Jeg vet ikke hvor mange timer folk har tilbrakt de siste årene med å diskutere hvordan vi skal jobbe på en mer effektiv måte, skriver Jenny Graver. Foto: David Engmo
Jeg vet ikke hvor mange timer folk har tilbrakt de siste årene med å diskutere hvordan vi skal jobbe på en mer effektiv måte, skriver Jenny Graver. Foto: David Engmo

Avbyråkratiseringens paradokser

Effektivisering. Å gå år etter år og høre at vi skal avbyråkratiseres og effektiviseres har en personlig kostnad som fort kan bli for stor, skriver rådgiver Jenny Graver ved Universitetet i Oslo.

Publisert

Det heter i den nye regjeringserklæringen at «offentlig sektor fortsatt [må] vise omstillingsevne og -vilje». Et av regjeringens tiltak for å oppnå dette, har siden 2015 vært den såkalte avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen (ABE-reformen), som består av årlige, flate kutt i budsjettene til statlige virksomheter.

Ifølge regjeringserklæringen skal ABE-reformen videreføres, og det gis et løfte om at reformen skal «målrettes bedre for å oppnå målene om avbyråkratisering og effektivisering». Reformen slik den har fungert hittil, har noen paradoksale utslag ved universitetene: De administrative oppgavene blir ikke redusert parallelt med budsjettkuttene. Det vil vise seg om bedre målretting av reformen kan hjelpe på dette.

For universitetet ligger digitalisering på mange administrative felt fortsatt et stykke frem i tid, og er og vil være et resultat av tid- og ressurskrevende prosesser. ABE-kuttene har ikke ventet på digitaliseringsprosessene.
Jenny Graver
Forskningsrådgiver, Det juridiske fakultet, Universitetet i Oslo

Digitalisering trekkes gjerne frem som et av de viktigste tiltakene for en smidig og effektiv offentlig sektor. For universitetet ligger digitalisering på mange administrative felt fortsatt et stykke frem i tid, og er og vil være et resultat av tid- og ressurskrevende prosesser. ABE-kuttene har ikke ventet på digitaliseringsprosessene.

Et annet, effektivt tiltak for avbyråkratisering vil være å redusere kravene til målstyring og rapportering. Færre årsplaner, strategier, rapporter, registreringer og utviklingsavtaler, og tilsvarende mindre grad av resultatbasert omfordeling av bevilgningene, vil frigjøre mye tid i administrasjonen, men en slik tillitsreform, som blant annet Tankesmien Agenda har tatt til orde for i offentlig sektor, har det så langt ikke vært noe tegn til.

Når rapporteringskravene ikke reduseres, digitaliseringen ligger en stund frem i tid, og kjernevirksomhetene forskning og undervisning samtidig skal skjermes, må de ansatte som er igjen i administrasjonen, jobbe bedre. Jeg vet ikke hvor mange timer folk har tilbrakt de siste årene med å diskutere hvordan vi skal jobbe på en mer effektiv måte. Disse diskusjonene har gjerne funnet sted som en del av formelt definerte prosjekter, med prosjektleder, styringsgruppe, målformuleringer, og så videre. Det er brukt mye tid på å utvikle prosjektmetodikk og på å lære opp folk i denne. Noe godt har det kommet ut av disse diskusjonene - vi samarbeider nå mer på tvers av både administrative fagfelt og fakultets- og instituttgrenser - men om det har vært verdt den tiden det har tatt, er et annet spørsmål.

Når basisbevilgningene kuttes, øker samtidig forventningene til at forskerne skal søke om eksterne forskningsmidler. Slike søknader, og de resulterende prosjektene, er til dels svært administrativt krevende. Det må være et mål å skjerme forskeren mest mulig for den administrative byrden ved prosjektene hennes.

Det er signaler i den nye regjeringserklæringen som tyder på at regjeringen innser det paradoksale i å kutte i administrasjonen samtidig som andelen ekstern finansiering skal øke: Det heter at regjeringen vil «forenkle byråkratiet rundt søknader om forskningsmidler». Dette er et pent løfte, men det er vanskelig å se hvordan det kan innfris på en måte som monner.

Norske politikere har lenge spilt inn til prosessen med forenkling av reglene i EUs rammeprogrammer for forskning og innovasjon. Noen forenklinger har det blitt, og kanskje blir det enda bedre når det niende rammeprogrammet Horisont Europa starter opp i 2021, men her er det naturligvis begrenset hva den norske regjeringen kan gjøre.

Forskningsrådet er midt i en stor omlegging av hele sitt system, fra søknadstyper og evalueringskriterier til det nettbaserte søknadssystemet. Jeg antar at det nye systemet til Forskningsrådet må få lov til å sette seg og kanskje også virke en stund før en vil sette i gang en forenklingsprosess, og før en kommer så langt, er antagelig regjeringsperioden omme. Ser vi bort fra de ulike finansiørene, er det uansett et faktum at søknader om forskningsmidler er bundet på hender og føtter av en mengde krav, lover og regler - statsstøtte- og MVA-regler, GDPR, Plan S, og så videre - og det virker usannsynlig at vi skal få noen forenkling av alle disse som merkes.

Der er også personlige kostnader ved ABE-reformen. Vi er mange i administrasjonen som brenner ikke bare for de fagene vi selv har studert og kanskje også forsket på, men som er sterkt engasjert i forskning som sådan, i akademia og forskningsfrihetens kår i samfunnet, og i universitetet som samfunnsinstitusjon. Å gå år etter år og høre at vi skal avbyråkratiseres og effektiviseres, og at utgiftene til vår yrkesgruppe må ned selv om arbeidsoppgavene våre ikke blir færre - det har en personlig kostnad som fort kan bli for stor.