Prosjektet for en forbedret administrasjon er avsluttet
23 prosjekter er gjennomført i programmet for organisasjonsutvikling ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Det hele avsluttes med seminar og ordskifte om hva som er en moderne og enkel administrasjon.
Publisert
Oppdatert
OBS! Denne artikkelen er mer enn tre år gammel, og kan inneholde utdatert informasjon.
I 2012 satte daværende ledelse ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) igang det såkalte OU-programmet (organisasjonsutvikling).
Programmet skulle få administrasjonen ved høgskolen til å jobbe smartere og mer effektivt slik at størst mulig del av ressursene skulle bli benyttet til kjernevirksomhet og ikke administrasjon.
Sluttrapport og seminar
Nå avsluttes programmet og to av programlederne, Anka Ødegaardshaugen og Jenny Nornes, kan gjøre opp regnskap. Og som avslutning på det treårige prosjektet inviterer de til seminar og panelsamtaler førstkommende mandag.
160 personer har allerede meldt seg på for å høre blant andre økonomiprofessor Åge Johnsen, IKT-direktør i Nav og tidligere direktør ved HiOA, Torbjørn Larsen, rektor Curt Rice og leder av OU-programmet, Jenny Nornes, som skal si sitt om en framtidig moderne administrasjon ved universiteter og høgskoler.
Professor Åse Gornitzka ved Institutt for statsvitenskap på Universitet i Oslo (UiO) som er opptatt av at tallet på administrativt tilsatte har økt i akademia siden 1990-tallet, kommer også.
Se seminarprogram her: Administrasjon for framtida - nytt, enkelt og bedre?
100 forslag til bedring
100 forslag fra institutter, fakulteter og tilsatte til forbedringer, ble gruppert sammen til 23 større prosjekter som er gjennomført av OU-programmet.
Mye handler om digitalisering av administrative oppgaver: elektronisk refusjon av utlegg, elektronisk registrering av arbeidstid, digital arbeidsflyt og innføring av det digitale saksbehandlersystemet Public360 og pilotprosjekt på digital eksamen blant annet. I tillegg er budsjett og plan-prosessen endret og det samme med en god del økonomirapportering.
Ødegaardshaugen og Nornes forteller at man har innført en rekke konkrete forenklinger og systemer, blant annet gått gjennom timelærerkontraktene som er redusert fra 17 ulike til tre standardkontrakter som er juridisk korrekte. Digitale innkjøp ved høgskolen har økt fra 18 til 41 prosent gjennom prosjektet og digital arbeidsflyt har overflødiggjort 10.000 papirark i året.
(Se prosjektliste nederst i saken).
— I tillegg til de 23 større prosjektene har vi gjort andre oppgaver også, blant annet på leder- og organisasjons- og teamutvikling, både i fellesadministrasjonen og på fakultetene, sier Nornes.
Prosjektkultur
— Og hva er de viktigste resultatene?
— På et overordna nivå så har vi fått inn en prosjektkultur - og samarbeid på tvers. Vi har bedrevet tilpasset opplæring og utdannet prosjektledere gjennom praksis. Det har vært gøy, sier Nornes.
— Og vi har opprettet en tjenesteforvaltningsmodell, sier hun. Og de som er usikre på hva det innebærer kan lese mer om modellen her.
Administrasjonen øker
Året før OU-programmet ble satt i gang hadde Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus fusjonert - uten at noen, verken faglige eller administrativt tilsatte skulle bli overtallige. Resultatet ble en relativt stor administrasjon.
— Men har det blitt færre administrativt tilsatte ved høgskolen relativt sett?
— Målet med OU-programmet var ikke at det skulle bli færre administrativt tilsatte. Derimot ble det i oppstarten av programmet formulert at studenttallet ved HiOA skulle økes uten at antall administrativt tilsatte økte, sier Nornes.
Daværende assisterende høgskoledirektør Larsen (bildet over) tok før han sluttet bladet fra munnen viste et regnestykke som sa at HiOA har mellom 120-200 flere administrative årsverk enn gjennomsnittet ellers i sektoren.
Les også:
Strevsomt første år
Det første året med OU-programmet ble ganske turbulent og strevsomt da nesten samtlige av de sentrale medarbeiderne som var en del av programmet sluttet og fikk nye jobber utenfor høgskolen.
I august 2013 ansatte nettopp Torbjørn Larsen, prosjektleder Jenny Nornes til å lede programmet. Hun kom fra et tilsvarende prosjekt ved Universitetet i Oslo der man skulle effektivisere administrasjonen med 10-30 prosent. Og på UiO skjedde ikke det uten støy. I OU-programmet på høgskolen har det gått stillere for seg. Ihvertfall utad.
— Vi i OU-programmet har ikke gjort noen ting uten at forespørslene har kommet inn fra de enkelte enhetene på HiOA. Dette har ikke vært noe ovenfra og ned-prosjekt, sier Anka Ødegaardshaugen som var Nornes’ vikar da hun var ute i foreldrepermisjon etter sommeren 2015. Ødegaardshaugen fikk derfor ansvaret for innspurten og avslutningen av programmet.
— Hva er det verste som kan skje når programmet nå avsluttes?
— At den investeringen som har blitt gjort av alle medarbeidere, og på tvers av organisasjonen, ikke blir tatt på alvor og at man lar være å utnytte det handlingsrommet for utvikling i administrative tjenester som det nå er lagt rette for, sier Nornes bestemt.
— Modell for tjenesteforvaltning vil kunne bidra til at kontinuiteten ivaretas på virksomhetsstyringsnivå. Det er mange som er engasjert på tvers av hele organisasjonen i dag, og som motiveres av å gi bedre brukeropplevelser i våre administrative tjenester, så vel som å få til en enklere og mer effektiv arbeidshverdag. Det vil være synd dersom man ikke utnytter det potensialet som ligger i den motivasjonen, mener hun.
Professor-rekruttering
— Et av de aller første prosjektene Khrono skrev om var rekruttering av vitenskapelig tilsatte som skulle bli raskere gjennomført, men går tilsettingsprosessen noe raskere nå egentlig?
— I oppfølging av arbeidet er det viktig at linjeorganisasjonen evaluerer de forbedringene som er gjennomført, sier Ødegaardshaugen. Ingen av prosjektene er evaluert ennå.
Les også: Kunsten å ansette en professor
Det har vært tre store utfordringer ved prosjektene i programmet som de to trekker fram:
- Å la folk få frigjort tid til å delta i prosjektene
- IT-ressursene er begrenset - de har gjort store forsøk på å prioritere ressursene.
- Forståelsene for prosjektene og ta ut gevinster i linjen.
— Det har vært lav forståelse for hvor ansvaret har ligget, mener de to.
— Hvis prosjektlederen ligger våken om natta, skal også prosjekteier gjøre det samme, slik har det ikke bestandig vært, sier Jenny Nornes.
Mange parallelle prosjekter
På et tidspunkt 2014/2015 pågikk det fem større parallelle organisasjonsprosjekter ved HiOA, og ikke alle syntes det var like enkelt å skille på hva som var hva.
- Underveisevalueringen (NIFUs evaluering av organisering, styring og ledelse)
- Fornyelse av studieadministrasjonen
- eCampus
- Strategisk campusutvikling
- OU-programmet (organisasjonsutvikling)
Og ikke før er OU-prosjektet og noen av de andre er avsluttet, så settes det igang et nytt. Dagens ledelse med rektor Curt Rice i spissen vil frigjøre ressurser til universitetssatsingen, digitalisering og internasjonalisering, uten at administrasjonen ved høgskolen vokser.
— Målet er å finne ressurser til disse prosjektene innenfor dagens administrasjon, sier Rice, som har utlyst anbudsrunde til eksterne konsulenter som skal gå gjennom administrasjonen på HiOA våren 2016.
Les også: Administrasjoner legges under lupen
Her er oversikt over prosjektene som er gjennomført av OU-programmet:
Område | Prosjekt | Start | Slutt | Beskrivelse |
HR | Timelærer | 2012 Q1 | 2015 Q1 | Prosjektet har utarbeidet felles rutiner og kontraktsmaler for ansettelse av timelærere ved HiOA. Formålet har vært å effektivisere, forbedre relevante prosesser, redusere ressursbruk og skape en bedre brukeropplevelse. Gjennom felles malverk og rutiner fremstår HiOA som en mer profesjonell og enhetlig arbeidsgiver. Har redusert antall involverte i prosessen. |
HR | Sensor-admin. | 2014 Q4 | 2015 Q4 | Prosjektet har etablert felles skjema og rutiner for sensoradministrasjon. Redusert fra 17 til 8 trinn i arbeidsprosessen. Reduser fra 3 til 1 skjema for 2650 oppdrag per år. Kuttet fra 5 til 2 signaturer per oppdrag. Plan for hel digital arbeidsflyt kutter om lag 10 000 ark per år. |
EA | Under-visnings- | 2012 Q3 | 2015 Q4 | Prosjektet så på bruk, forvalting og videreutvikling av undervisningsrom ved høgskolen. I prosjektperioden ble et titalls undervisningsrom oppgradert eller bygget. I tillegg ble det utviklet og bygget en del prototyper som muliggjør nye læringsformer og tilfredsstiller nye behov. Gevinster: sluttrapport under utarbeidelse. |
EA | Posten | 2012 Q4 | 2013 Q2 | Prosjektet hadde som formål å forbedre internposttjenesten blant ved å utvikle et nytt adresseringssystem. I tillegg skulle det eksisterende logistikk systemet effektiviseres, forenkles og forbedres. |
SDI | Digital arbeidsflyt | 2012 Q4 | 2015 Q4 | Prosjektet etablerte verktøy og prosesser som sikret god dokumentforvaltning og saksbehandling ved HiOA. Prosjektet innførte saksbehandlingssystemet Public360. Dokumentforvaltning er forenklet på tvers av enhetene, gjennom en skybasert sharepointløsning Høgskolestyret og andre utvalgs arbeidsprosesser er forbedret gjennom enklere rutiner, bedre sporbarhet og dokumentasjon, besparing i arbeidstimer for utvalgssekretærer (1/2 – 2 dagsverk pr møte). Papirbasert arbeidsprosess er fjernet og digitalisert. Elektronisk arbeidsflyt reduserer behovet for enkelte typer møter og effektiviserer korrespondansen. Tydeligere og digital arbeidsflyt har forenklet arbeidsprosessene, skapt mer gjennomsiktighet og forenklet godkjenningsrutiner. |
SK | Grafiske tjenester | 2012 Q4 | 2013 Q4 | Det ble utviklet nye grafiske maler og gjennomført opplæring i design blant kommunikasjonsrådgiverne ved fakultetene. Det ble også utarbeidet sjekklister for bestilling av grafisk materiale, en OTRS-løsning for henvendelser og maler for selvbetjening. |
ØK | BtB, del 2: Behov | 2013 Q2 | 2015 Q4 | Prosjektet behov til betaling, BtB, jobbet med forbedring av HiOAs bestillingsrutiner. E-handelen ved HiOA økte fra 18% til 41% per november. |
HR | HiOA start | 2013 Q3 | 2014 Q4 | Prosjektet utviklet en standardisert prosess og gode rutiner for mottak av nye tilsatte ved HiOA. Det ble utviklet og innført et standardisert mottaksapparat som sikrer at nytilsatte får en enklere og bedre start ved HiOA. Det er produsert engelske nettsider for utenlandske ansatte. |
EA | Møterom | 2013 Q3 | 2015 Q1 | Prosjektet ga en samlet oversikt over bruken av, tilstanden og utrustningen til alle møterom ved HiOA. I løpet av prosjektperioden ble over 100 møterom utbedret og/eller oppgradert. Prosjektet har også gjort det enklere for brukere å vite hva som er av utstyr i møterom når man booker rom. |
STU | Pilotering av | 2013 Q4 | 2014 Q3 | Prosjektet piloterte ulike løsninger for gjennomføring av digitale eksamener, prøvde nye vurderingsformer og teste administrative og faglige prosesser som ligger til grunn for gjennomføring av digitale eksamener. Det ble gjennomført syv vellykkede digitale eksamener på tre fakulteter med to ulike eksamensløsninger, på HiOAs egne datamaskiner og studentenes medbrakte. Til sammen deltok over 250 studenter på eksamen. Prosjektet bidro til mange nye læringspunkt |
HR | E-HR | 2015 Q2 | 2016 Q3 | Prosjektet er fremdeles aktivt og handler om å innføre digitale løsninger innen HR-området som skal gjøre hverdagen enklere for den enkelte tilsatte, HR-medarbeidere og ledere. Prosjektet skal utvikle bedre datagrunnlag innen personalforvaltning. Per i dag er det innført digital refusjon av reiseregninger, refusjon av utlegg og registrering av arbeidstid. |
STU | Student- | 2013 Q2 | 2014 Q4 | Prosjektet strukturerte og forbedret arbeidet med veiledning til studenter og bygget opp et helhetlig tilbud ved HiOA. Det ble etablert en digital bookingløsning. Mer tid brukes nå til selve veiledningen, mindre tid på administrasjon. Dette gir mulighet for å veilede flere studenter uten å bruke mer tid, og studenter kommer raskere frem til riktig veiledningstilbud. |
SK | Nett- | 2013 Q3 | 2014 Q1 | Dette prosjektet kartla alle arbeidsoppgaver, -prosesser, forventninger og ambisjoner for digital kommunikasjon ved HiOA. Oversikten som ble utarbeidet brukes for å prioritere arbeidet i avdeling SK. |
ØK | Årshjul (del | 2013 Q4 | 2015 Q2 | Prosjektet utviklet et årshjul som tar for seg og synliggjør viktige milepæler, faser, styringsprosesser og aktiviteter. Dette verktøyet har bidratt til en forbedring av beslutningsprosesser ved HiOA. |
STU | Alumni | 2014 Q1 | 2014 Q4 | Prosjektet utviklet sammen med fakultetene en modell for organisering av alumniarbeid ved HiOA. Alumninettverk gir tidligere studenter sterkere tilknytning til HiOA, HiOA øker rekruttering til EVU-tilbud, alumniordningen gjør det lettere å koble arbeidssøkere fra HiOA og potensielle arbeidsgivere. |
ØK | Digitale | 2014 Q2 | 2015 Q1 | Prosjektet digitaliserte registering og refusjon av utlegg. Den papirbaserte prosessen ble erstattet av en heldigital løsning. Refusjonsprosessen er nå mer effektiv, mindre tidkrevende og ressurser er spart. |
ØK | B2B del1, | 2013 Q2 | 2014 Q4 | Anbudsprosjektet utviklet nye rutiner og løsninger for innkjøp av varer og tjenester. Formålet var å forenkle innkjøpsprosessen, forbedre kunnskapen omkring innkjøp ved HiOA og forbedre etterlevelsen av relevanteregelverk og avtaler. |
EA | BIE | 2014 Q3 | 2015 Q4 | Innført ny og felles brukerstøtte for alle eiendoms- og driftsrelaterte tjenester. Innføring av felles OTRS. Mer effektiv og oversiktlig drift etter samordning og digitalisering av tjenesten. Tjenestene er mer robuste og personuavhengige, felles førstelinje. Sentralbordtjenesten er redefinert. |
HiOA | Modell for | 2014 Q3 | Pågående | Prosjektet er ansvarlig for å innføre en virksomhetsstyringsmodell for kvalitet og effektivitet i HiOAs administrative tjenester. Prosjektet har etablert en matrisebasert struktur og prosesser for styring, koordinering og prioritering av administrative tjenester og tilknyttede prosjekter ved HiOA. 12 tjenester er etablert og 11 igangsatt. Rammeverket for Modell for tjenesteforvaltning er innført og på vei over i en operativ fase. |
ØK | Plan- og budsjett | 2014 Q3 | 2015 Q2 | Prosjektet har gitt bedre kvalitet og informasjon vedr. beslutningsstøtte og styringsinformasjon. Prosessene er tydeligere og mer forutsigbare enn tidligere, de fremmer samhandling på tvers av organisasjonen og fremmer bedre beslutninger. |
HR | Maksdato | 2014 Q4 | 2015 Q3 | Prosjektet etablerte en håndterbar og tydelig rutine for registrering og rapportering av sykefravær utover ett års sykdom. Den nye rutinen er tidsbesparende, sikrer likebehandling, bedre ivaretakelse av den sykemeldte og reduserer feilutbetalinger. |
ØK | Kalkulatoren (Økonomiske analyser) | 2013 Q3 | 2015 Q1 | Prosjektet utviklet et verktøy som på en enkel og oversiktlig måte kan beregne inntekter og kostnadene knyttet til etablering av nye undervisningstilbud. Kalkulatoren gir økt kvalitet i styring av ressurser ved etablering eller endring av studietilbud. Kalkulatoren gir også aktuelle tilsatte bedre kompetanse om kostnadsdrivere. |
ØK | Økonomi-rapportering |
|
| Prosjektet ble flyttet inn i prosjektet Plan- og budsjett, og leverte forenklede rapport-maler. |
Logg inn med en Google-konto, eller ved å opprette en Commento-konto gjennom å trykke på Login under. (Det kan være behov for å oppdatere siden når man logger inn første gang)
Vi modererer debatten i etterkant og alle innlegg må signeres med fullt navn. Se Khronos debattregler her. God debatt!