Personalforvaltningen på HiOA må reformeres

Jeg har i ti år vært ansatt ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) sitt Fakultet for samfunnsvitenskap. Ofte har jeg undret meg over beslutninger og disposisjoner som angår bemanningen. Det gjelder uansett om jeg legger til grunn etiske og arbeidsrettslige regler, prinsipper og regler for statlig økonomistyring, eller ulike standarder fra fag, profesjon og statlig forvaltning.

HiOA har ambisjon om å levere høy kvalitet og tar mål av seg å oppnå status som universitet. Mange ansatte står knallhardt på for å utvikle seg selv og institusjonen, og bidra til at kvalitetskrav, universitetsstatus og et solid omdømme kan realiseres i en ikke altfor fjern framtid. Skal vi lykkes, er vi helt avhengig av å forvalte vår hovedressurs – arbeidstakerne – på en god måte. Kun det eksemplariske burde være godt nok.

Dessverre er forvaltningen av de menneskelige ressurser langt fra å være eksemplarisk. Flittige folk hemmes i sitt arbeid, grunnet mangler, inkonsistens og inkompetanse i bemanningssaker. HiOAs verktøykasse på personalfeltet er antikvarisk, ja «middelaldersk», ifølge en kollega. Den er dårlig tilpasset en virksomhet som søker effektivitet og kvalitet innenfor nåtidens lover og regler. Jeg skal peke på noen felt der HiOA har et betydelig forbedringspotensial i sin forvaltning av de menneskelige ressurser.

Deltakelse, involvering, forankring og informasjon er grunnleggende. Når ledere ønsker å skifte ut emneansvarlige eller når kurs ønskes nedlagt, må det argumenteres på et faglig grunnlag. Ansatte som blir berørt, må involveres i prosessen før beslutning fattes. Den som fratas arbeidsoppgaver, må bli informert før kolleger eller studenter. Brudd på regler og kutymer på dette felt skaper usikkerhet, utrygghet, frykt og ineffektivitet, unødvendig snakking i gangene og en enorm ressursbruk i etterkant for å rette opp skadene.

Responstid og saksbehandlingstid i personalforvaltningen må kuttes betydelig ned. Spørsmål og problemer av faglig, organisatorisk og juridisk art, som burde kunne avklares i løpet av timer eller dager, kan versere i måneder og år. Sender man et brev i mai og ønsker å avklare et standpunkt, og det er tilstrekkelig å gi et svar på noen linjer, kan et svar komme først medio august, «på grunn av sommerferien». For nokså opplagte arbeidsrettslige avklaringer kan man måtte gå runder gjennom en rekke ledd, og når man endelig kommer til topps (hvilket burde ha vært unødvendig), opplyses at man kan forvente et svar «tidligst» tre måneder fram i tid.

«Arbeidsplanen» for UF-ansatte er en merkelig form for tidsbudsjettering. Det nedlegges betydelig formalisert aktivitet rundt dens tilblivelse, til tross for at realismen er liten. Arbeidsplanene har to store svakheter. For det første anvendes en rekke fiktive tall, f.eks. en arbeidsoppgave som tar 40 timer blir «forutsatt» å ta bare 20 timer.

For det andre finnes flere titalls arbeidsoppgaver som det overhodet ikke tas høyde for i arbeidsplanen. Eksempler på slike oppgaver er tidsbruk ved brannalarmer, handtering av dataproblemer og defekte skrivere, bestillinger, skriving av reiseregninger, planlegging av arbeidsplanen, saksbehandling, å forholde seg til den enorme løpende strømmen av eposter, og nødvendigheten av å dokumentere arbeidsoppgaver, tidsbruk og arbeidets kvalitet, og å sikre seg mot eventuelle uberettigete klager eller (anonyme) anklager osv. 

Å forholde seg til rettsregler og reglementer er ikke alltid like enkelt, men etterlevelsen kan bli i overkant spenstig. Et klassisk eksempel er kvalifikasjonsprinsippet, altså at man i staten er forpliktet til å ansette den best kvalifiserte søkeren. Det er vanskelig å skjønne hvorfor dette elementære prinsippet tidvis blir omgått.

I andre sammenhenger er det ikke avvik fra reglene som skaper problemer, men et absurd «regelrytteri». La meg ta to eksempler som jeg selv har erfart. I tillegg til ti års studier i diverse samfunnsvitenskap (inkludert doktorgrad) har jeg seks års studier i rettsvitenskap. Imidlertid er det ikke mulig å undervise i juridiske fag, fordi jeg «er ansatt i stilling i samfunnsøkonomi». Skal jeg få undervise i juridiske fag, «er løsningen å søke på stillinger som lyses ut i rettsvitenskap.»

Eksempel nr. 2 gjelder en teknisk-administrativ kollega som i flere år har vært helt og delvis sykmeldt, og som HiOA ikke makter å finne egnede arbeidsoppgaver til. Etter min vurdering vil jeg kunne anvende kompetansen til min kollega (som er utdannet med hundrevis av studiepoeng) i et forskningsprosjekt, anslagsvis 2-3 dager per uke i 7-8 måneder. Dette viser seg imidlertid umulig å få til, og en hovedbegrunnelse er at som TA-ansatt har min kollega «ikke FoU-oppgaver i sin stillingsbeskrivelse». HiOA klarer her å unngå å opptre som en IA-virksomhet.

Sist og ikke minst har HiOA et forbedringspotensial når det gjelder bruk av den såkalte «tørkeloftmetoden», der ansatte får mer eller mindre fiktive organisatoriske innplasseringer, for at de skal få minst mulig kontakt med andre ansatte og/eller for at ledere skal slippe å gjøre bruk av hele eller deler av deres arbeidskraft. Jeg vet at ledelsen og jeg har ulike syn på bruk av personalverktøy som dette, men jeg vil fortsatt hevde at «tørkeloftmetoden» både er inhuman og en form for uforsvarlig ressursbruk. Alle våre ansatte trengs, også antihelter, antiopportunister og kritiske røster. Et annet spørsmål er den erstatningsmessige risikoen som HiOA løper, ikke minst dersom flere år med tørkeloftplassering skulle medføre at noen bukker under. Hadde jeg vært leder, ville jeg ikke ha påført HiOA en slik risiko.

Vi skal være ambisiøse og kreative på høgskolens vegne. Men kreativiteten kan fort bli kontraproduktiv, som når kompetente mennesker ikke gis tilgang til arbeidsoppgaver, når oppgavene er sterile (formålsløse), når ansatte settes til arbeid som man er overkvalifisert for, eller når diskusjonen om en arbeidsoppgave tar mer tid enn oppgavens utførelse. Jeg vil hevde at slik «kreativitet» i personalforvaltningen egentlig representerer et utdatert syn på menneskelige ressurser og på hvordan arbeidskraft skal behandles.       

Mitt standpunkt er at en profesjonell, transparent, human og redelig personalforvaltning, der en unngår å handle i strid med rettsregler, etiske regler for statstjenestemenn og statens økonomireglement, vil bidra sterkt til at HiOA kan skape kvalitet og sikre en effektiv ressursbruk, og styrke høgskolens omdømme.       

Vi trenger en debatt om HiOAs fremste utfordring, nemlig forvaltningen av de ekstremt viktige menneskelige ressursene. Hvilke personalverktøy skal vi disponere, og hvordan skal vi anvende dem? En debatt vil ikke alene være tilstrekkelig. Det blir en enda større oppgave å gjennomføre en reform. Men ett sted må vi begynne, og det er ved faktaopplysningene og den sunne meningsutveksling!