På besøk i hjertet av Samordna opptak

Fra 1. juli 2014 ble Samordna opptak en del av det som nå heter Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT).

Et senter som er direkte underlagt Kunnskapsdepartementet. Det er Universitet i Oslo som står ansvarlig for driften av senteret, og selve hjertet av systemene, serverne der den viktige informasjonen lagres og håndteres, står fremdeles trygt i bunkere på Blindern.

Rett før jul 2015 flyttet alle som sommeren 2014 ble koblet sammen i FSAT inn i felles lokaler. Vi treffer direktør Grete Christina Lingjærde og avdelingsleder Geir Andersen en tidlig vårdag i lyse og oversiktlige lokaler et steinkast unna Majorstua.

Starta på Universitet i Oslo

Det som i dag heter FSAT hadde sin opprinnelse på Universitet i Oslo og deres it- og datasenter. Systemer utviklet her ble etterhvert tatt i bruk av flere og flere andre universiteter og høgskoler og endte opp som sektorovergripende løsninger som «alle» bruker.

Dermed dukket også behovet for å skille ut den delen av it-avdelingen som driftet og utviklet løsninger og systemer for «alle». Og i juli 2014 var det en realitet.

Lingjærde har vært direktør fra dag en. Hun sjefer over en kraftig it-avdeling som ikke bare forvalter store tunge systemer der mange brukere plutselig er inne samtidig, men også er ansvarlig for å utvikle og effektivisere systemer og løsninger for studier og studenter i Norge.

34 av Lingjærdes 77 ansatte er kvinner, og i en så it-tung bedrift er hun stolt av at kvinneandelen er såpass høy.

Skjebnedager

Mange har allerede begynt å få svar på hvor de har kommet inn. Hele bildet presenterer kunnskapsminister Torbjørn Røe Isaksen fra Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) klokken 11.00 tirsdag 19. juli.

19. juli blir det lagt ut ei liste over ledige studieplasser. Du har da 24 timer påd eg for å finne ut av om det er noen av disse du kunne tenke deg. Søkere som ikke har registrert seg før, kan også få gjort det.

Fra 20. juli kl. 09.00 kan man søke på ledige studieplasser.

Prosessen foregår etter prinsippet om «førstemann til mølla», er det mange som søker samme plass er det ikke sikkert alle får plass. Det kan også komme flere studietilbud etter denne datoen.

Lurer du på noe med? Sjekk denne siden hos Samordna opptak 

Her kan du følge opptaket hos Høgskolen i Oslo og Akershus tirsdag 19. juli:

130.000 søkere

I 2015 ble det igjen satt rekord i antall søkere til høyere utdanning. Tallet på søkere nærmer 130.000 og Lingjærde og Geir Andersen (bildet under) regna med minst like mange søkere i år. Og det fikk de. Bli med når Khrono gikk inn i hula til samordna opptak bare timer før søknadsfristen gikk ut 15. april.

— Er dere nervøse det siste døgnet?

— Ikke nervøse, men det er jo alltid en viss spenning rundt slike deadline-dager. Det er jo en ekstra utfordring når det plutselig er svært mange inne samtidig. Systemene har vist at de takler påkjenningen fint, så jeg er ikke nervøs for det, men det er framtiden til søkerne det handler om, så det er svært viktig for dem at alt går som det skal og derfor er vi alltid litt ekstra spente 15. april, sier Andersen.

Les også: Rekordhøy søkning til høyere utdanning

Bare en app foreløpig

I fjor kjøpte FSAT app-løsningen utviklet på Høgskolen i Oslo og Akershus for semesterkvittering.

Les også: Første skole med digitalt studentbevis

— Blir det flere bra apper for studentene etterhvert?

— Vi har ingen nye apper på gang det nærmeste året. Men denne ene fungerer jo veldig bra, så hvis eller når det dukker opp andre løsninger der en app er en naturlig løsning for brukerne er det absolutt noe vi vil se på, sier Lingjærde.

I stor grad jobber hun og de ansatte på FSAT opp mot store og tunge datasystemer med mye informasjon.

Det handler om å integrere å få systemene til å snakke sammen. Dette for å gjøre hverdagen både til ansatte, men ikke minst studenter enklere.

— I år er eksempelvis Samordna opptak integrert opp mot Folkeregisterets kontakt- og reservasjonsregister. Det gjør at studentene slipper å taste inn like mye informasjon som tidligere. Målet vårt er størst mulig integrasjon for å effektivisere løsningene, både for studenter men også for ansatte på universiteter og høgskoler, forklarer Lingjærde.

Resultat og vitnemålsbanken

En slik løsning Lingjærde trekker fram er resultat- og vitnemålsbanken som går i pilot i 2016 og som skal være i drift fra 2017.

— Dette er en løsning som løser flere utfordringer samtidig. Det blir enkelt for studentene å finne tilbake til sine gamle vitnemål, og det blir enklere å søke jobber for eksempel ved at man bare gir bedriftene tilgang til vitnemålene i databasen, sier Lingjærde (bildet under), men legger til:

— Det vil jo også løse utfordringen med falske vitnemål. I første omgang bare i Norge, men vi er med i internasjonale diskusjoner for å se på løsninger for utveksling av vitnemål også på tvers av landegrensene.

Data for publisering

Blant de ansatte i lokalene på Majorstua finner vi også utviklerne til systemet CRIStin (Current Research Infromation System in Norway). Det er systemet der alle norske forskere registrer det de formidler og publiserer. Informasjonen blir samlet opp og danner grunnlag for flere ting, blant annet en liten andel av utbetalinger til institusjonene fra staten. Man resultatene blir også vurdert opp mot hva universitetene og høgskolene presenterer og i forhold til vurdering av ny status som institusjon.

Nytt av året er at tallene er samordnet for alle forskere, også helseinstitusjoner iog instituttsektor, og at beregningsgrunnlaget er noe endret. Nytt er det også at det nå er CRIStin som rapporterer inn til den sentrale databasen der statistikken blir presentert (Norsk senter for forskningsdata/Database for statistikk om høgre utdanning NSD/DBH).

13. april ble resultatene fra 2015 presentert, og det følges opp med nye beregninger for tallene i dagene som kommer.

Les også: Norske forskere publiserer mer

Håndterer utestengte studenter

Det er også FSAT og Lingjærdes ansatte som har utviklet registeret for utestengte studenter (RUST), og som forvalter dette systemet.

RUST er et felles register for institusjoner under universitets- og høgskoleloven. Institusjonene deler her informasjon om utestengte studenter. Der skal alle studenter som er utestengt fra et lærested registreres, slik at de ikke kan bli tatt opp ved andre institusjoner i utestengelsesperioden.

Forholdene er regulert av universitets- og høgskoleloven. Her er årsakene til at en student kan havne i RUST:

• Falske vitnemål
• Farlig atferd/brudd på taushetsplikt
• Utestenging etter skikkethetsvurdering
• Fusk, forsøk på fusk eller medvirkning til fusk.

Mer om årets opptak? Sjekk ut

• NHO sier velg teknologi eller realfag
• Frykter at oljenedtur skremmer bort studenter og nye søkere