.
• Stillingen som direktør for ressursutvikling og infrastruktur og kommunikasjonsdirektør videreføres, men rollen som assisterende høgskoledirektør faller bort. Arbeidsområdene for de to direktørene skal vurderes på nytt når ny rektor er på plass.
• Prorektorer får enhetlig ansvar som innebærer at det studieadministrative ansvaret overføres til prorektor for utdanning, og det forskningsadministrative ansvaret til prorektor for forskning og utvikling.
• Stillingen som forskningsdirektør faller bort siden prorektor for forskning og utvikling også ivaretar den ledelsesmessige funksjonen for forskningsadministrasjonen. Det vurderes videre om det bør etableres en stilling som seksjonssjef for forskningsadministrasjonen.
• Stillingen som studiedirektør legges ned et nivå og rapporterer til prorektor for utdanning.
• Stillingen som direktør for læringssenter og bibliotek rapporterer til prorektor for utdanning.
• Dekaner vil få enklere rapporteringslinje ved at både administrativ og faglig styringslinje vil gå til rektor.

​Mer ansvar til fakultetene

Et av NIFUs forslag i sin underveisevaluering er at fakultetene bør få større ansvar for utvikling av studieporteføljen. I høringsrunden er det også mange som ønsker å overføre mer ansvar til fakultetene.

I innstillingen til høgskolestyret står det at myndighet til å godkjenne programplaner og emneplaner kun skal overføres for masterstudier, og bare på områder der det finnes doktorgradsstudier. Det betyr at Fakultet for teknologi, kunst og design (TKD) ikke får overført myndighet, i og med at det ikke finnes noen doktorgradsstudier der. Det gjør det heller ikke på deler av Fakultet for samfunnsfag, det vil si på økonomi og administrasjon, offentlig administrasjon og velferd og journalistikk og mediefag.

Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø viser til at høgskolen fritt kan opprette masterstudier uten akkreditering fra NOKUT på områder der det finnes doktorgradsprogrammer.  Derfor synes hun det er rimelig at disse også får stå for den faglige godkjenningen av programplaner og emneplaner på masternivå.

— Det er en naturlig sammenheng her, og det vil bli ganske få som ikke får myndighet til selv å godkjenne programplaner og emneplaner på masterstudier, sier hun.

Se også styrepapirene:

• Innstilling og vedtaksforslag til høgskolestyret
• Forslag til ny ledelsesmodell
• Høringsbrevet fra september
• Tilllegg til høringsbrev
• Oversikt over høringssvar

Støtte til instituttene

NIFU anbefaler at instituttene på høgskolen får mer administrativ støtte. Dette følges opp i innstillingen til høgskolestyret. Forslaget til vedtak går ut på at fakultetene selv skal få bestemme hvordan de organiserer støtten til instituttene. Det slås fast noen førende prinsipper: 

• For det første at det skal være dedikert administrativ støtte til instituttlederne. De ansatte som skal gjøre denne jobben skal være ansatt på fakultetet, men ha sin arbeidsplass på instituttet hele eller deler av uken. Det kommer ikke ekstra ressurser til dette, og ressursene skal hentes innen fakultetets økonomiske ramme.
• Det andre førende prinsippet er at det skal være ansatte på fakultetet som har som klart definert oppgave å støtte opp om arbeidet på instituttene. Dette skal gjøre det enkelt for instituttlederne å finne ut hvem de skal henvende seg til.

Dette er noe flere instituttledere har etterlyst både i høringsrunden og debatten om underveisevalueringen.

Stort ansettelsesutvalg

Hvis høgskolestyret vedtar en enhetlig modell med ansatt rektor, foreslås et bredt sammensatt innstillingsutvalg med medlemmer fra styret, ledelsen, studentene, tjenestemannsorganisasjonene og de ansatte.

Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø legger vekt på at sammensetningen skal være bred for å sikre legitimitet og deltakelse, og sier at utvalget kan komme opp i 25 medlemmer.

HR-avdelingen skal være sekretariat for utvalget, og blant annet bistå med å finne kandidater, rangere og evaluere kandidater, tester og gi råd i beslutningsprosessen.

Uavklarte spørsmål som ifølge forslaget bør utsettes og utredes videre er: 

Utsetter utvalg

Et av de kontroversielle temaene har vært det strategiske høgskoleutvalget som NIFU har foreslått. Dette skulle erstatte de fire sentrale utvalgene (studieutvalget, doktorgradsutvalget, FoU-utvalget og internasjonalt utvalg) på institusjonsnivå.

Nå foreslår høgskoledirektøren å utsette diskusjonen om dette utvalget til styremøtet som skal avholdes 10. februar. Årsaken er at det er kommet sprikende innspill.

— Forslaget om et strategisk høgskoleutvalg har fått en noe blandet mottakelse blant høringsinstansene. Dette, sammen med en grundigere gjennomgang av sammensetning og mandat for råd og utvalg, gjør at det er behov for å innhente flere innspill og diskutere dette godt før vi gir noen anbefaling. Vi kom ikke langt nok på dette området nå, sier Wedø.

Dermed kommer hele saken om roller, mandat og sammensetning av styrer råd og utvalg opp først i februar. Dette omfatter også fakultetsstyrenes rolle og mandat, som flere har etterlyst en klargjøring av.

Endringer for prodekaner og fakultetsdirektører?

NIFU har ikke berørt hvilke konsekvenser overgang til enhetlig ledelse, og ved dette at prorektorene får enhetlig ansvar innenfor sine områder, bør ha for tilsvarende funksjoner på fakultetsnivået. I dag ledes den samlede fakultetsadministrasjonen av en fakultetsdirektør.

Det bør imidlertid utredes nærmere hvorvidt det er mer formålstjenlig at studie- og forskningsadministrasjonen også her rapporterer til prolinjen (prodekanene). I denne utredningen bør det også vurderes om prodekanrollen fortsatt bør være en funksjon eller en stilling.

I praksis betyr dette at rollene til prodekanene som i dag ikke formelt er ansatt i en egen stilling, men oppnevnt i en funksjon som dekker opptil 50 prosent av opprinnelig stilling, potensielt endres, slik at disse også blir tilsatt og får et enhetlig faglig/administrativt ansvar. En slik endring kan igjen få konsekvenser for fakultetsdirektørenes stilling, slik at disse blir overflødige på linje med høgskoledirektøren. Saken fremmes for styret senere. 

Stillingsbeskrivelse dekaner

Stillingsbeskrivelsene henger sammen med mandat for utvalgene. Dersom styret eksempelvis delegerer myndighet til å fatte beslutning i en sak/område til fakultetsstyrene, får dette konsekvenser for dekanenes ansvars- og myndighetsområde.

Det foreslås derfor å utsette behandlingen av stillingsbeskrivelsene til styremøtet 10. februar. 

Fellesorganisasjonen

Dersom styret beslutter en enhetlig ledelsesmodell, er det behov for å utrede nærmere hvordan deler av fellesadministrasjonen best organiseres.

Det samme gjelder NIFUs anbefaling om å etablere en strategisk stab for rektor. Det er naturlig at ny rektor selv deltar i disse vurderingene. Det planlegges derfor en utredning over nyttår, som avsluttes først etter at rektor er tilsatt, heter det i styrpapirene.

Ulike lederfora

NIFU anbefaler ulike lederfora i sin rapport. Dette mener Wedø er en myndighet som tilligger de ulike lederne å beslutte, og fastsettes når rektor, dekaner og instituttledere er tilsatt.

«Det er imidlertid viktig å ta med seg i de videre vurderingene NIFU sine anbefalinger i dette, for å sikre god samhandling og kommunikasjon i beslutningsprosessene», skriver hun i dokumentene. 

Organisasjonskultur

Parallelt med og integrert i arbeidet med underveisevalueringen, har HiOA satset på ledelse og arbeidet med intern organisasjonskultur. Det er initiert et samarbeid mellom organisasjonskultur-utviklingsarbeidet, lederutviklings- programmet og OU-programmet. Dette for å tilrettelegge for et godt samspill mellom kultur, struktur og ledelse ved HiOA

Overordnet tankegang for organisasjonskulturarbeidet ved HiOA er at det skal sees i sammenheng med sentrale samhandlings-prosesser ved institusjonen og ikke behandles løsrevet. Hvordan samarbeider og kommuniserer vi? Hvordan gjennomføres møter? Hvordan forebygger og håndterer vi konflikter?

Opplæringen i og bevisstgjøringen omkring organisasjonskultur inngår i en struktur som sørger for at den kulturelle kompetanseutviklingen når både ledere og øvrige medarbeidere. Koblingen til HiOAs lederutviklingsprogram, HiOA-skolen og høgskolens HR-forum står derfor sentralt, heter det i papirene til styret.

Ledelse

I 2014 har HiOA fortsatt å jobbe med endringsledelse i praksis. Ledersamlingene har vært designet for å understøtte den pågående prosessen med underveisevalueringen og som ledd i å forenkle, modernisere og øke gjennomføringskraften.

Planen for fellessatsinger våren 2015 er, ifølge sakspapirene, å fokusere på to hovedtemaer: konflikthåndtering og lederskifter. 

Endringer i sektoren

I styrepapirene legges det blant annet vekt på at endringen i UH-sektoren og i samfunnets krav og forventninger til sektoren har det de siste 15 årene vært en tydelig dreining fra valgt ledelse med rektor som både leder og styreleder, til tilsatt rektor med enhetlig ansvar og ekstern styreleder.

Wedø viser til at 10 av 21 av de statlige høgskolene og tre av åtte universiteter har tilsatt rektor og ekstern styreleder, og skriver at «for de profesjonstunge høgskolene med sterk arbeidslivstilknytning kan det synes som om en ordning med ekstern styreleder er særlig viktig».

«Å finne riktig person til topplederjobben som HiOAs øverste leder krever et godt rekrutteringsgrunnlag. Muligheten til å få godt kvalifiserte kandidater vil med stor sannsynlighet bli bedre ved en rekrutteringsprosess enn ved at stillingen besettes gjennom valg», heter det i styrepapirene.

Utarbeidet i samarbeid

Til Khrono sier Wedø at hun er fornøyd med evalueringsprosessen, og at mange har gjort et godt arbeid her. 

— Det har vært en grundig prosess. Omlag hundre ledere og medarbeidere bidro i analysefasen, og NIFU har gjort et grundig evalueringsarbeid. I høringsrunden har det også vært godt oppmøte og gode debatter, så jeg er trygg på at de svarene som nå er kommet inn speiler de ulike synspunktene i organisasjonen, sier hun. 

— Hvordan vurdere du nå din egen rolle framover? 

— Meg og min stilling er ikke viktig i dette, og dersom  forslaget blir vedtatt faller stillingen min bort. Da skal jeg ut på arbeidsmarkedet for å finne en ny jobb. 

— Er du selv også mest for en enhetlig ledelse og ansatt rektor, eller innstiller du på dette på grunn av de klare høringssvarene fra organisasjonen? 

— Jeg kjenner meg igjen i NIFUs beskrivelser og det som trekkes fram av utfordringer. NIFU sier blant annet at dersom man ønsker å velge ledelsesform ut fra motivet om bedre faglig-administrativt samspill og en tydeligere beslutningsstruktur, så taler dette for en enhetlig ledelse. Jeg vil ellers understreke at forslaget til vedtak er utarbeidet i samråd med styreleder Kari Toverud Jensen, slik universitets- og høgskoleloven krever, sier Ann Elisabeth Wedø. 

Styremøtet i desember, som opprinnelig var planlagt som et todagersmøte 18. og 19.desember er nå skalert ned til å gjennomføres på én dag, torsdag 18. desember. Saken om framtidig organisasjonsmodell er første sak på dagsorden.