De fire eldste universitetene nærmer seg avtale med DFØ

Sommeren 2017 ble det klart at et stort felles anbud på administrative systemer, som lønn og regnskap, samt personal, for de fire eldste universitetene ble utsatt nok en gang.

Les også: Ny utsettelse på stort anbud på it-systemer

De fire universitetene er Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø, også kalt BOTT. NMBU er observatør i gruppen.

I stedet ble det bestemt at man skulle utrede fram mot jul om Direktoratet for økonomistyring (DFØ) kunne levere det universitetene trengte.

Leveransen ligger i størrelsesorden 100-millionersklassen.

BOTT vurderer også å samarbeide om felles saksbehandling og arkivtjenester. Dette er en egen prosess.

Lang prosess

Det er flere år siden BOTT-universitetene bestemte seg for å gå ut med felles anbud for såkalte erp-tjenester, altså, lønn, regnskap og personal.

Det har flere ganger vært nærme at man har gått ut i det private markedet, men i juli 2017 ble det klart at man først skulle vurdere å bruke Direktoratet for økonomistyring (DFØ) som leverandør. Hvis det ikke lot seg gjøre skulle man ut på det private markedet.

En prosjektgruppe har jobbet med denne saken i hele høst og torsdag 25. januar 2018 la de fram sin sluttrapport for styringsgruppen til BOTT, ledet av Kjell Bernstrøm, universitetsdirektør ved Universitet i Bergen.

Enig om alt unntatt pris

Bernstrøm forteller til Khrono at man i utgangspunktet hadde fem kravpunkter overfor DFØ.

— Vi har landet fire av dem, men ett gjenstår.

— Og hva handler det om?

— Det er pris. Det forslaget som foreligger er etter vårt syn for bredt, sier Bernstrøm.

— Hva skjer nå?

— Forslaget og rapporten skal diskuteres av universitetsdirektørene den 2. februar. Og det er opp til dem å eventuelt forhandle fram bedre løsning på pris, sier Bernstrøm.

Han legger til at det også er berammet et møte i departementet 8. februar som skal diskutere saken.

Skal utrede videre

Det var etter et avklaringsmøte sist høst mellom BOTT-universitetene, DFØ, Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet at man bestemte at det var grunnlag for å gå videre med et utviklingsprosjekt med DFØ som leverandør av nevnte tjenester.

Avdelingsdirektør Rolf L. Larsen i Kunnskapsdepartementet sa til Khrono i juli 2017 det ikke var tatt stilling om det utviklingsarbeidet som hittil er gjort mellom BOTTog DFØ vil få konsekvenser for resten av UH-sektoren.

Direktør Roger Bjerke i DFØ sa til Khrono sist sommer at universitets- og høgskolesektoren er en stor og viktig sektor hvor DFØ gjerne vil ha flere kunder, og at eksisterende kunder benytter flere av deres tjenester.

Bjerke påpeker at DFØ leverer lønns- og regnskapstjenester, og at det derfor ikke vil være aktuelt for dem å levere alle administrative systemer det er behov for i universitets- og høyskolesektoren.

Om leveransetypen sa Bjerke blant annet:

— I utgangspunktet vil dette være tjenester som ligger innenfor eller tett opptil de tjenestene vi allerede leverer innen lønn og regnskap, eksempelvis prosjektøkonomi, sa Bjerke.

Dette bruker de i dag

I dag bruker de fire universitetene samlet omlag 80 millioner kroner i året på drift, vedlikehold og lisenser på de gamle administrative systemene sine, går det fram av styrepapirer hos styret på Universitetet i Oslo.

Universitetene bruker systemer fra mange kommersielle aktører, blant annet har UiO, UiB og NTNU økonomisystemer fra Oracle, mens UiT bruker Agresso.

På lønnsystemer bruker UiO SAP, mens de tre andre bruker PAGA lønns- og personalsystem. Videre bruker UiO, UiB og NTNU Baswares produkter for bestilling og fakturahåndtering, mens UiT bruker Agresso. Innen prosjektregnskap bruker de fire hvert sitt system.