NTNU har økt mest, Stavanger har lavest vekst

I 2015 var det 33.300 stillinger på statlige universiteter og høgskoler i Norge. 19.630 av disse var faglige årsverk, mens nesten 8.670 var definert som administrative stillinger*. De resterende 5.000 stillingene er definert som «andre stillinger», driftsstillinger og støttestillinger til faglige stillinger. Dette viser ferske tall fra Norsk senter for forskningsdata (NSD).

— NTNU har hatt en økning på administrativ side, og vi ser at det særlig er kategorien saksbehandlere og utredere som har vokst, sier organisasjonsdirektør på NTNU, Ida Munkeby, til Khrono.

Styrking av faglige stillinger

Både departementet, politisk ledelse og institusjonene selv har i flere år snakket om at de ønsker å styrke den faglige delen av staben mest, og at man jobber for en mer smidig og effektiv administrasjon. Pilen peker svakt riktig vei fra 2014 til 2015.

Administrasjonen vokste 0,85 prosentpoeng mindre enn andelen faglige stillinger fra 2014-2015 totalt, men sett i et fem- eller tiår-perspektiv er trenden klar:  Administrasjonen på landets universiteter og høgskoler har vokst markant raskere enn den faglige staben.

NTNU øker før fusjon

De to store universitetene, NTNU i Trondheim og Universitetet i Oslo (UiO), har hatt henholdsvis drøyt 18 og snaue 12 prosent vekst i administrative stillinger de siste fem årene. Og dette er tall fra før de siste fusjonene, som skjedde fra 1.januar 2016.

Tre universiteter har nylig utvidet porteføljen med å ta inn under seg to og tre nye høgskoler hver. Det gjelder UiT - Norges arktiske universitet, som har innlemmet høgskolene i Harstad og Narvik, Nord universitet som har fusjonert med høgskolene Nesna og Nord-Trøndelag, og NTNU i Trondheim som har tatt til seg høgskolene i Gjøvik, Ålesund og Sør-Trøndelag.

NTNU med dobbelt så stor administrativ vekst

Ser vi på NTNU alene hadde de der en vekst i administrative stillinger fra 2010 til 2015 på 221,09 stillinger, eller 18,37 prosent. Veksten i faglige stillinger var på i antall 91,61, noe som utgjorde 2,98 prosent. NTNU har altså de siste fem årene hatt over dobbelt så stor vekst i rene tall på administrativ side sammenlignet med faglige stillinger. 

— God administrasjon gull verdt

Ida Munkeby (bildet under) er organisasjonsdirektør på NTNU. Hun poengterer at det er litt ulik måte å regne hvem det er som tilhører hvilken kategori når man skal telle administrative og faglige stillinger.

(Foto: NTNU)

— Uansett er trenden tydelig. NTNU har hatt en økning på administrativ side, og vi ser at det særlig er kategorien saksbehandlere og utredere som har vokst, sier Munkeby.

Hun trekker på den ene siden fram at institusjonene får stadig flere krav på seg fra omverdenen til rapportering, og at institusjonene også trenger administrasjon.

— Gode administrative tjenester er helt uvurderlig for oss. Vi ser også at NTNU ligger godt over snittet når man måler faglige stillinger i forhold til administrative stillinger, så veksten kan skyldes underdekning av administrasjon på enkelte fakulteter på NTNU som er korrigert opp, sier hun.

Krav om 10 prosent effektivisering

— Det blir spennende å se hvordan det utvikler seg for det nyfusjonerte universitetet. Hvordan skal dere følge opp her?

— Vi utreder nå ulike modeller for administrativ organisering. Styret vedtar fremtidig administrativ organisering i sommer, og ny organisering iverksettes fra 1. januar 2017, sier Munkeby. Hun legger til:

— Styret ved NTNU har vedtatt et effektiviseringskrav på 10 prosent som skal hentes ut på administrative tjenester. 5 prosent av effektiviseringen skal hentes ut i 2016, de øvrige 5 i perioden 2017-18. Effektiviseringen skal skje uten oppsigelser, og realiseres gjennom å ta ut fusjonsgevinster, vi slår fire administrasjoner sammen til én, samt standardisering og modernisering av de administrative tjenestene. 

Stavanger med stor faglig vekst

I Stavanger har det gått riktig vei forhold til ambisjonene. Ved Universitetet i Stavanger har de fra 2010 til 2015 vokst med drøyt 28 prosent på faglige stillinger, og 15 prosent på administrative stillinger. De har økt fra en andel på 2,07 faglige stillinger per administrative til 2,3.

Universitetsdirektør i Stavanger, John B. Møst (bildet), forteller at tallene ikke overrasker ham, og at det ikke er en tilfeldig utvikling.

— Vi har jobbet veldig bevisst med bemanning- og tilsettingspolitikk, sier Møst og forklarer:

— Alle enheter skal ha en plan for sin bemanning, og ingen enheter får lov til å ansette eller hyre inn personale de ikke har regnskapsmessig dekning for. Hvis de skal utvide må de dokumentere behov og at de har penger til stillingen(e). 

Møst mener dette planmessige arbeidet kombinert med et strategisk ønske om å holde veksten i administrasjonen i tøylene, og heller vokse i faglige årsverk, er det Stavanger nå ser resultatene av.

Krever balanse

— Men det må være en balanse. Det kan også tippe den andre veien, for eksempel ved at de faglige ikke får den administrative støtten de trenger når de eksempelvis skal søke forskningsstøtte nasjonalt eller i EU. En slik situasjon er heller ikke bra, og da må vi utvide, sier han.

Møst nevner også at det er en utfordring at staten stadig krever effektiviseringskutt fra institusjonene, og at dette bare skal bli tatt ut på den administrative siden.

— Relativt sett får vi en større belastning. Andre etater kan kutte flatt på hele virksomheten, sier Møst og legger til:

— I tillegg mener jeg departementet burde gi de institusjonene som får til effektivisering bedre uttelling enn man får i dag. I dag opplever du like store kutt neste år, selv om du har gjort en bra jobb i foregående år.

Varierende i Agder og Bergen

På Universitetet i Agder har de langt større administrativ enn faglig vekst. Antall administrative stillinger har vokst med 18,8 prosent de siste fem årene, mens den faglige veksten har vært 9,19. Universitetet har fått en reduksjon i forholdstall mellom faglige og administrative stillinger fra 2,32 i 2010 til 2,13 i 2015.

Ved Universitetet i Bergen (UiB) fikk de drøyt 85 nye administrative stillinger fra 2010 til 2015. Det er en vekst på 11,25 prosent.

Veksten på den faglige siden ved UiB var på 6,68 prosent, 134,66 stillinger. UiB hadde 2017 faglige tilsatte i 2010 og har vokst til 2251 stillinger i 2015.

UiO skulle snu trenden

I 2012 skrev Aftenposten «Byråkrati spiser opp forskning ved UiO». Avisen fortalte om en vekst i administrative stillinger på 12 prosent de siste fem årene.

Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe forklarte den gangen utviklingen med stadig flere statlige rapporteringsplikter, blant annet, men poengterte også at Universitetet i Oslo (UiO) hadde iverksatt et stort prosjekt for å snu utviklingen.

Khrono har sett på utviklingen på UiO de siste årene.

Fra 2010 til 2015 hadde UiO en vekst i administrasjon på 175,73 stillinger hvilket er 11,8 prosent. Veksten i faglige stillinger var på 174,36 eller 5,19 prosent.

Administrasjonen vokser altså raskere enn de faglige stillingene på UiO, tross effektiviseringsprosjekter og klare målsetninger om at man vil oppnå det motsatte.

Forklarer vekst med økt aktivitet

Khrono presenterer UiO-tallene for universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe.

— Veksten fra 2007 til 2012 var på 12 prosent i administrasjon, og den skulle ned. Men når vi ser på perioden 2010 til 2015 er den akkurat like stor. Hvordan forklarer dere dette?

— Universitetet i Oslo har hatt en økning i ansatte de siste 10 årene på om lag 17 prosent totalt. I den samme perioden har UiOs budsjetter økt, tilslag på søknader til EU har økt, eksterne midler generelt har økt. Denne økningen har i hoveddel funnet sted ute på fakultetene. Dette har gitt økt behov for administrativ støtte til kjernevirksomheten og det har gitt økte mulighet for å ansette flere i vitenskapelige stillinger, skriver Bjørneboe i en epost til Khrono.

Hun forteller også at hvis man ser bare på den sentrale administrasjonen på UiO har man hatt en nedgang der i antall administrative stillinger de siste fire årene på 6 prosent.

— I første delen av denne 10-års perioden har antallet administrativt ansatte økt også i administrasjonen sentralt, men som det fremgår av vår tabell har det de siste fire årene funnet sted en nedgang i antall administrativt ansatte i administrasjonen sentralt tilsvarende -6 prosent. Denne endringen sammenfaller med gjennomføring av prosjektet vårt for økt internt handlingsrom, skriver Bjørneboe.

Vi spurte også Bjørneboe om den økte administrative veksten er ønsket, og hun skriver:

— Det har vært en ønsket utvikling å tilføre økt kompetanse på flere administrative områder til de enkelte enhetene og fakultetene på universitetet og det har vært ønsket å overføre ressurser fra det administrative nivået til kjernevirksomheten, forskning og utdanning. Dette har vært viktige målsetninger i vårt prosjekt for økt internt handlingsrom og dette har vi lyktes med, skriver Bjørneboe.

HiOA sliter også 

Også på naboinstitusjonen, Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA), sliter man med å snu trenden med økning i administrativ vekst. Etter fusjonen i 2011 har styret og ledelse hatt som mål at administrasjonen ikke skal vokse, sammenlignet med høgskolens faglige tilsatte.

Men, mens antall faglige stillinger vokste med 2,73 prosent fra 2014 til 2015 var veksten i administrative stillinger 4,24 prosent.

Snittet for statlige høgskoler er 2,15 faglige stillinger per administrativ stilling.

På HiOA var tallet 1,74 i 2015, og det er en ørliten forverring fra 2014, men en liten tanke bedre enn i 2013 da forholdstallet var 1,73.

Men HiOA ligger altså godt under snittet for landets høgskoler.

På UiO var forholdstallet mellom faglige og administrative stillinger i 2015 2,12, snittet for alle universiteter var  2,32 i 2015.

Har satt konsulenter på jobben

På landets største høgskole har rektor Curt Rice (bildet under) nå satt eksterne konsulenter til å utrede situasjonen knyttet til administrasjonen.

I mars startet konsulentselskapet Rambøll analysearbeidet sitt av den administrative virksomheten ved HiOA, for «å kunne ruste institusjonen for fremtiden». Det var i slutten av november i fjor at rektor Rice orienterte høgskolestyret om at han ønsket en gjennomgang av administrasjonen ved høgskolen. 

Les også: Administrasjoner legges under lupen

Rice vil frigjøre ressurser til universitetssatsingen, digitalisering og internasjonalisering, uten at administrasjonen ved høgskolen vokser.

— Målet er å finne ressurser til disse prosjektene innenfor dagens administrasjon, sa Rice til Khrono den gangen og la til: 

— De faglig ansatte er hele tiden presset til å publisere mer, skrive søknader om forskningsmidler og ta på seg mer administrative oppgaver. Nå gjelder det de administrativt ansatte, og vi må se på om vi kan finne bedre og mer effektive måter for administrasjonen å jobbe på, sa Curt Rice.