Mangler oversikt over ansattes sidegjøremål

Riksrevisjonen har i forbindelse med revisjonen av regnskapene for 2016 undersøkt hvordan universiteter og høgskoler håndterer ansattes sidegjøremål, slik som bistillinger, styreverv, konsulentoppdrag og eierinteresser.

Resultatet blir først offentliggjort i Riksrevisjonens Dokument 1 i oktober, men det er allerede klart at Riksrevisjonen krever mer åpenhet om sidegjøremål.

Les også: Vil ha bedre oversikt over ansattes jobbing på si

Riksrevisjonen har også tidligere undersøkt hva universiteter og høgskoler gjør for at ansattes sidegjøremål ikke skal skape interessekonflikter og habilitetsproblemer.

«Riksrevisjonen konstaterer at de fleste kontrollerte virksomhetene ikke har rutiner for å sikre åpenhet rundt slike bierverv. Etter Riksrevisjonens oppfatning eksisterer det derfor stor risiko for at rolle- og habilitetskonflikter ikke blir avdekket», het det i Dokument 1 for 2010-11.

Krevde åpenhet

Leder i Transparency Norge Guro Slettemark, sa i et intervju med Khrono for flere år siden at hun mener et åpent register over bierverv er viktig. 

— En åpenhet rundt styreverv og andre eksterne oppdrag er viktig og bra. Svakhetene ved de registrene som allerede eksisterer er at man ikke er pliktig til å oppgi beløpet man tjener på virksomheten eller vervene man innehar, det bør være obligatorisk, sier Slettemark, selv om hun mener at bindinger kan oppstå uavhengig av størrelsen på beløpet. 

Les også: Anbefaler register over HiOA-ansattes styreverv

Universitetet i Oslo har ennå ikke gjort sitt register offentlig, selv om det ble vedtatt opprettet i 2006 og så vedtatt gjort offentlig i 2011. NTNU, Universitetet i Bergen og Norges Handelshøyskole har derimot åpent tilgjengelige registre.

Les også: UiOs register fortsatt ikke offentlig etter elleve år

Ikke offentlig i Stavanger

Universitetet i Stavanger (UiS) har ikke noe offentlig tilgjengelig register over ansattes sidegjøremål.

I stedet har UiS hatt et register over ansattes sidegjøremål i lønnssystemet SAP det siste året. Før dette ble sidegjøremål registrert manuelt, opplyser HR-direktør Halfdan Hagen.

— Trinn 1 er å få dette til å fungere, men det er klart at å gjøre dette offentlig er noe vi må vurdere. Så langt har vi ikke kommet, sier Hagen.

Kan være underrapportering

Hagen opplyser at UiS innførte retningslinjer for sidegjøremål for mange år siden. Disse ble vedtatt av universitetsstyret i 2008. I innledningen til retningslinjene står det at formålet er å verne om universitetets omdømme og de tilsattes tillit og integritet, ved at det legges opp til åpenhet om mulige interessekonflikter og håndtering av slike.

— Hvor mange er det som har registrert sidegjøremål?

— Jeg har ikke nøyaktige tall. Vi jobber en del med å sikre at alle ansatte registrerer sidegjøremål, men det er klart at det kan skje underrapportering, sier Hagen.

Revisjonen undersøker

Universitetet i Stavanger har felles internrevisjon med Universitetet i Agder, Høgskulen på Vestlandet og Nord universitet.

Våren 2017 skulle internrevisjonen undersøke om de fire institusjonene etterlever lover og regler, samt egne interne retningslinjer, når det gjelder sidegjøremål. Det skjer etter at Riksrevisjonen tidligere har omtalt forholdet i dokument 1 2010-11 og vist at det i enkelte tilfeller er mangelfulle rutiner og åpenhet om ansattes sidegjøremål ved universiteter og høgskoler.

For UiS foreligger det nå en revisjonsrapport, men Hagen opplyser at rapporten er unntatt offentlighet til etter styrebehandlingen 5. oktober.

Han er er positiv til at internrevisjonen ser på saken.

— Uansett setter en sånn revisjon fokus på temaet og vi får et insentiv til å følge tettere opp at de ansatte registrerer sine sidegjøremål, sier han.

Les også: Skeptisk til å lage sentralt register over bi-jobbing

Internt ved Nord

Nord universitet har et register over ansattes bierverv, opplyser organisasjonssjef Arne Brinchmann. 

— Ja, vi har en oversikt over de ansattes sidegjøremål. Vi reviderte retningslinjene tidligere i år, og gjorde våre ansatte oppmerksomme på hva slags aktiviteter som er meldepliktige, sier han til Khrono.

— Vi har fokusert på å ha en god, intern oversikt for arbeidsgiver, og å øke bevisstheten hos de ansatte, fortsetter han. 

Registeret er med andre ord ikke offentlig, og det er ikke sikkert det vil bli det i framtida heller.

— Å ha en økt grad av åpenhet er noe vi ønsker å vurdere, men vi har foreløpig ikke gjort nødvendige prinsipielle avklaringer knyttet til hvorvidt registeret skal gjøres offentlig, sier organisasjonssjefen.

Han vil påpeke at det ikke nødvendigvis er negativt at ansatte har forpliktelser ved siden av jobben ved universitetet.

— Det at ansatte har bierverv ved siden av jobben, er ikke noe vi i utgangspunktet ser på som negativt. Vi synes det er fint at våre ansatte er attraktive i ulike sammenhenger, men det kan skape utfordringer når det kommer til habilitet, arbeidskapasitet og rolleblanding. Derfor må vi vite om det og være bevisste på det, sier Brinchmann.

Les også: Vil ha bedre oversikt over ansattes jobbing på si

Agder vurderer åpenhet i høst

Ved Universitetet i Agder (UiA) finnes det et register, men det er under revidering, opplyser kommunikasjonsdirektør ved UiA, Paal Pedersen.

Ifølge ham er en revisjonsrapport på vei, som forelegges styret i november. 

— Det vil i denne sammenheng også bli vurdert om registeret skal gjøres offentlig tilgjengelig, opplyser Pedersen.

Registeret er altså ikke offentlig ennå, men Pedersen sier universitetet har utlevert informasjon om enkelte ansattes sidegjøremål ved forespørsler om det.

— Vi opplever ikke at det er vanskelig å få ansatte til å registrere slike opplysninger, men revisjonen vil også gjennomgå vår praksis i denne sammenheng, sier Pedersen.

Få registreringer på NTNU

NTNU etablerte sitt sidegjøremålsregister i 2014. Per  mars 2017 var det 314 registreringer, mens NTNU totalt har 6900 årsverk.

— Er dere fornøyd med antall registreringer?

— Det kan virke som om antallet registreringer er for lavt sett i forhold til antall ansatte ved NTNU, sier  Arne Kr. Hestnes, HR-sjef ved institusjonen.

Han opplyser at antall registreringer økte fra 171 i september 2015 til 290 i september 2016,  og da er de tidligere høgskolene inkludert i tallene.

— Hva kan være årsaken til at dere har såpass få registreringer?

—  Som det fremgår av tallene har det vært en jevn økning i antall registreringer. Informasjon og oppfølging må styrkes for å øke registreringen ytterligere. En tungvint registreringsrutine kan også være en årsak, sier Hestnes.

— Hva gjør dere for å få flere til å registrere sidegjøremål?

— Sidegjøremål er relativt jevnlig tema i dekanmøtet, senest i mars 2017 og skal igjen opp et snarlig dekanmøte, hvor statistikk for registreringer vil bli tema. Tilsvarende vil det bli en oppfølging med HR-sjefene ved fakultetene, sier Hestnes.

NTNU har en sidegjøremålsnemnd som skal avgjøre «tvilsomme» sidegjøremål. Hestnes opplyser at det ikke har vært noen saker i nemnda og at den vurderes nedlagt.

HSN og UiT mangler register

Høgskolen i Sørøst-Norge (HSN) har ikke noe register over ansattes sidegjøremål.

Personal- og organisasjonsdirektør Elisabeth Borhaug opplyser at retningslinjene for ansattes sidegjøremål er under revidering, og i dette ligger også etablering av et register.

Heller ikke UiT Norges arktiske universitet har i dag noe register over ansattes sidegjøremål.

Direktør for organisasjon- og virksomhetsstyring på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA), Tore Hansen, opplyser at de nettopp har begynt å utrede saken. 

Transparency Norge anbefaler alle virksomheter, høgskoler og universiteter også, å lese dokumentet Beskytt din virksomhet, som ligger på Transparencys hjemmeside. Vi har klippet ut den delen som handler om interessekonflikter.