Rapporteringskrav dreper effektivisering

Kunnskapsdepartementet kutter i bevilgningen til universitet og høgskoler, og overlater til institusjonene å effektivisere. Vi bli selvfølgelig bli flinkere til å prioritere og utvikle mer effektive prosesser når vi slanker administrasjonen, men vi har liten mulighet til å påvirke bestillinger fra departementet, Forskningsrådet, NIFU og andre som etterspør informasjon i form av rapporter, svar på kartlegginger og annet. Likevel skriver jeg dette med håp om at noen som har innflytelse, leser det og gjør noe med det.

Har du som etterspør informasjon, tenkt på hvor mye tid universitetene og høgskolene trenger for å svare på ett spørsmål? Sjelden kan én person svare for hele institusjonen. Spørsmålet går gjerne videre til hvert fakultet som igjen må sende det til hvert institutt hvor kanskje flere personer må bidra. Noen ganger må svarene fra instituttene samordnes av saksbehandler på fakultetsnivå, og tilsvarende må svarene fra fakultetene bearbeides til ett svar fra institusjonen.

Ett spørsmål som formuleres på fem minutter krever kanskje månedsverk å besvare fra hele sektoren. Så kommer i tillegg tiden bestilleren trenger for å analysere svarene og skrive rapport. Derfor kan det tenkes at effektiviseringsgevinst kan oppnås ved at bestilleren bruker litt mer omtanke før det utløses en kaskade av ressursbruk, som i verste fall er helt bortkastet.

Vi er vant med at det stilles store krav til forskningssøknader for å oppnå finansiering. Forskningen skal ha klare mål og metoder skal være egnet til å nå målet. Kanskje det i større grad kan tenkes slik også når det gjelder å samle informasjon fra universitetene og høgskolene? Jeg mener ikke at vi skal innføre fordyrende søknadsprosesser for å vurdere om bestillingen er «støtteverdig». Men den som produserer bestillingen, må ha klart for seg hva resultatene skal brukes til og hvordan de skal brukes. Er ikke det klart, bør bestillingen unngås.

Så må bestiller sørge for egnede og effektive metoder. Da bør følgende vurderes:

• Kan tilstrekkelig svar hentes fra eksisterende databaser? Databaser brukes allerede, men kan de gi svar som i større grad erstatter nye spørsmål til universitetene og høgskolene?
• Er det mulig for institusjonene å besvare spørsmålet i det hele tatt, eller med den presisjonen som forventes? Det er for eksempel begrensninger i hvilken type informasjon som ligger i økonomisystemene våre.
• Kan spørsmålet besvares med rimelig tidsbruk uten å måtte involvere en rekke vitenskapelig ansatte?
• Kan data som er kompliserte og tidkrevende å innhente, erstattes med enklere tilgjengelig data, samtidig som «god nok» informasjon sikres?

For å finne hvilke spørsmål som fungerer, anbefaler jeg å teste dem på noen få enheter først. Slik gjør vi det i forskningssammenheng for å sikre gjennomførbarhet og kvalitet.

Mange bestillinger er nok godt begrunnet og av høy kvalitet, men jeg erfarer at ikke alle virker like godt gjennomtenkt. Derfor oppfordrer jeg deg som bestiller, til å bidra til at verdien av resultatet blir høyere enn den samlede kostnaden for å oppnå det. Det gir effektivisering!