Fusjon uten synergieffekt kan gi stopp i ansettelser og prosjekter

Publisert - Sist oppdatert
Fungerende direktør for organisasjon og virksomhetsstyring, Tore Hansen, møtte litt skeptiske og endringstrøtte medarbeidere da han presenterte Rambøll-rapporten om effektivisering av administrasjonen mandag 15. august.

Fungerende direktør for organisasjon og virksomhetsstyring, Tore Hansen, møtte litt skeptiske og endringstrøtte medarbeidere da han presenterte Rambøll-rapporten om effektivisering av administrasjonen mandag 15. august.

Høgskolen i Oslo og Akershus har ikke greid å ta ut synergier etter fusjonen i 2011 og har søkt råd hos konsulentselskapet Rambøll. Deres medisin er å si stopp for både ansettelser og nye prosjekter.

(Saken er oppdatert med lenke til rapporten.)

Diagnosen er klar: Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har for stor administrasjon og har ikke klart å ta ut stordriftsfordeler etter fusjonen mellom Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus i 2011.

Årsakene er blant annet for stor autonomi innad i enhetene og hos enkeltmedarbeidere, utydelig styring og ledelse, ingen entydig beslutningsstruktur, utydelig ansvarsfordeling av administrative oppgaver, at de enkelte funksjonene er organisert i «siloer» med liten samhandling mellom seg, ineffektive it-systemer, manglende oppfølging av utviklingsarbeid, ineffektiv møtekultur.

Stor administrasjon

Det er konsulentselskapet Rambøll som setter denne diagnosen, basert på analyser av tre deler av fellesadministrasjonen ved HiOA: økonomi, HR og kommunikasjon. Rapporten <Analyse og utvikling av administrative funksjoner» ble levert i juni, diskutert på høgskolens toppledersamling i Tromsø i slutten av juni, og presentert på personalmøte for de ansatte i de tre administrative områdene ved studiestart denne uken.

Se også: Her er rapporten fra Rambøll

Blant annet viser analysen at antall administrativt ansatte har steget mer enn antall studentårsverk. I 2015 var det 20,6 studenter per administrative ansatt, sammenlignet med 21,6 i 2013. Også sammenlignet med andre institusjoner har HiOA stor administrasjon. I 2015 hadde for eksempel Universitetet i Agder 27,8 studenter per administrativt ansatt, mens NTNU lå på 23,3. Høgskolen i Sør-Trøndelag (nå en del av NTNU) hadde 32,6 studenter per administrativ.

Analysen viser også at HiOA har stor andel administrativt ansatte i forhold til faglige. På høgskolen er det 1,74 faglige årsverk per administrative, mens for eksempel NTNU har 2,63 faglige per administrative og Universitetet i Agder 2,13.

Anerkjenner diagnosen, ikke medisinen

— Vi er i all hovedsak enige i analysen Rambøll har gjort og ser at det er en del problemstillinger som vi må gripe fatt i. Vi anerkjenner bildet Rambøll tegner opp og også konklusjonen om at vi har et betydelig potensiale for både forbedring og effektivisering. Derimot er vi mer usikre på om tiltakene som Rambøll foreslår er riktig medisin, sier fungerende direktør for organisasjon og virksomhetsstyring ved HiOA, Tore Hansen.

For Rambøll kommer ikke bare med en diagnose, men foreskriver også medisin for HiOA. Blant tiltakene som foreslås er ansettelsesstopp, det vil si at HiOA skal ta en «time out» og ikke ansette noen utover det budsjettet man har i dag, og prosjektstopp, det vil si å ikke sette i gang nye prosjekter uten en klar prioritering, og dessuten se om det er noen av eksisterende prosjekter som kan skrotes.

Andre foreslåtte tiltak er å gi direktøren for organisasjon og virkomhetsstyring mer myndighet overfor administrasjonen ved fakultetene. Direktøren skal drive de administrative prosessene, ikke bare sentralt, men også på fakultetene og sørge for at de utvikler seg på en måte som skaper verdi for høgskolens kjernevirksomhet, som er utdanning og forskning.

Et annet tiltak som foreslås er å plassere en «servicepartner» fra fellesadministrasjonen innen hvert av områdene økonomi, HR og kommunikasjon på hvert fakultet og senter. Vedkommende skal rapportere til fellesadministrasjonen, men sitte på fakultet/senter og fungere som et slags bindeledd.

Møtte medarbeiderne

Rambøll-rapporten ble presentert for personalet ved de tre områdene i administrasjonen ved studiestart. Leif Laszlo Haaning fra Rambøll (bildet under) og Tore Hansen møtte en fullsatt sal med skeptiske og avventende medarbeidere.

— Vi avtalte at vi skulle komme med de forslag vi mener er riktig ut fra våre faglige vurderinger og med vårt eksterne blikk. Det har vi gjort, og vi mener at vi har et godt grunnlag for å konkludere, sa Haaning.

Han understreket at fusjoner tar tid, men gir muligheter for å gjøre ting bedre.

— Når fem fusjonerer, for eksempel, skal man ikke bare gange med fem. Vår analyse tyder på at samme oppgave løses flere steder på HiOA, og at det er et stort potensiale for å skape mer sammenheng fra instituttnivå og opp, sa han blant annet.

Nei til muldvarp

Reaksjonene i salen var preget av skepsis, blant annet stilte flere spørsmål ved tallgrunnlaget for analysen. Det var også skepsis til tiltakene, ikke minst forslaget om en «servicepartner», populært kalt muldvarp, fra fellesadministrasjonen som skal sitte på fakultetene.

Enkelte trakk også fram at HiOA nettopp har gjennom ført et organisasjonsutviklingsprogram, OU-programmet, der det er gjennomført 23 prosjekter for forenkling og modernisering av administrasjonen og også innført en tjenesteforvaltningsmodell.

Les også: Prosjektet for en forbedret administrasjon er avsluttet

Risiko for intern motstand

I rapporten peker Rambøll på risikofaktorer ved alle de foreslåtte tiltakene, og disse går i hovedsak ut på at det er risiko nettopp for intern motstand, spesielt på fakultetene. For eksempel pekes det på at modellen med en sentral servicepartner kan bli oppfattet som tap av fakultetenes selvråderett over administrative funksjoner. Mer makt til direktøren for organisasjon og virksomhetsstyring kan også, ifølge Rambøll, bety motstand fra dekaner og fakultetsdirektører og oppfattes som sentralisering.

Tore Hansen (t.h. sammen med Haaning fra Rambøll på bildet over) sier at det nå vil bli brukt noe mer tid på å diskutere tiltakene Rambøll foreslår og finne fram til HiOAs eget svar på analysen fra konsulentselskapet.

— Det er blant annet risikofaktorene som Rambøll peker på som gjør at vi ønsker å bruke mer tid på å finne fram til gode tiltak som administrasjonen er med på. Vi har foreløpig ikke tatt stilling til tiltakene Rambøll foreslår, men skal vurdere disse og eventuelt komme fram til andre tiltak. Det kan være ulike syn på om det er riktig medisin Rambøll foreskriver, sier han.

Ny arbeidsgruppe

Han selv skal nå lede en arbeidsgruppe som ellers består av fagdirektørene innen økonomi, HR og kommunikasjon, fakultetsdirektørene og administrasjonssjefen ved Senter for velferds- og arbeidslivsforskning (SVA). Gruppen skal i gang med arbeidet straks, og vil innen utgangen av september komme med forslag til tiltak, som skal presenteres for toppledelsen ved høgskolen.

— Vi skal gjøre et grundig arbeid og sørge for at tiltakene vi foreslår er godt forankret i organisasjonen, sier Hansen, som også opplyser at høgskolestyret vil bli holdt orientert om prosessen underveis.

Vil se på resten også

Rapporten fra Rambøll gjelder kun de tre administrative områdene økonomi, HR og kommunikasjon, men mange av konklusjonene i rapporten har mer generell karakter.

Tore Hansen opplyser at  også resten av administrasjonen vil bli lagt under lupen. Det gjelder studieadministrative tjenester, bibliotektjenester, FoU-administrative tjenester, eiendom, it og seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning. Dette arbeidet ved årsskiftet. Hansen opplyser at han nå vil ta initiativ til dialog med lederne for disse administrative tjenestene og bli enige om hvordan dette skal gjøres.

— Det som er klart er at hovedfokus i høst vil være på analysen, ikke på tiltak, sier han.

«Don´t panic»

På personalmøtet denne uken prøvde Tore Hansen å berolige noe skeptiske medarbeidere i administrasjonen.

— Vi skal jobbe konstruktivt og ordentlig med dette, og skal snakke med ledere og organisasjonene. Vi skal bli trygge på at vi setter i verk de riktige tiltakene, men vi må gjøre noe, vi kan ikke bare legge denne rapporten i en skuff, sa han, før  budskapet «Don`t panic» lyste opp på veggen som en avsluttende hilsen.

Fakta

Dette er Rambølls forslag

Rambøll anbefaler HiOA å sette i verk disse tiltakene, i prioritert rekkefølge:

  1. Ansettelsesstopp i administrasjonen: Det vil si å ikke ansette noen utover det man har budsjett til i dag og vurdere nøye om folk som slutter skal erstattes.
  2. Prosjektstopp - HiOAs fellesadministrasjon setter ikke i gang noen nye prosjekter før HiOA har oversikt over hvilke gevinster og konsekvenser sentralt igangsatte prosjekter har for fakulteter og institutter.
  3. Direktør for organisasjons- og virksomhetsstyring får delegert tydeligere myndighet og ansvar for at tiltakene gjennomføres og blir prioritert, styrt og samkjørt på en god måte i organisasjonen.
  4. Det innføres en ordning med en ansatt fra sentraladministrasjonen, kalt en servicepartner, skal sitte på hver fakultet og senter, vedkommende skal rapportere til sentraldsministrasjonen, men ha sitt daglige virke på fakultetsnivå.
  5. Hver funksjon i sentraladministrasjonen skal frigjøre 3 prosent av budsjettet til felles utviklingstiltak. Dette skal skje ved at kostnader kuttes eller ved naturlig avgang.
  6. Det innføres en service-excellence-modell, det vil si definerte serviceavtaler innenfor hvert administrative område, der man blir enige om forventet servicenivå, f.eks når det gjelder responstid og kundetilfredshet.
  7. Utvikle strategisk viktig kompetanse: Hver enkelt administrativ funksjon skal ha klare planer om hva slags kompetanse de trenger for å støtte HiOAs strategiske mål fremover.
  8. Bred standardisering og utvikling av administrative prosesser: Skal sikre ensartet oppgaveløsning på tvers av HiOA, for eksempel når det gjelder lønnsbehandling, budsjettoppfølging og rapportering, forskningsformidling, kommunikasjon til studenter, rekruttering og tilsettinger.
  9. Oppgavebeskrivelser for de forskjellige nivåer: Skal gjøre det klart hvilke oppgaver som skal løses på hvilket nivå og hvem som er ansvarlig.
  10. Kritisk gjennomgang av systemene som brukes, særlig innen økonomi og HR.

Kilde: Rambølls rapport Analyse og utvikling av administrative funksjoner, på oppdrag fra HiOA

Mangfold. Avgiften for å fornye studentvisum for utlendinger økte kraftig fra 1. januar. Stikk i strid med regjeringens ønske om mer internasjonalisering, mener Norsk studentorganisasjon.

SHoT. Studentene har kravene klare lenge før studentenes helse og trivsel nå skal kartlegges på nytt: «Studenthelse» må bli eget begrep, og regjeringen, med Venstre-minister i spissen, må lage nasjonal strategi for bedre studenthelse.

Utdanning. Trygve Bratteli skal ha sagt at hans rolle i regjeringa måtte vera anten vaktmeister eller finansminister. I den blågrøne regjeringa finn ein både ein kjøtskjerar og eit par juristar.