Ikke avbyråkratisér HiOA

Hva skjedde egentlig da betydningen av ordet byråkrati endret seg fra å være positiv til å bli negativ? Den offentlige retorikken rundt byråkrati ødelegger for forståelsen av byråkratiets funksjon i samfunnet. Dette påvirker også diskusjonene rundt organisering i universitets- og høgskolesektoren. Om vi ikke skjønner at administrativt ansatte og fagansatte ved offentlige universiteter og høgskoler er helt avhengige av hverandre for å sørge for utdanning og forskning av høy kvalitet, undergraver vi vårt eget prosjekt. Fokus på antall fører til logiske feilslutninger og er et blindspor

Byråkrati er betegnelsen på offentlig administrasjon i den moderne nasjonalstaten, og grunnleggende sett har det samme grunnregler og idealer som da Weber definerte det. Det er fremdeles et styringsredskap for de politiske myndigheter som reguleres av rettsregler og generelle forordninger heller enn direkte avgjørelser. Byråkratiske idealer er upartiskhet, rettsikkerhet, forutsigbarhet og åpenhet (transparens). Når norske utviklingsprosjekter bidrar med kapasitetsbygging i nasjonalstater uten tradisjon for en slik byråkratisk forvaltning er det nettopp våre byråkratiske idealer det legges vekt på, ikke minst åpenhet for å hindre korrupsjon.

I dagligtalen er imidlertid byråkrati blitt synonymt med en stor og ineffektiv offentlig sektor med for stor makt. Enkeltpersoners møte med et byråkrati der reglene synes uoversiktlige og vanskelige å forstå, eller som er i strid med alminnelig rettsfølelse, preger ofte debatten i media, og regjeringen gjør et stort nummer av at de vil avbyråkratisere forvaltningen. Det siste gir liten mening i praksis.

Byråkratiet er statens forvaltning og kan selvsagt ikke fjernes, det kan derimot helt sikkert forbedres og utvikles videre til å bli mer effektiv, mer oversiktlig og lettere å forstå. Gjennom digitalisering og mer selvbetjening kan det kanskje også reduseres i antall ansatte, men nye saksområder utvikles stadig etter som verden utvikler seg og også det norske samfunnet påvirkes av globale utviklingstrekk og global politikk. Dette fører i praksis til at nye byråkrater innenfor nye spesialiseringer må rekrutteres og vips så øker antallet byråkrater i stedet for å reduseres.

«Ja, det er et mål om å bruke mer av våre ressurser til kjernevirksomheten vår og mindre på administrasjon» sier rektor Curt Rice i sin artikkel «Sammen om optimalisering» på tilsattsidene til HiOA og i Khrono. Der forklarer han at det ikke er snakk om å si opp 158 administrativt ansatte, men å holde antallet administrativt ansatte stabilt, mens man øker antall fagansatte. Dermed skal man få et forholdstall mellom antall fagansatte og antall administrativt ansatte på 1 administrativ per 2,3 fagansatt mot i dag 1 per 1,79. Hva er det som skurrer i denne argumentasjonen?

Kjernevirksomheten for universiteter og høyskoler er undervisning og forskning. Det er dette vi produserer. Hva tilsier at ressursene som brukes på administrasjon ikke brukes på kjernevirksomheten, altså undervisning og forskning? Studieadministrasjonen er helt nødvendig for undervisning, forskningsadministrasjon for forskning, og uten HR og Økonomi kan vi som institusjon bare glemme å eksistere og kan dermed heller ikke produsere hverken undervisning eller forskning. Faktisk er det slik at alle ansatte ved HiOA, eller en hvilken som helst annen høyskole, bidrar til undervisning og forskning med den funksjonen vedkommende har i prosessen, enten som administrativt tilsatt eller som fagansatt.

Ved å snakke om kjernevirksomheten som noe kun de fagansatte gjør, skaper man et bilde av en utenpåliggende administrasjon som vokser seg stor og fet på de fagansattes bekostning og som lett kan reduseres uten at det får store konsekvenser for kjernevirksomheten. Et mer dekkende bilde er å se kjernevirksomheten som en produksjonsprosess der alle faggrupper bidrar med sin funksjon, inkludert de administrative faggruppene.

Vi er alle gjensidig avhengig av hverandre for å levere et best mulig resultat. Vi er tannhjul i samme maskin, tannhjul som griper inn i hverandre. Ved å fokusere på administrativt antall fremfor administrativ kompetanse er det lett å trekke den logiske feilslutning at en liten administrasjon er en god administrasjon. Størrelsen sier imidlertid i seg selv ingenting om kvaliteten. Ved å fokusere på antall, vil man naturlig ønske å komme unna med en minimumsløsning. Spørsmålet blir hvor få administrative funksjoner kan man ha og allikevel ha en prosess som fungerer.

Er fokuset på kompetanse og funksjon blir imidlertid spørsmålet hvor man best kan plassere de rette administrative funksjoner og kompetanser for sammen med de fagansatte å nå de ønskede strategiske mål. Optimalisering blir da et fokus på best mulig resultat gjennom samarbeid, ikke på minst mulig administrasjon. Så kan muligens forholdstallet etter hvert bli 2,3, men med et kompetanse- og kvalitetsfokus er ikke dette et mål i seg selv.

Jeg er selv ansatt i studieadministrasjonen, og vi har bidratt ivrig med forslag til forbedringer i Rambølls rapport. Vi ser klart at beslutningsveier og ansvar kan være uklare, at det noen ganger gjøres dobbeltarbeid og at mye kan effektiviseres. Dette er vi selvsagt interessert i. Vi vil gjøre en best mulig jobb!

Den kilden til effektivisering som nok vil gi størst utslag er nok allikevel, som også Rambøllrapporten påpeker, en større grad av standardisering og også digitalisering av førstelinjene og flere selvbetjeningsløsninger for studenter og ansatte.  Dette vil selvsagt ikke bare påvirke administrasjonen, men hele institusjonen. 

Det kan være mange grunner til at HiOA har mange administrativt ansatte, men en ting som er sikkert er at det koster mer å drive med skreddersøm enn med masseproduksjon. Det har selvsagt allerede i lengre tid pågått et standardiseringsarbeid og denne utviklingen vil nok fortsette. Når HiOA tilsynelatende har flere administrativt ansatte enn mange andre institusjoner i sektoren, kan man ikke uten videre si at mange er dårlig. Det kan være at det finnes en naturlig forklaring på dette knyttet til kjernevirksomheten. Kanskje vil man også på noen områder velge å beholde skreddersømmen fordi det gir en kvalitet man ønsker å beholde, men det bør i tilfelle være et bevisst valg bygget på strategiske mål.

Grunnbevilgningen over statsbudsjettet minker år for år til fordel for resultatmidlene fra utdanning og forskning som skal holde høy internasjonal kvalitet. Samtidig forventes det i dag at institusjonene også skal få inn eksterne inntekter. Vår største utgiftspost er lønninger, både til fagansatte og til administrativt ansatte. Sunt bondevett tilsier at dette er et samarbeidsprosjekt. Både fagansatte og administrativt ansatte må arbeide sammen både for å utvikle kvaliteten på institusjonen gjennom undervisning og forskning og for å redusere unødvendig ressursbruk og effektivisere organisasjonen.

Vi er nå inne i en ny strategiprosess på HiOA.  Der skal vi definere retningen fremover. Da trenger vi høyt kvalifiserte arbeidstakere med relevant kompetanse, både i administrasjon og i fagpersonale, til å hjelpe oss på veien. Vår administrasjon for fremtiden bør ikke være en minimumsadministrasjon, men en høyt kompetent administrasjon plassert i de funksjoner som trengs for å nå våre strategiske mål. Og HiOA bør på ingen måte avbyråkratiseres. Vi trenger de byråkratiske idealer!