Direktører styrer universitetene under koronakrisen

Hvem leder universiteter og høgskoler når det er krise, og hvem tar beslutningene om stenging og hvordan universiteter og høgskoler håndterer sitt samfunnsoppdrag, sine ansatte og sine studenter?

Khrono har spurt en rekke universiteter og høgskoler, og finner ulik praksis.

Noen steder sitter rektor helt tett på prosessen og den daglige ledelsen. Andre steder blir hen orientert, og i en tredje modell sitter rektor i strategisk beredskapsledelse, og er med på alle de største beslutningene.

Mens det normale på de fleste universitetene er at rektor ikke er medlem av beredskapsutvalget når det settes stab, som det blir kalt, er det vanlig på de statlige høgskolene at rektor er med i beredskapsgruppen.

les også

Høgskolerektorer leder beredskap

Både på Høgskulen på Vestlandet, Høgskulen i Volda, Høgskolen i Innlandet og Høgskolen i Østfold har rektor sittet i beredskapsgruppen, og rektor har vært hands on på alle avgjørelser.

I koronasituasjonen har også flere universiteter tatt inn rektor i en mer eller mindre aktiv rolle i beredskapsutvalget.

OsloMet: Rektor på sidelinjen

Fredag 15. mai avviklet OsloMet den ekstraordinære beredskapsorganiseringen i forbindelse med koronasituasjonen. Da hadde en beredskapsgruppe ledet av direktør for digitalisering og infrastruktur og fungerende organisasjons- og virksomhetsdirektør, Asbjørn Seim, hatt ansvar for den sentrale beredskapshåndteringen ved universitetet i to og en halv måned. Med seg i beredskapsgruppen hadde Seim avdelingsdirektørene HR, Samfunnskontakt og Utdanning (henholdsvis Geir Haugstveit, Sverre Molandsveen, Marianne Brattland, og seksjonssjef eiendom, Marianne Lidøy).

I tillegg deltok avdelingsdirektør for IT, men ikke som fast medlem. Beredskapsledelsen hadde også tilknyttet stabsressurser (loggfører og tavlefører). Og det var tilknyttet en krisekommunikasjonsstab, som fulgte opp formidlingsbehovet i forbindelse med beredskapsledelsens ulike beslutninger. Viserektor for forskning var Seims stedfortredende.

OsloMet bestemte seg blant annet for å stenge adgangskortene til alle ansatte som del av tiltakene for å hindre smittespredning. Rektor ved OsloMet og universitetets faglige leder, Curt Rice, var informert — men tok ikke del i avgjørelsen, da han delegerte ansvaret til direktøren.

Både denne og andre sentrale beslutninger om tiltak i koronakrisen, ble tatt av beredskapsgruppen, ledet av direktør Seim.

Rice, universitetets faglige leder, var ikke til stede i noen av møtene i beredskapsgruppen.

— Et symptom

Ansattrepresentant i universitetsstyret ved OsloMet, Einar Braathen, er kritisk til beredskapsorganiseringen ved institusjonen. Han mener at rektor, som øverste faglige leder og ikke minst de valgte organene, burde ha blitt involvert.

— Ja, det dreier seg om en unntakstilstand, men det betyr ikke at det er riktig å kansellere alle demokratiske spilleregler og offentlighetsprinsipper. Dessverre er dette et symptom på hvor lite viktig universitetsdemokratiet blir sett på her, og hvor lett det er å sette det til side, sier Braathen, som flere ganger har uttrykt seg kritisk om demokratisk underskudd ved OsloMet.

OsloMet skiller seg ut blant universitetene, både med en sentralisert kriseledelse der rektor har stått på sidelinjen når store beslutninger er blitt tatt.

Ved Universitetet i Bergen er beslutningsmyndigheten for alle inngripende tiltak blitt gitt til faglig ledelse ved rektor, selv om direktøren også her er operativ leder av beredskapsstaben.

UiB: Rektor tar beslutninger

— Det er viktig for oss å skille beredskapsrollen fra de overordnede beslutningene som tas. Selve beslutningene, utover rent operative tiltak, blir ikke tatt i beredskapsgruppen, men besluttet i universitetsledelsen av rektor og universitetsdirektør. Det gjelder blant annet avgjørelsen om å stenge universitetet. Flere beslutninger er også blitt diskutert i dekanmøter og andre ordinære ledermøter, sier assisterende universitetsdirektør, Tore Tungodden.

Universitetet i Agder er organisert på lignende måte — rektor sitter i beredskapsgruppen og er med på alle viktig avgjørelser.

Rektor ved UiT Norges arktiske universitet, Anne Husebekk, forteller at hun normalt ikke er medlem av beredskapsutvalget ved UiT, men under korona-krisen har hun vært med. Beredskapsutvalget ved UiT ledes av universitetsdirektøren.

Også Universitet i Oslo og NTNU, der rektor i utgangspunktet ikke er med i beredskapsgruppen, har rektorene vært med på møter og vært med når større avgjørelser er blitt tatt i koronaperioden.

Ved alle høgskolene Khrono har vært i kontakt med har rektor vært med i og til dels hatt sentrale roller i kriseledelsen.

— Tydelig ansvarsforhold

Direktør Asbjørn Seim ved OsloMet forklarer OsloMets valg:

— Vi har ønsket å ha tydelige ansvarsforhold, derfor er beslutningsmyndigheten overført til beredskapsgruppen.

Han understreker at rektor Curt Rice hele tiden har vært informert, og at beslutningene «i praksis er forankret» i dialog mellom Seim og Rice.

— Dette følger av beredskapsplanen — rektor og resten av ledelsen skal være løpende informert om beslutningene. Beredskapsgruppen har tatt beslutningen. Rektor har vært godt informert, og jeg kjenner hans synspunkter. Vi har gjort det Kunnskapsdepartementet har bedt oss om å gjøre, sier Seim.

OsloMet har en egen beredskapsplan fra 2015 (oppdatert i 2017) som definerer hvordan beredskapsarbeidet skal organiseres – også hvem som skal sitte i beredskapsgruppen og ta avgjørelser. Ifølge Seim var det denne, og en egen del om pandemi, ledelsen forholdt seg til da beredskapsstab ble satt 28. februar.

Beredskapsplanen er i sin helhet unntatt offentlighet, hjemlet i paragraf 24-3 i offentleglova. Der heter det at det «kan kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar (…) der unntak er påkravd fordi innsyn ville utsetje enkeltpersonar for fare, eller lette gjennomføringa av handlingar som kan skade delar av miljøet som er særleg utsette».

UiB: Ikke hemmelig plan

Også på dette punktet skiller OsloMet seg fra blant andre Universitet i Bergen. Der ble også en beredskapsplan vedtatt (senere revidert) i 2015. Den er åpent tilgjengelig på internett. Planen slår fast hvordan kriseledelsen skal organiseres – med direktøren som operativ leder.

I UiBs pandemiplan, også den offentlig, heter det at «De sentraladministrative avdelingenes ansvar er å opprettholde driftsfunksjonene og å understøtte arbeidet med å opprettholde primæraktivitetene», mens beslutninger om tiltak gjøres av universitetsledelsen.

I UiBs tilfelle er rektor og universitetsdirektør på toppen.

— Det er ikke unikt for koronasituasjonen at vi har hatt faglig ledelse tett på beredskapsarbeidet, det gjelder generelt for beredskapssituasjoner.

Tungodden viser til at viserektor for utdanning, Oddrun Samdal, har deltatt i alle møtene i beredskapsgruppen.

— Dette har vært helt nødvendig fordi mange av de viktigste beslutningene har vært relatert til utdanning, sier assisterende direktør Tungodden.

Rektor ved UiB, Dag Rune Olsen, har derimot ikke deltatt i beredskapsgruppen. Da Norge stengte ned, befant han seg i Sør-Afrika på jobbreise, før han satt to uker i karantene i Oslo.

Gruppen har vært ledet av universitetsdirektør Kjell Bernstrøm, i tillegg har assisterende direktør Tungodden vært med, samt direktørene for HR, kommunikasjon, utdanning og forskning. Ifølge Bernstrøm har beredskapsgruppen og rektoratet hatt jevnlige møter, og alle større beslutninger er tatt av faglig ledelse.

Møtene i beredskapsgruppen er loggført i CIM, statens anbefalte digitale plattform for risiko- og sikkerhetshåndtering. Loggen er ikke offentlig.

— Byråkratene på toppen

Einar Braathen mener organiseringen av beredskapen ved OsloMet reflekterer en generell tankegang der byråkratene på toppen blir gjort til de viktigste i organiseringen av universitetet.

— Det er de med respekt å melde ikke, sier han.

Braathen mener ledelsen enkelt kunne ha sørget for en viss medvirkning fra de ansatte i beredskapssituasjonen, og at dette er særlig viktig med de til dels svært inngripende tiltakene som er blitt gjort.

— En ting er å stenge ned forelesninger og seminarer, noe annet er å nekte folk å gå på kontoret. Jeg har for eksempel savnet en diskusjon om hva som kan defineres som en kontorarbeidsplass. Helsedirektoratet opererer jo med ulike retningslinjer for ulike typer arbeidsplasser. Kan man arbeide på et cellekontor? Kan man sitte på kontoret med to-tre meters avstand til kollegaer? Vi har flere faste utvalg parat, som utdanningsutvalget og forskningsutvalget, eller man kan lage et ad hoc-utvalg. Det sitter ikke flere mennesker i disse enn at de kan møtes etter behov på kort varsel.

Curt Rice: — Våre beredskapsrutiner er fulgt

Curt Rice, rektor ved OsloMet, sier at universitetet har fulgt sine vanlige beredskapsplaner da koronakrisen var et faktum.

— Våre beredskapsplaner innebærer at beredskapsarbeidet er ledet av direktør. Under denne krisen vår direktør for digitalisering og infrastruktur, Asbjørn Seim, sier Rice til Khrono.

Han legger til at det ligger i planene at rektor kan ha oppgaver knyttet til kommunikasjon og mediehåndtering samt lede i andre vanlige prosesser og oppgaver, utover krisearbeidet.

— Dette er helt vanlig praksis, som du også vil finne igjen i både offentlige og private organisasjoner. Det trenger ikke være topplederen som samtidig leder beredskapsarbeidet, påpeker Rice.

— Hvem var det som stengte OsloMet, og bestemte at at man skulle sperre alle adgangskortene?

— Det var Kunnskapsdepartementet som beordret at universitetene skulle stenge, men det var beredskapsledelsen som bestemte hvordan dette praktisk skulle gjennomføres på OsloMet. Jeg har blitt orientert hele veien om store og små beslutninger som det har vært viktig og eller nødvendig for meg å kjenne til, sier Rice. Beredskapsarbeidet var også jevnlig tema på mine ledermøter der både de vitenskapelige og administrative topplederne på universitetet er til stede.

Les også: Slik skjedde nedstegningen av universitetene i forkant av beskjeden om nedstening fra regjeringen

— Er i gang med å evaluere

— Du får kritikk for at du ikke har involvert de ansatte nok i beslutninger i disse krisemånedene. Er du fornøyd med den måten de ansatte er involvert på?

— Jeg mener vi har fulgt de rutiner vi har med tanke på medvirkning i krisesituasjoner. Vi er allerede i gang med å evaluere den jobben vi har gjort, og da vil vi forhåpentligvis finne ut av om vi bør forbedre våre rutiner på dette området. Vi har garantert mange læringspunkter her. De scenarier man har sett for seg før har jo handlet om akutte situasjoner som skyting og lignende, denne situasjonen har utfordret oss på helt andre måter, og det er viktig å dra lærdommer for framtiden, understreker Rice.

— Hvorfor er beredskapsplanen til OsloMet hemmeligstemplet? Hvorfor er ikke referater fra beredskapsmøter offentlige?

— Deler av beredskapsorganiseringen, som beredskapsplanen, er fortrolig informasjon ut fra sikkerhetshensyn. Men mye av dette ligger åpent på våre hjemmesider, blant annet informasjon om de beslutningene som tas, og om hvem som er deltakerne i beredskapsarbeidet både sentralt og på fakultetene, svarer Rice.

— Men andre har åpne rutiner?

— Selve loggen fra møtene i beredskapsledelsen er ikke offentlig, men det som blir besluttet der blir kommunisert ut til studenter og ansatte rett etter møtene, slik at alle er godt informert, sier Rice.

UiO: Direktøren leder arbeidet

Ved Universitetet i Oslo (UiO) er det universitetsdirektør Arne Benjaminsen som leder beredskapsgruppen. Rektor har deltatt ved behov.

Aktuelle saker har også vært drøftet mellom direktør og rektor i andre møtepunkter mellom rektor, direktør, dekaner og fakultetsdirektører.

På fakultetsnivåene er det som regel dekanen som leder beredskapsarbeidet.

Pressekontakten ved UiO forteller i en e-post til Khrono at beredskapsutvalget ved UiO består av sentrale administrative funksjoner, samt representanter for HMS og beredskap og verneombud.

Det heter også i e-posten at beredskapsplaner og rutiner er offentliggjort på universitetets hjemmesider. Det blir ført referater fra møter og de blir tilgjengeligjort i aktuelle kanaler, og på tilgangsstyrte intranettsider.

NTNU: Rektor mer med enn normalt

Rektor ved NTNU, Anne Borg, forteller i en e-post at rektor ikke sitter i den sentrale beredskapsledelsen (SBL) ved NTNU.

— Men: Jeg har vært med på de største og viktigste avgjørelsene om håndteringen av koronasituasjonen. Ved en «normal» krise skal rektor lede den daglige driften som vanlig, mens beredskapsorganisasjonen håndterer krisehendelsen til den er under kontroll. Men koronakrisen har vært større, mer dyptgripende og kompleks enn vi noensinne har opplevd tidligere. Derfor har rektor også vært med på de viktigste avgjørelsene som er blitt tatt underveis, forteller Borg.

Ved NTNU betyr det konkret at det er organisasjonsdirektør Ida Munkeby som har hatt delegert myndighet som beredskapsansvarlig, og har hatt det øverste ansvaret for alt beredskapsarbeid ved NTNU.

Borg forteller at NTNUs beredskapsrutiner er publisert på universitetets intranettsider.

NTNU opplyser samtidig at de som OsloMet har unntatt møtereferatene fra den sentrale beredskapsgruppen (SBL).

«Referatene fra møtene i SBL er imidlertid unntatt offentlighet jfr. § 14 og § 24, første ledd, i Offentlighetsloven. innsyn i planverk, innsatsplaner og annen dokumentasjon relatert til krisehåndteringen på NTNU, som nødvendigvis ofte diskuteres på møtene i SBL, kan gi utenforstående informasjon som kan lette gjennomføringen av straffbare handlinger», opplyser NTNU-rektor Anne Borg i en epost til Khrono.

USN: Rektor normalt ikke med

Johnny Thorsen er infrastrukturdirektør ved Universitetet i Sør-Øst Norge (USN). Han har ledet beredskapsgruppen under koronakrisen.

Thorsen forteller at ved krise og når USN setter stab, er rektor normalt ikke med.

— Vi skiller mellom en strategisk og en operativ kriseledelse. Men siden denne krisen var meget spesiell og dro ut i tid, har rektor vært med mye mer enn det som vanligvis ligger i rutinene, forteller Thorsen.

Han legger til at situasjonen nå er langt mindre akutt, og da er man tilbake i en mer normalt organisering av krisearbeidet.

Thorsen forteller også at det er skrevet referater for alle møter som er tilgjengelig internt.

— Dagsorden har jo stort sett handlet om det er noe nytt fra departementet, om man har smittetilfeller med videre. Men referat fra møtene er publisert på intranettsidene våre, forteller Thorsen.

Agder: Tredelt beredskap

Sunniva Whittaker, rektor ved Universitetet i Agder (UiA), forteller at hun som rektor sitter i den strategiske beredskapsgruppen og er med på alle de store avgjørelsene i krisesituasjoner.

Hun forteller at de ved UiA har en tredelt beredskapsledelse, som i tillegg til den overordnede strategiske ledelsen, har en operativt og en taktisk beredskapsgruppe.

Det er universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnessen som har ledet beredskapsarbeidet ved UiA.

Hun legger til at rektor er tillagt en viktig oppgave knyttet til kommunikasjon i beredskapsarbeidet.

— Vi har jobbet mye med beredskap og hatt en del øvelser. Vi hadde rutinene godt på plass da koronakrisen brøt ut og vi måtte stenge ned, forteller Whittaker til Khrono.

— Var du med på å bestemme at UiA skulle stenge dørene?

— Ja, den beslutningen ble tatt i den strategiske beredskapsgruppen, i tråd med nasjonale retningslinjer, pålegg og råd, sier Whittaker til Khrono.