Dette lærte lærestedene av koronapandemien

Universiteter og høgskoler har fått pålegg av Kunnskapsdepartementet om å evaluere sin egen covid-19-håndtering.

Resultatene fra evalueringene er omtalt i årsrapportene for 2021, som nå er offentlige.

Et av punktene som går igjen er hvem som tar beslutninger under en krise som pandemien, er det krisestaben eller rektor?

En tidligere evaluering ved OsloMet viste at daværende rektor Curt Rice ikke var involvert i viktige beslutninger som ble tatt i pandemiens første fase, som for eksempel å stenge adgangskortene til ansatte som et tiltak for å hindre smittspredning.

Direktørene styrer universitetene under kronakrisen, skrev Khrono i mai 2020.

Ved NTNU skrev Universitetsavisa i august 2020 at rektor Anne Borg kun hadde deltatt på to av totalt 31 møter i Sentral beredskapsledelse mellom 12. mars og 29. juni.

Nye evalueringer

Nå har alle de statlige universitetene og høgskolene evaluert sin egen koronahåndtering, etter oppdrag fra sin eier Kunnskapsdepartementet. Flere har gjort det selv, mens noen har fått sin internrevisor til å hjelpe seg. Det gjelder Universitetet i Sørøst-Norge, OsloMet og UiT Norges arktiske universitet, som alle har PwC som internrevisor.

Jonas Gaudernack, som er partner i PwC og oppdragsansvarlig, understreker at poenget med evalueringene har vært å hjelpe organisasjonene med å finne fram til egen læring fra pandemihåndteringen.

— Er det noe som går igjen som læringspunkter i evalueringene?

— Nå er det viktig å ikke være for etterpåklok, da ingen kunne forutse hvor gjennomgripende og langvarig pandemien skulle bli. Et gjennomgående trekk er likevel at man typisk hadde beredskapsplaner for mer tradisjonelle kriser som gjerne varer noen dager, kanskje opptil et par uker. Da ble det naturlig at man måtte tilpasse seg og justere tilnærmingen underveis ettersom som situasjonen vedvarte, sier Gaudernack.

Avklare roller

Et viktig læringspunkt han trekker fram handler om vekslingen mellom beredskapsstab og det tradisjonelle lederhierarkiet, som bølget fram og tilbake gjennom ulike stadier av pandemien.

— De fleste hadde flere runder der pandemien ble ansett som «the new normal», før nye oppblusninger og mutasjoner medførte nye beredskapssituasjoner, sier han.

— Å avklare og tydeliggjøre roller og grensesnittet mellom krisestab og linjen er helt klart et viktig læringspunkt. Her trenger man å videreutvikle både rollebeskrivelser, rutiner og planverk, sier Gaudernack, som raskt legger til at det ikke er kritikkverdig at alt ikke var fullt ut på plass i forkant, gitt pandemiens omfang.

Hvordan nå studentene

Det andre punktet han har sett peke seg ut er kommunikasjon.

— Det handler om hvilke kanaler man skal bruke for å nå hvem, og da særlig studentene. Det vil være viktig i etterkant å sette seg ned og se på hvilke kanaler som var viktigst og fungerte best opp mot ulike parter, og hvilke kanaler som ga mindre effekt og var vanskeligere å holde oppdatert. I denne sammenhengen må man huske på at det ble kommunisert fra veldig mange andre kanaler også, det være seg internasjonale, nasjonale og kommunale myndigheter, skoler, barnehager, medier, eller pressekonferanser som kom på kort varsel. Dermed oppsto spørsmålene hos ansatte og studenter lenge før det enkelte universitet fikk tid til å sette seg inn i faktagrunnlaget og beslutte lokal håndtering , sier han.

Gaudernack påpeker et tredje trekk som ble tydelig gjennom evalueringene.

— Det er at veldig mange har jobbet veldig hardt og ofret mye under pandemien, og det må vi erkjenne. Det gjelder ansatte som på kort tid har gått over til digital undervisning og eksamensgjennomføring og studenter som har måttet omstille seg til en ny form for undervisning og sosialt studentliv, sier han.

«Leder bør være involvert»

I evalueringsrapporten til OsloMet beskriver PwC at rektor ikke satt i beredskapsstaben og at det derfor ble uklart hvem som tok beslutninger. Fra 15. mai 2020 ble staben imidlertid demobilisert og krisehåndteringen ble lagt til linjeorganisasjonen.

Ifølge evalueringsrappoprten er det ikke uvanlig at toppleder ikke har en operativ rolle i krisehåndteringen, men i en langvarig krise med store implikasjoner for kjernevirksomheten vurderer PwC det slik at leder i større grad bør være involvert i beslutningstakingen.

En av anbefalingene OsloMet får er å tydeliggjøre fremover hva som skal være rektors og fakultetsledelsens rolle i beredskapsarbeidet, basert på erfaringene som ble gjort under pandemien.

NTNU

NTNU har fått sikkerhetsrådgivningsselskapet Safetec til å gjøre en evaluering av universitetets håndtering av pandemien.

Safetec foreslår 17 konkrete lærings- og forbedringspunkter for å gjøre NTNU bedre rustet til å møte fremtidige beredskapshendelser.

Rektor Anne Borg sender forslagene på høring internt, både for å få synspunkter på Safetecs anbefalinger, og for å høste erfaringer og lærdommer om pandemihåndteringen fra alle deler av organisasjonen, heter det i rapporten.

Beredskap

NTNU-rektoren har bare deltatt i to beredskapsmøter

Også her er et av hovedpunktene å tydeliggjøre roller, ansvar og myndighet i håndteringen av kriser. Blant annet anbefaler Safetec å se på sammensetningen av Sentral beredskapsledelse og koblingen til rektor og rektors ledergruppe.

I årsrapporten skriver NTNU at beredskapsorganisasjonen i første rekke er innrettet mot helt andre og mye kortvarigere kriser enn koronapandemien, slik som branner, ulykker og strømbrudd.

«Når man skal håndtere kriser med så lang varighet som pandemien, krever dette at vi også utvikler måten beredskapsledelsen og den ordinære linjeledelsen samhandler og samvirker på. Samkjøringen som har vært gjort av daglig ledelse og beredskapsledelse har vært et bevisst, strategisk valg som har vist seg å være riktig og nødvendig jo lenger pandemien har vart», skriver NTNU.

Anbefaler øvelser

Ved UiT Norges arktiske universitet viser evalueringsrapporten, som PwC har laget, at pandemien har vært håndtert godt i den forstand at det er opprettholdt kontinuitet i kjernevirksomheten, ansatte og studenter er fornøyde med håndteringen og det ikke har vært store smitteutbrudd på campus.

Også her anbefales det å revidere beredskapsplanene og tydeliggjøre roller og ansvar. Et annet råd er å gjennomføre beredskapsøvelser for å sikre klar rolleforståelse slik at krisehåndteringen i mindre grad blir personavhengig.

UiA: Driften har fungert godt

Universitetet i Agder har evaluert seg selv, og konkluderer med at «organiseringen av krisehåndteringen var godt rustet, og drift av universitetet har fungert godt. UiA må allikevel bli tryggere på planverket.»

Et av punktene er at det er behov for å øke rolle- og oppgaveforståelsen, slik også mange andre har påpekt. Ifølge UiAs rapport skal det gjøres gjennom ytterligere opplæring og øvelser.

UiA opplever at kommunikasjonen har vært god internt på universitetet og at informasjon er kommet raskt ut til ansatte og studenter. Det er brukt mange kanaler gjennom pandemien, heter det, og dette gjennomgås og evalueres, og plan for krisekommunikasjon bør oppdateres deretter.

Uenig i evaluering

Evaluering: Rektor burde vært tettere på krisehåndteringen