Nye regler for varsling og håndtering av konflikter

Kari Kjenndalen har ledet arbeidet med gjenoppbyggingen av arbeidsmiljøet ved fakultetsadministrasjonen på Fakultet for teknologi, kunst og design på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA).

Det siste året har sykefraværet normalisert seg, høgskolen sentralt har fått nye regler for konflikthåndtering og mobbing og nå er stillingen som fakultetsdirektør lyst ut med søknadsfrist 10. januar.

Fakultetsdirektør som gikk på dagen

For ganske nøyaktig ett år siden ble det kjent at fakultetsdirektør Birger Emblem på Fakultet for teknologi, kunst og design (TKD) på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) forlot stillingen sin på dagen.

Kort tid etter ble det klart at Kjenndalen (bildet over) skulle fungere i stillingen som fakultetsdirektør med klart mandat om, enkelt sagt, å få et «ikke forsvarlig arbeidsmiljø» til å bli forsvarlig.

Mye har skjedd internt i fakultetsadministrasjonen og fakultetet det siste året. 

Les også: Fakultetsdirektør sluttet på dagen

Sentrale retningslinjer

Etter kartlegging og undersøkelser av eksterne kom det fram at administrasjonen ved det aktuelle fakultetet hadde et «ikke forsvarlig arbeidsmiljø» og at det hadde forekommet brudd på arbeidsmiljøloven.

Flere kom med kritikk av måten arbeidsmiljøkonflikten ble håndtert på og konsulentselskapet Pricewaterhouse Coopers (PwC) ga kritikerne medhold på flere områder. Det ble ble blant annet påpekt at høgskolen manglet rutiner og retningslinjer for hvordan man skulle håndtere slike alvorlige saker. PwC mente også at deler av saken burde vært behandlet som en varslersak. Nå, et år senere, er er nye retningslinjer for varsling og konflikthåndtering på plass.

HR-direktøren som selv var en av dem som ble utsatt for kritikk for håndteringen av arbeidsmiljøsaken godkjente ifølge HiOAs nettsider nye retningslinjer for konflikthåndtering 1. oktober 2015. 

Noen hovedpunkter

HiOAs ledelse poengterer at målet med retningslinjene (lenke bare for HiOA-ansatte), som både omfatter behandling av personkonflikter og mobbing, blant annet er:

• Å øke bevisstheten og forståelsen til ledere, tilsatte og deres representanter omkring utilbørlig opptreden på høgskolen.
• Gi ledere, tilsatte og deres representanter på alle nivå på høgskolen en handlingsorientert struktur for å identifisere, forebygge og håndtere problemer knyttet til utilbørlig opptreden.
• Å gi ledere og tilsatte verktøy for å kunne forebygge og håndtere konflikter så tidlig som mulig for å unngå at situasjoner eskalerer.
• At konflikter mellom enkeltpersoner eller grupper ved HiOA skal håndteres på en god og forutsigbar måte.

Ny dekan i august

I løpet av våren 2015 ble det også klart at dekan Petter Øyan ikke vil søke om fornyet åremål. Dermed var det duket for et helt nytt team på toppen av fakultet, og fra 1. august var Egil Trømborg på plass som ny dekan.

Les også: Toppsjef på speed-dating

Vi treffer Kjenndalen og Trømborg på en travel førjulsformiddag. 

— Det har blitt gjort mye godt arbeid av alle det siste året, starter Kjenndalen.

— Men det finnes ingen «quick fix» hverken for å få et fullt forsvarlig arbeidsmiljø eller å opprettholde det. Her er det snakk om et langsiktig arbeid som bare må fortsette. Det handler om å holde på en god kultur for åpenhet, at ansatte blir hørt og at saker blir håndtert slik de skal, poengterer Kjenndalen.

Sykefravær på normalen

I starten av desember fikk det lokale arbeidsmiljøutvalget en rapport om jobben som er gjort det siste året. I rapporten har Kjenndalen i stor grad vektlagt de seks overordnede arbeidsområdene bedriftshelsetjenesten Stamina hadde definert tiltak på. 

Områdene er Retning, Lederskap, Kulturbygging, Struktur, Kommunikasjon og Systemer. 

Kjenndalen oppsummerer på alle punktene og peker framover med forslag til tiltak. Arbeidsmiljøutvalget er så invitert til å være med på drøfting om veien videre.

I rapporten er det også en presentasjon av sykefraværet på fakultet, som har gått fra å være uakseptabelt høyt i starten av året til å havne ned på et minimum på slutten av året.

— Tallene var så gode at jeg måtte inn og dobbeltsjekke, forklarer Kjenndalen, og legger til:

— Tall for sykefravær sier ikke alt, men er en indikator på at noe riktig har vi gjort og fått til dette året.

Mye press på få

Trømborg og Kjenndalen er også opptatt av å få fram at det siste året har vært en tøff arbeidsbelastning for mange på fakultet.

— Det har gjennom året vært stor utskiftning i fakultetets lederstillinger. Dette innebærer både en belastning ved at den kollektive hukommelsen om drift og etablert praksis er svekket og skaper merarbeid for de som har erfaring og kjenner organisasjonen godt – og noen ekstra utfordringer for de som er nye, poengterer Kjenndalen.

I notatet skriver hun videre: «Stillinger har i lengre perioder stått ubesatt. Arbeidsbelastningen har til tider derfor vært svært stor for mange, noe som skaper vanskelige avveininger mellom tid til nødvendig drift og service overfor kjernevirksomheten og utviklingstiltak. Samtidig har denne situasjonen gitt muligheter for å skape nye roller og rutiner og tilpasse en lederstil til de utfordringer som er dokumentert. Per november 2015 er de fleste administrative stillinger besatt.»

Mange på julebord

Egil Trømborg (bildet under) forteller at han som dekan er veldig opptatt av åpenhet og dialog med sine ansatte.

— Det er viktig for meg at de ansatte tør å ta opp saker, og at vi har gode rutiner slik at eventuelle vanskeligheter blir fanget opp tidlig og at de ansatte blir godt ivaretatt i prosessene, sier han.

Trømborg legger også til:

— Vi har nettopp hatt julebord, og her hadde vi fullt hus og svært god stemning. En god temperaturmåler for at vi er på god og riktig vei, sier dekanen.

Vil lande doktorgrad

Vi utfordrer dekan Trømborg på viktige saker for 2016.

— Det blir enormt viktig å fortsette det gode arbeidet på kultur og åpenhet, og huske på at det aldri blir for mye informasjon, men i tillegg:

— Vi har et svært spennende arbeid på gang med egen doktorgrad på fakultetet, og jeg ser fram til at vi får landet en slikt program hos oss. Vi jobber med masterprogrammene våre, og vi har laget et offensivt budsjett som vil kreve alle fakultetets oppsparte midler fram mot 2020, sier Trømborg.

TKD er det fakultetet på HiOA med mest penger på bok. Mye av ressursene er koblet på ledige stillinger og at det tar lang tid å få ansatt folk.

— Vi jobber aktivt med å få en bedre rekrutteringsprosess. Det må til også for å sikre at våre ansatte får den forskertid vi ønsker de skal ha, og at vi kan levere bedre også på publikasjoner og andel med oppdragsfinansiert aktivitet, understreker Trømborg.

Utadvendt og samlende

Jobben som ny fakultetsdirektør er utlyst, og i stillingsannonsen legger høgskolen blant annet vekt på:

• Vi ønsker en driftig og engasjert direktør med meget god lederkompetanse innen virksomhetsledelse, personalledelse, endringsledelse og strategi.
• Det er nødvendig at du har relevant høyere utdanning på masternivå. Dokumentert erfaring fra lederstilling på tilsvarende nivå kan kompensere for utdanningskravet.

Og man ønsker seg en direktør som:

«For å lykkes i stillingen tror vi du må være en utadvendt, inspirerende og samlende person, med utpregede samarbeids- og kommunikasjonsevner, samt evne til å bygge tillit og gode relasjoner. Du må være resultatorientert og gjennomføringssterk, ha en planmessig og strukturert arbeidsmåte og evne til refleksjon.»

Tiltakene på nyåret

Søknadsfristen for direktørjobben er 10. januar. Den videre oppfølgingen av arbeidsmiljøarbeidet fortsetter på nyåret, og mye igangsettes lenge før en ny direktør er på plass. 

—  Jeg vil legge til rette alt som er mulig å få til i løpet av januar, lover Kjenndalen.

— Hva skal du etterpå, du har jo vært høgskolens egen «potet» i flere år?

— Da blir det pensjonisttilværelse. Tror jeg. Vi får se, sier Kjenndalen etterfulgt av et bredt smil.

Her er tiltakene fakultetet går i gang med på nyåret:

• Forslaget om opprettelse av en bredt sammensatt arbeidsgruppe for konkretisering av tiltak vurderes på nytt
• Påbegynt handlingsplan med tiltak, frister og ansvar ferdigstilles
• At arbeidsmiljøtiltak integreres i ny strategisk plan for fakultetet
• Gjennomføre vernerunde – frist tiltaksplaner 1. februar 2016
• HMS-kartlegging av psykososiale arbeidsforhold gjennomføres i januar 2016
• Det operative ansvaret for utvikling og implementering av arbeidsmiljøtiltak på fakultetet foreslås fra 2016 plassert i HR seksjonen