Overskridelser ved byggeprosjekt på NMBU. Skjerper styringen før nye store prosjekter.

Ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) bygges nytt campus for 7,5 milliarder kroner. I tillegg til dette har universitetet et vedlikeholdsetterslep på to til tre milliarder kroner.

Oppgraderingen av TF-kvartalet ved NMBU, bygget som huser sivilingeniører og lektorer i realfag, var med andre ord en av flere sårt tiltrengte oppgraderinger da det ble igangsatt i 2017. Oppussingen skulle koste NMBU 75 millioner kroner, i tillegg til en bevilgning fra Kunnskapsdepartementet på 35 millioner.

Men oppgraderingen kostet mer enn planlagt. Prognosene fra første tertial i fjor viste at bygget kunne komme til å koste NMBU 16,5 millioner kroner mer enn planlagt i 2018. Da bygget sto klart, var den totale kostnaden 25 millioner kroner høyere enn planlagt.

Totalt måtte NMBU ut med 100 millioner kroner av egen lomme. Det betød en overskridelse på én tredjedel for universitetet. Bygget kostet 135 millioner kroner til slutt.

Risiko for overskridelser med dagens eiendomsstyring

Prosjektet var det største NMBU har styrt i egen regi. Ettersom et stort vedlikeholdsetterslep byr på flere store utfordringer enn TF-kvartalet i tiden som kommer, bestilte NMBU i fjor en internrevisjon som skulle evaluere hvordan universitetet styrer sine egne byggeprosjekter, går det fram av styrepapirene før neste styremøte ved universitetet.

Konsulentselskapet PWC konkluderer i rapporten med at det gjennomgripende er varierende forståelse for hvordan prosjekter skal organiseres og styres. Det er usikkerhet om hvem som har ansvar for hva, hvem som skal gjøre hva og når leveranser skal skje i NMBUs egne byggeproskjekter.

PWC slår videre fast at det ikke finnes noen plan som beskriver når ulike prosjekter skal styres de kommende årene og hva som kreves av penger og folk til å få det til.

«Dette medfører forhøyet risiko for ineffektivitet i styring og gjennomføring av prosjekter, noe som kan gi negative utslag på økonomi i prosjekter, ressursbehov, tidsriktig fremdrift og ferdigstillelse», heter det i en oppsummering av rapporten som er sendt universitetsstyret ved NMBU.

TF-kvartalet som sprakk med 25 millioner kroner er et av prosjektene som ble preget av manglene PWC har påpekt, eksemplifiserer revisjonsrapporten.

Anbefaler NMBU å lage budsjetter

PWC anbefaler NMBU å gjøre endringer i hvordan de styrer eiendomsprosjektene sine framover. En anbefaling er å peke ut prosjektledere, lage budsjetter, utrede bemanningsbehov og bestemme når prosjekter skal gjennomføres.

De anbefales også å lage et system som gjør at dokumentasjon på det som skal gjøres og er gjort blir lagret. PWC mener også at et nytt styringssystem må tre i kraft slik at prosjekter som inngår i den store campusplanen til NMBU også omfattes av systemet.

— Det høres ut som vi ikke har hatt noen budsjetter, men det har vi selvsagt hatt. De siste årene har universitetet satt av mer penger til oppgraderinger enn tidligere og det er gir større omsetning enn før, og vi følger opp dette med en mer omfattende prosjektmetodikk. Vi har sett for eksempel ved rehabilitering av TF-kvartalet at prosjektets omfang ikke ble låst i stor nok grad før prosjektet ble satt i gang, sier Kjersti Sørlie Rimer, avdelingsdirektør for eiendomsavdelingen ved NMBU.

— Hvorfor kostet TF-kvartalet mye mer enn planlagt?

— I detaljprosjekteringen i forkant påpekte brannrådgiver at man ikke trengte utvendige brannrømningsveier, men det viste seg senere at man trengte. Kommunen krevde i etterkant også åpen overvannshåndtering. Det ble et pent og flott anlegg, men det dro dessverre opp kostnadene. Underveis ble det besluttet å installere solceller på fasade og at man kunne rive vegger som feilaktig var tegnet som bærende vegger. Det påløp kostnader med disse endringene, forklarer Rimer.

Flere større vedlikeholdsprosjekter

I eiendomsavdelingen jobber nå flere ansatte med å forberede overtakelse av det nye bygget til Veterinærhøgskolen, som koster 7,5 milliarder. Men også vedlikeholdet av de rundt 150 andre byggene i NMBUs eiendom byr på store prosjekter.

— Mange av byggene er slitne. Av de store prosjektene de neste fem årene, vil oppgradering av KA-bygget som huser landskapsarkitekter koste rundt 100 millioner. I tillegg har vi budsjettert med ca. 50 millioner til plantefagmiljøene. Det går fort 20 millioner i prosjekter når mindre bygninger totalrehabiliteres.

— Og internrevisjonsrapporten mener dere ikke hadde god nok styring på dette?

— Vi er enige i revisjonsrapporten som sier at vi ikke hadde god nok prosjektmetodikk i prosessen fra ide til gjennomføring. I tillegg til et oppgraderingsbehov, har vi nå også utviklingsbehov. Det gjør at vi trenger god metodikk i de innledende fasene. Nå innfører vi Difis styringsmodell for prosjektene og skal sørge for god planleggingsfase før prosjektet starter.

Styreleder ved NMBU, Siri Hatlen, sier det ikke er naturlig å kommentere saker som skal opp i styret før etter styremøtet 31. januar.