Avsluttet samarbeidet med leverandør av nytt system for saksbehandling

Mandag bestemte de 21 institusjonene som samarbeider om nytt saksbehandlingssystem i universitets- og høgskolesektoren seg for å avslutte avtalen med Sopra Steria om levering av nytt saksbehandlingssystem for sektoren.

Kontrakten med Sopra Steria hadde en ramme 430 millioner kroner, fikk Khrono opplyst høsten 2021. Rammen inkluderer også drift og lisenskostnader i en tiårsperiode.

Onsdag opplyses det at prosjektet har betalt Sopra Steria 43 millioner kroner så langt i påløpt kontraktskostnad.

I tillegg kommer kostnader knyttet til selve sektorprosjektet på 92 millioner kroner. Mesteparten av dette, 52 millioner, er kostnader til frikjøp av interne ressurser ved institusjonene og Sikt.

Totalt har altså prosjektet kostet 135 millioner kroner.

— Vår vurdering er at det er mest ansvarlig å sette sluttstrek her. Fra høsten 2023 har usikkerheten økt, spesielt om funksjonaliteten og kvaliteten i løsningen blir god nok for brukerne. Det har også vært store forsinkelser i utviklingsarbeidet, sier direktør Lars Atle Holm ved NMBU, som er leder for eiergruppen, i en pressemelding.

Systemet skulle etter planen først rulles ut ved Norges største universitet, NTNU.

– Dette har vært en vanskelig beslutning, siden vi hadde høye ambisjoner og NTNU har investert mye i å få prosjektet til å lykkes. Det har imidlertid blinket varsellamper i over ett år, og det har ikke vist seg mulig å redusere usikkerhet og risiko forbundet med prosjektet tilstrekkelig til at det er forsvarlig å videreføre, sier NTNU-direktør Bjørn Haugstad i en melding på universitetets interne nettsider som Khrono har fått tilsendt.

Risikoen ble ansett som for høy

I den interne meldingen sier Haugstad at testrundene de har gjennomført har skapt økende tvil om den nye løsningen.

– Hensynet til brukerne har spilt en viktig rolle i vår vurdering. Det verste vi kunne ha gjort var å slippe løs et stort, virksomhetskritisk system som ikke dekket behovene til våre ansatte og studenter. Det er en risiko for at løsningen ville blitt oppfattet som en hemsko i hverdagen, sier Haugstad. 

I meldingen begrunnes avgjørelsen om å avslutte samarbeidet med at «den samlede risikoen med å videreføre utviklingsprosjektet ansees å være for høy. Det er usikkerhet om løsningen vil dekke behovene til saksbehandling og bevaring av dokumenter godt nok. Mye teknisk og funksjonsmessig utvikling gjenstår.»

I tillegg kommer forsinkelser og krøll. UH Sak, som er samlebetegnelsen de 21 går under, og Sopra Steria ble etter tidligere forsinkelser enige om et forlik hvor systemet skulle være klart til innføring våren 2024. 

Så ble dette utsatt til høsten 2024 av leverandøren, før leverandøren til slutt ga beskjed om at det ikke ville være klart til innføring før tidligst våren 2025.

Systemet skulle opprinnelig innfases ved NTNU i januar 2023, med gradvis innføring hos de øvrige institusjonene utover i 2023 og 2024.

— Respekterer kundens valg

Sopra Steria kommenterer beslutningen om å avslutte samarbeidet med dem slik:

— Kunden har akseptert løsningen dit den har kommet i dag. Kunden har nå etter en helhetsvurdering besluttet å ikke gå videre med prosjektet. Vi respekterer kundens valg, selv om vi hadde sett frem til å implementere prosjektet og bidra med fornyelse på området saksbehandling og dokumentasjon i sektoren, skriver Kristin Blix-Elton, markeds- og kommunikasjonsdirektør i Sopra Steria, i en e-post til Khrono. 

— Nå som kunden har valgt å avbestille vil vi gå i dialog vedrørerende avslutning av avtalen. Vi har en god dialog med kunden og henviser til UH Sak for videre kommentarer.

Varslet ekstern gjennomgang

Under et styremøte tidligere i vår ga NTNU-direktør Haugstad beskjed til sitt styre om at de mente dette er mislighold av kontrakten, og varslet at de ville gjøre en egen gjennomgang av systemet. 

— Jeg hadde et møte med toppsjefen i Sopra Steria, der jeg ga beskjed om at at vi vil lykkes, men at vi mener de har misligholdt kontrakten. Vi må få en betryggende bekreftelse på at prosjektet vil lykkes, og at leverandøren står inne for sine forpliktelser. Får vi ikke det, er alternativet å avslutte prosjektet, sa Haugstad under styremøtet.

Direktøren sa den gang at de stadige forsinkelsene er krevende for universitetet, særlig av to årsaker:

— De stadige forsinkelsene tærer på organisasjonen, og tilliten til at leverandøren faktisk makter å levere i henhold til spesifikasjonene og kontrakten faller, sa han og la til:

— Så vil nok leverandøren si at 21 institusjoner med ulike detaljønsker er en vanskelig kundecocktail.

Men selv om det er kroken på døren for samarbeidet med Sopra Steria, er det ikke slutten på sektorsamarbeidet i Norge, skal en tro pressemeldingen.

— Sektoren vil fortsatt samarbeide om fellesløsninger, og vi tar med oss mye bra grunnlagsarbeid som institusjonene kan bygge videre på i framtidig arbeid med saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning, sier Roar Tobro, leder av styringsgruppen for UH Sak i pressemeldingen.

Arbeidet med nytt saksbehandlingssystem startet i BOTT-samarbeidet, og ble etter hvert utvidet ved at Sikt kom inn på vegne av de 17 øvrige institusjonene i universitets- og høgskolesektoren som var med i UH Sak.

Mislykkede samarbeid

Dette er ikke første gang landets universiteter og høgskoler trøbler i møte med nye IT-systemer.

Da NTNU som fjerde universitet skulle innføre det nye økonomisystemet fra Direktoratet for økonomiforvaltning ble det satt beredskap. I sin risikomatrise før innføringen anså de at det var høy sannsynlighet for følgende og at konsekvensen av dette vil være stor:

• «For høy belastning på ressurspersoner/arbeidsbelastning og fravær av nøkkelpersoner»
• «Overlevering til linjen går ikke bra, prosjektaktiviteter blir ikke fullført, nøkkelpersoner forsvinner og kunnskap mistes noe som kan påvirke prosjektresultatet og i større et NTNU»
• «Motstand i organisasjonen mot nye DFØ-løsninger grunnet oppslag i media, innsikt i løsninger eller manglende sponsorat blant ledere eller nøkkelpersoner»

Nå gikk det bra ved NTNU den gangen, kanskje mye takket være krøllet de tre foregående universitetene hadde vært gjennom:

Ved Universitetet i Bergen klarte de ikke å utbetale lønnen til personer på kontrakt eller engasjement, og bestillingssystemet hadde så store mangler at ansatte skal ha blitt sykemeldte.

Også i Oslo gikk folk i månedsvis uten å få utbetalt lønn, og da det et års tid senere var Universitetet i Tromsø sin tur til å innføre systemet, ble det også der meldt om en del rusk i maskineriet.

I tillegg kommer det nye nasjonale vitenarkivet som etter planen skulle vært oppe og gå i 2020. Det er nå utsatt til høsten 2024, og prislappen har passert 100 millioner kroner.

Endringslogg: Saken er oppdatert onsdag 26. juni, klokken 14:42 med bakgrunnsinformasjon om UH Sak og andre IT-samarbeid, klokken 15:16 med informasjon om hva prosjektet har kostet så langt og klokken 15:46 med kommentarer fra Sopra Steria.