En administrasjon for HiOA som universitet

Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har store ambisjoner. I disse dager søker vi om å bli universitet. Før sommeren vil styret vedta en ny strategi for det universitetet vi skal være.

For at vi skal innfri våre ambisjoner må vi utnytte ressursene våre bedre. Vi må jobbe smartere, vi må samhandle bedre og vi må prioritere i tråd med de områdene vi skal satse på.

Krav fra våre eiere. For tredje året på rad har vår eier avkrevd oss, for øvrig i likhet med alle andre statlige virksomheter, å effektivisere virksomheten vår. Samlet har vi blitt påført et kutt på over 40 millioner kroner de siste tre årene. Det er all grunn til å tro at dette er krav vi vil få også i årene som kommer. I samme periode har vi fått økte midler i tråd med at vi utdanner flere studenter og vi driver mer forskning. I sum betyr det at vi i tiden som kommer må levere mer og bedre utdanning og forskning for de samme pengene.

Stordriftsfordelene er ikke utnyttet. De fleste er enige i at det bør være mulig å hente ut stordriftsfordeler når to virksomheter som driver med mer eller mindre det samme, slår seg sammen. Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus, slo seg sammen i 2011, men uten en klar strategi for å ta ut innsparingsgevinster.

Mye tyder på at vi har fått økt kvalitet på mange områder som følge av fusjonen, ikke minst faglig. Samtidig ser vi at ressursbruk til administrative tjenester har økt mer enn til resten av HiOA.

Gjennomgangen er ferdig. Større ambisjoner, våre eieres krav til effektivisering og det faktum at vi ikke har tatt ut stordriftsfordeler etter fusjonen, danner sammen et bakteppe for at det ble satt i gang en gjennomgang av administrative funksjoner for vel ett år siden.

Nå er gjennomgangen ferdig. Selskapet Rambøll har sammen med ledere og ansatte, både i fellesadministrative enheter og på fakultet, sett på samtlige administrative tjenester.

Resultatet av gjennomgangen er nå tilgjengelig for alle, i form av to delrapporter og en særskilt gjennomgang av innkjøpsfunksjonene ved høgskolen. Oppsummert har Rambøll fire hovedbudskap til oss:

1. Markant større administrasjon: HiOA bruker flere ressurser på administrasjon enn andre norske utdannelsesinstitusjoner. HiOA ligger markant over gjennomsnittet når det gjelder administrativt personale sett i henhold til antall medarbeidere, studenter og faglig personale. Dette tyder på at det foreligger potensiale for økt effektivitet ved HiOA
2. Utfordringer med styring, koordinering og standardisering: Administrasjonsfunksjonene og HiOA samlet står overfor en styringsutfordring både lokalt-sentralt og mellom funksjoner. Det resulterer i at oppgaver i noen tilfeller løses flere steder i organisasjonen. Organisasjonen svikter også tidvis når det kommer til standardisering av rutiner, koordinering av arbeid mellom enheter og ledd som sammen har til ansvar å representere HiOA i sin helhet.
3. Potensial for økt brukerorientering og bedre tjenestedesign: Det er Rambølls samlede vurdering at HiOA kan realisere et potensial og frigjøre administrative ressurser ved å effektivisere organisasjon og prosesser. I tillegg vurderer Rambøll at HiOA kan skape en administrasjon som går mer i samme retning ved at alle funksjoner i enda høyere grad er bevisst på at det de gjør skal bidra til HiOAs kjernevirksomhet.
4. Bedre organisering av førstelinjetjenester: Rambøll ser et potensiale for HiOA i å utforske nærmere organiseringen av ulike førstelinjetjenester, både tekniske og ikke-tekniske, på tvers av dagens organisering, særlig i kombinasjon med flere og bedre løsninger for selvbetjening og kommunikasjon via digitale flater.

Nå er det vår tur. Vi har fått rapporter og konklusjonene fra disse. Nå ligger oppgaven på vårt bord. Det er opp til oss selv å finne ut hvordan vi griper fatt i dette. Det mangler ikke lenger på fakta, forslag og gode eksempler. Jeg velger også å tro at det heller ikke mangler på vilje i organisasjonen til å gjøre det som må til. Jeg er sikker på at alle vi som jobber ved høgskolen ønsker å gjøre en så god jobb som mulig.

Derfor har vi nå invitert de tillitsvalgte til dialog om hvordan vi utarbeider en gjennomtenkt og god plan for at vi skal ta dette videre. Jeg tar for gitt at de stiller opp, at de stiller krav til ledelsen og at de er med på å ta sin del av ansvaret.

Hvis vi jobber godt sammen mener jeg at vi har svært gode forutsetninger for å lykkes med å skape enda bedre administrative tjenester. Det trenger vi for at vi skal kunne innfri de ambisjonene vi har, og for at vi skal løse vårt samfunnsoppdrag.