Fem bud til styremedlemmer

Hvilken rolle skal styremedlemmer ved universiteter og høgskoler ha ut over å lese styrepapirer og diskutere saker i styremøtene?

Styrene i UH-sektoren er sammensatt av personer med ulik bakgrunn. Hensikten med det er de ulike perspektivene som de (og deres kontaktflater) har, skal bidra til at styrenes vedtak blir best mulig. Styremedlemmer i UH-sektoren får tilsendt sakspapirer på noen hundre sider en del ganger i året, og forventes å delta friskt i diskusjoner under styremøtene og stemme fornuftig. Alt annet vi gjør er etter eget forgodtbefinnende. Her er mine fem bud for styremedlemmers oppførsel:

1. Delta i diskusjoner før styrebehandling

Styremedlemmer bør i størst mulig grad delta i diskusjoner om styresakene i forkant av styremøtene – dette være seg i media, på personalmøter, på epost eller ved kaffemaskina. Hypotetisk sett kan dette tilføre debatten viktige argumenter og perspektiver som ingen andre deltakere har bidratt med. Mer realistisk: det at jeg deltar i debatten gjør at jeg får motstand mot og reaksjoner på mine argumenter og min måte å tenke på. Kanskje har jeg misforstått fakta – da er det veldig greit at jeg finner ut det før styremøtet. Eller kanskje argumentene mine ikke helt holder vann og må justeres litt? Eller kanskje reaksjonene jeg får gir meg noen gode nye eksempler jeg kan bruke i diskusjonen? Kanskje ender jeg med å endre syn etter å ha diskutert saken med kunnskapsrike debattanter som ofte har spesialinnsikt i den saken som diskuteres? Kort sagt: Det å delta i diskusjoner i forkant av styremøtene gjør meg bedre forberedt, mens det å styre unna diskusjonene øker faren for at jeg i styremøtet blir overrumplet og nøytralisert av opplysninger jeg ikke kjente til.

Motforestillingen jeg vanligvis møter når jeg sier dette, er at folk ønsker å gå inn i styremøtet med åpent sinn, uten å ha bundet seg til et standpunkt. De ønsker derfor ikke å signalisere hva de mener på forhånd. Jeg mener at dette er mulig å balansere – det krever først og fremst at man tydeliggjør at nye argumenter kan føre til et nytt standpunkt. Dette bør være ganske ukontroversielt i akademia.

2. Støtt åpenhet i styremøtene

«Det skal i størst mulig grad være åpenhet om styrets arbeid.» står det i Universitets- og høgskolelovens paragraf 9-2 (6). Dette innebærer i det minste at de aller fleste saker skal ha offentlige sakspapirer og holdes for åpne dører, slik at folk som er i nærheten og har ledig tid akkurat da, kan sitte i rommet og følge diskusjonene. Men etter hvert som flere og flere institusjoner begynner å filme styremøtene og legge dem på nett (både live og i opptak), blir det en reell mulighet for alle tilsatte, studenter og andre interesserte å få innblikk i sakene de brenner for – selv om de har undervisning akkurat når saken diskuteres eller om de befinner seg på en annen campus enn der møtet foregår.

En slik åpenhet bidrar i beste fall til å styrke tilliten til styret – ved at man ser at alle gode, relevante argumenter er tatt med i betraktning før et vedtak fattes. Eller i verste fall bidrar det til svekket tillit til styret, ved at man ser at styret fatter vedtak på sviktende grunnlag. Men i så fall har styret mer grunnleggende problemer enn åpenheten.

Motargumentene mot strømming handler hovedsakelig om at det kan hemme debatten – for eksempel er vi som sitter i styrene generalister og kan ikke ha inngående fagkunnskap i alle temaer, og det er viktig at vi tør å synliggjøre vår uvitenhet slik at ting blir avklart før vi går til vedtak. Men de fleste er enige i at dette går seg til etter hvert. I tillegg kan folk med erfaring fra privat sektor hvor UH-lovens krav om åpenhet ikke gjelder, ønske seg at man kunne diskutere veivalg med rektor med større frimodighet enn man kan gjøre i åpne møter. Men slik er ikke styrene i UH-sektoren tenkt å fungere.

3. Delta gjerne i diskusjon etter styremøtene også

Når styret har fattet vedtak, må også mindretallet av styremedlemmene naturligvis respektere det. Det skal ikke være noen omkamp med mindre det har skjedd klare saksbehandlingsfeil. Men blir det diskusjoner i etterkant, er det naturligvis helt realt å fortelle hva man selv har stemt og hvorfor man stemte slik. Det bidrar til å synliggjøre at styret er et organ med reelt ulike meninger, og ikke et sandpåstrøingsorgan. Igjen styrker det tilliten til styret at man ser at vedtak er gjort på bakgrunn av et bredt spekter av ulike argumenter.

4. Vær varsom når det trengs

Styret behandler en del saker unntatt offentlighet, og disse er det naturligvis vanskelig å diskutere offentlig. Det er vanskelig å uttale seg så prinsipielt at det ikke kan tolkes som å omhandle innholdet i sakspapirer som man har lest men ikke har lov til å snakke om. Men man kan naturligvis diskutere prinsippene i en sak i forkant av at man får sakspapirene som er unntatt offentlighet.

Tilsvarende bør man nok som styremedlem prøve å unngå å bedrive en løpende kommentering av alt ledelsen holder på med. Styret er overordnet ledelsen, men styringssignalene skal gis som vedtak i styret. Men stort sett finner man ut av dette ved å snakke sammen.

5. Prøv og prøv igjen

Det er ikke alt man får til her i verden. Selv er jeg forundret over hvor få innspill jeg får direkte – det meste av debatt om styresakene ved OsloMet når meg via Khrono. I spesielt kontroversielle saker får jeg kanskje 4-5 innspill direkte til meg. Dette har jeg ingen gode løsninger på. Ved gamle HiO hadde en del av styremedlemmene en fast tid hvor de møttes i «glassgata» og der kunne kontaktes av interesserte. Det er en løsning som har blitt pensjonert, ettersom vi er spredt på flere campus og blitt mer digitale.

Men jeg oppfordrer gjerne til å ta kontakt. For eksempel: mener virkelig fagforeningene at deres synspunkter best tilflyter styremedlemmene gjennom referatene fra IDF-møtene? Disse får styrerepresentantene ofte ved møtets start, noe som gjør det vanskelig å bruke dem som grunnlag for å innhente ytterligere opplysninger om saker. Ta gjerne direkte kontakt i saker som styremedlemmene bør være spesielt oppmerksomme på.

Noen misforstår nok og tenker at det å kontakte styremedlemmer direkte er «å gå utenom linja». Seriously? Vi er kunnskapsorganisasjoner, og da må kunnskap få flyte fritt rundt i organisasjonene – vi kan ikke begrense oss til kun å dele innsikt med de som er over eller under oss i hierarkiet. For at vedtakene skal bli best mulig, hviler det et ansvar på alle som har relevant kunnskap til å bidra med den for å opplyse sakene. Vi er mangslungne organisasjoner, og ofte kan vedtaksforslag som ser helt fine ut for 80 prosent av organisasjonen, bli enda bedre for alle dersom de finjusteres ytterligere.

Etter at Kunnskapsdepartementet bestemte at det skulle bli nasjonalt fastsatte godtgjørelser for styrene, har vanlige styremedlemmer fått over 100.000 kroner i året for arbeidet vi legger ned. Det er vanskelig å forsvare den godtgjørelsen kun ved å lese sakspapirer og delta på møtene. Naturligvis har alle styremedlemmer sin måte å arbeide på for å få innblikk i sakene, og jeg skal ikke påstå at mine fem bud er de beste. Og jeg påstår ikke at jeg klarer å leve opp til dem selv heller. Men vi trenger mer oppmerksomhet om hvilke bidrag styremedlemmer kan gi til åpenheten i sektoren, og hvordan alle i sektoren kan bidra til at styremedlemmene gjør en best mulig jobb. Derfor tar jeg gjerne imot flere forslag til bud!​