Arkivverket: Ikke ditt ansvar å passe på vitnemålet ditt

— Et vitnemål er et offentlig dokument, og offentlige etater er pliktig til å holde arkiv og kunne tilgjengeliggjøre innholdet i arkivet. Særlig skal de ta vare på dokumentasjon som kan ha betydning for noens fremtidige rettigheter, som et vitnemål, sier Kjetil Reithaug, avdelingsdirektør i Arkivverket.

Khrono har tidligere skrevet om professor Leikny Øgrim som hadde gledet seg til å studere etter at hun ble pensjonist. Problemet var bare at vitnemålet fra 1972 var forsvunnet. 

Nå løste det seg for Øgrim. Hun havnet på ventelisteplass uten karakterpoeng, og kom til slutt inn. Men svaret som Universitetet i Agder opprinnelig ga henne, får Reithaug i Arkivverket til å reagere.

opptak

Hun er professor, men har mistet vitnemålet fra gymnaset. Derfor får hun ikke studere

— Helt feil tolkning

«Det er du selv som er ansvarlig for å ta vare på verdifull dokumentasjon, deriblant vitnemål fra videregående skole. Slik vi ser det kan ikke Oslo Byarkiv eller noen andre klandres for å ikke ha tilgang til din dokumentasjon fra videregående skole.» skrev universitetet.

— Dette er helt feil tolkning av arkivloven, arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift. Professoren kan klandre offentlige etater som ikke har gjort jobben sin med å bevare vitnemålet, sier avdelingsdirektøren og får støtte fra sin kollega, seniorrådgiver Geir Ivar Tungesvik:

— Det er en grunn til at arkivansvaret for offentlig dokumentasjon ikke legges over på privatpersoner. Huset vi bor i kan brenne ned, det kan bli flom, jordskred, snøskred og jordskjelv. Eller unger kan rive ting i stykker i munter lek, tyver kan utøve hærverk, og dokumenter som blir lagt i kjellere blir sakte ødelagt av mugg og insekter, sier Tungesvik.

Reithaug og Tungesvik i Arkivveret redegjør for lovverket rundt arkivering av vitnemål i et leserinnlegg i Khrono mandag.

student

Her uteksamineres 105-åringen

Kan be om rekonstruering

Reithaug påpeker at dette er sånt det offentlige er pålagt å sørge for at ikke kan skje med deres arkiver, både de på papir og de elektroniske. Papirdokumenter skal blant annet ligge i syrefrie arkivbokser i brannsikre rom med innbruddssikring og stabil romtemperatur, og uten vann- eller kloakkrør.

— Universitetet kan ikke kreve dette av privatpersoner. Men vi kan kreve at Oslo kommune prøver å gjenskape dokumentasjon som er borte. Det kan finnes muligheter for det. 

— Hvor mye kan man egentlig kreve av de som skulle ha passet på dokumentene?

— Det vi kan kreve er at de vurderer om de kan rekonstruere vitnemål. Det finnes kanskje karakterprotokoller, skoledagbøker med oppmøteregistrering og så videre som dannet grunnlaget da vitnemålet i sin tid ble skrevet ut. Det er ikke sikkert alt materiale fra skolen er blitt borte, sier Reithaug.

— Dette belyser det vi ønsker å understreke. Tilliten til det offentlige er avhengig av vi kan dokumentere hva som er gjort. Det er derfor vi har en arkivlov, og derfor vi fører tilsyn. Og det er derfor vi forsøker å lære offentlig forvaltning opp i dette.

pensjonistene

Mistet plassen på universitetet da han ble 70 — siteres som aldri før

Beskjeden er registrert ved UiA

Hovedpersonen selv, Leikny Øgrim, omtaler støtten fra Arkivverket som «interessant».

— Dette gjelder jo flere enn bare meg. Jeg har snakket med ganske mange som forteller at de vet om andre som har opplevd det samme. Hvem har vitnemålet sitt fra 100 år tilbake i tid? Det er mange som ikke har full oversikt. Ikke bare meg, sier hun.

Og på det glade Sørlandet registreres, og arkiveres forhåpentligvis, beskjeden fra Arkivverket.

— Vi registrer hva Arkivverket sier, og vil ta det med inn i diskusjoner i opptaksgruppen for universiteter og høgskoler, og med Samordna opptak, sier utdanningsdirektør Hanne Graver Møvig.