Effektivisering og avbyråkratisering

Finansminister Siv Jensen viser til at regjeringens avbyråkratiserings- og effektviseringsreform bidrar til innsparinger på rundt tre milliarder kroner i året.

Reformen stiller blant annet krav til at offentlige virksomheter skal gjennomføre tiltak for å bli mer effektive.

UiO har merket avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform gjennom årlige kutt i bevilgningen. I 2018 beløp «avbyråkratisering og effektiviserings»-kuttet seg til 37,5 millioner kroner.

Når myndighetene stiller slike klare krav til effektivisering og kutter i våre bevilgninger har UiO valget mellom å la slike kutt gå ut over vår aktivitet eller å møte kuttene med effektiviseringstiltak. Valget står blant annet mellom redusert faglig virksomhet eller effektivisering av administrasjon. En måte å skjerme vår faglige virksomhet for budsjettkutt er gjennom digitalisering av administrative tjenester og andre effektiviseringstiltak. Dette må selvsagt skje uten at administrative oppgaver flyttes til vitenskapelige ansatte.

Gjennom samarbeid med Universitetet i Bergen, NTNU i Trondheim og senere også Universitetet i Tromsø har UiO sett på mulige effektiviseringstiltak. Ved å samarbeide med andre institusjoner i vår sektor er det et ønske å oppnå stordriftsfordeler som gir innsparing, effektivisering og avbyråkratisering. I dette samarbeidet som kalles BOTT-samarbeidet nærmer man seg felles løsninger innenfor «Lønn, økonomi og HR» og innenfor «Arkiv og saksbehandling». Den siste tiden har det vært medieoppmerksomhet rundt BOTT-samarbeidets forhandlinger med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) om en rekke lønns- og økonomitjenester fra universitetene.

Dette er én del av det arbeidet UiO og vår sektor må satse på for å oppnå det våre myndigheter krever gjennom avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen.

I tillegg til hva myndighetene forventer å oppnå gjennom sin avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform vil det til enhver tid være slik at UiO ønsker å kanalisere så mye som mulig av universitetets ressurser til kjernevirksomhetene, forskning og utdanning. Nye muligheter for digitalisering av tjenester og oppgaver vil kunne bidra til dette.

Digitalisering møter hele samfunnet, ikke bare UiO eller forsknings- og høyere utdanningssektoren. Digitalisering av arbeidslivet i stort vil stille krav til arbeidsgivere og til ansatte. Det vil medføre krav til omstilling og til kompetanseheving og endring av arbeidsinnhold. UiO opplever å ha en reell forpliktelse overfor alle som arbeider ved Universitetet som krever at vi tilbyr muligheter for utvikling og kompetanseheving. Vi ønsker å sette hele UiO i stand til å møte det vi forventer vil være en raskere utvikling i årene som kommer enn det vi har vært gjennom tidligere.

Effektivisering og avbyråkratisering i samspill med digitalisering vil medføre at oppgaver som utføres i dag vil kunne falle bort i morgen. Det betyr at ansatte må forvente endringer i innholdet i arbeidet og vi som institusjon er klare for å sikre omstilling og kompetanseheving. Disse endringene vil gi oss muligheter som det er viktig at vi som ledere benytter på en god måte og derfor vil vi sikre god involvering av alle som berøres av endring og omstilling.

Dette er utfordringer og muligheter vi står midt oppe i daglig og som blir mer og mer merkbare i tiden som kommer. Skal vi lykkes er det viktig at vi evner å få hele organisasjonen med i arbeidet med å møte digitaliseringsmulighetene og de utfordringer som krav til effektivisering stiller til oss alle.