Skjult dagsorden blir offentlig

Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har operert med to sett med sakskart til styremøtene. Et offentlig, over saker som skal behandles i åpne møter, og et såkalt «b-kart» over saker som administrasjonen mener bør behandles bak lukkede dører. Dette b-kartet har ikke vært offentlig tilgjengelig.

Khrono ble tilfeldigvis oppmerksom på dette rett i forkant av høgskolens styremøte 22.oktober 2013.

Varlsingssaken på b-kartet

Da sto blant annet den omstridte saken om karakterfastsettelse og eksamenssensur i varslersaken som førsteamanuensis Einar Belsom har reist mot HiOA, på dagsorden.   Selve karaktersaken sto på det ordinære sakskartet og skulle behandles, og ble behandlet, i åpent styremøte. 

Da Khrono ble oppmerksomme på at det fantes ytterligere en dagsorden til møtet der det sto at det skulle orienteres om varslingssaken, etterspurte vi i administrasjonen hvor vi kunne finne denne dagsorden. 

— Det falt oss ikke inn at dette skulle være en dagsorden som var unntatt offentlighet, sier redaktør i Khrono, Tove Lie (bildet under), som regnet med at det bare var en glipp at den ikke var lagt ut sammen med resten av sakspapirene, eller at den var lagt ut et sted vi ikke var klar over.

HiOA endrer praksis

Seks dager etter styremøtet var avviklet fikk redaksjonen omsider svar, der det ble bekreftet at det såkalte b-kartet faktisk ikke hadde vært offentlig. 

— Vi har ikke tidligere praktisert å publisere hvilke saker som behandles på b-kart, men vil endre på det, skriver høgskoledirektør Elisabeth Wedø i en epost. Hun er også formelt høgskolestyrets sekretær.

— Vi er selvfølgelig glade for at praksisen med hemmelighold blir endret. Jeg har full forståelse for at styret vedtar at enkelte saker skal behandles bak lukkede dører, men det bør jo være åpenhet om hvilke saker dette er snakk om, sier Lie. 

Khrono har konsultert juridisk ekspertise, som har inngående kjennskap til både offentlighetsloven og universitets- og høgskoleloven, om temaet. Der slås det fast at innkallingen, herunder også dagsorden er et offentlig dokument. Det er ikke adgang til å frisere denne ved å ta ut, eller avidentifisere saker i den versjonen som gjøres offentlig, så lenge dagsorden ikke avdekker taushetspliktbelagte opplysninger.

Paragraf må oppgis

I utgangspunktet er det styret selv som skal gjøre vedtak ved styremøtets begynnelse om saker skal behandles bak lukkede dører, administrasjonen kan kun komme med innstilling om dette. Eventuelle sakspapirer til temaet skal i utgangspunktet være offentlig. Dersom de også skal unntas offentlighet skal det oppgis hvilken paragraf i offentlighetsloven som brukes som begrunnelse for å holde papirene hemmelige. Utover dette er det adgang til å ta opp andre saker enn de som er oppført på dagsordenen i møtet, normalt som orienteringssaker. Men det må gå fram av referatet/protokollen hvilke saker det er orientert om.  

Disse bestemmelsene gjelder også for fakultetsstyremøter.