Vil gi HiOA-administrasjonen en litt mildere slankemedisin

Konsulentselskapet Rambøll foreslår i rapporten som ble levert ledelsen ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) før sommeren 10 tiltak for å effektivisere administrasjonen, i første omgang innen områdene økonomi, HR og samfunnskontakt og kommunikasjon.

HiOA-ledelsen sa seg i hovedsak enig i Rambølls diagnose: Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har for stor administrasjon og har ikke klart å ta ut stordriftsfordeler etter fusjonen mellom Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus i 2011.

Årsakene er, ifølge Rambøll, for stor autonomi innad i enhetene og hos enkeltmedarbeidere, utydelig styring og ledelse, ingen entydig beslutningsstruktur, utydelig ansvarsfordeling av administrative oppgaver, at de enkelte funksjonene er organisert i «siloer» med liten samhandling mellom seg, ineffektive it-systemer, manglende oppfølging av utviklingsarbeid, ineffektiv møtekultur.

Les også: Fusjon uten synergieffekt kan gi stopp i ansettelser og prosjekter

Selv om HiOA-ledelsen er enig i hovedkonklusjonene i Rambøll-rapporten, var den mer usikker på medisinen Rambøll foreskrev i de 10 tiltakene. Der sto ansettelsesstopp øverst, foran prosjektstopp og blant annet innføring av en servicepartner-modell der en ansatt fra sentraladministrasjonen skulle plasseres på fakultet, men rapportere sentralt, populært kalt muldvarp-modellen.

Har møtt velvilje

Nå har fungerende direktør for organisasjon og virksomhetsstyring, Tore Hansen, gått gjennom Rambølls forslag sammen med direktørene for de berørte fagområdene, fakultetsdirektørene og administrativ leder for Senter for velferds- og arbeidslivsforskning (SVA).

Hansen sier at runden han har hatt i organisasjonen viser at det er vilje til å gjennomføre en god del av det Rambøll foreslo.

— Da vi først presenterte Rambølls forslag til tiltak for rektors ledergruppe og på et allmøte for de berørte delene av administrasjonen, møtte vi en del skepsis og jeg var redd for at vi ikke ville få gjennomført så mye. Nå synes jeg det virker som om det er vilje til å gjennomføre mye og at man ser behovet for å effektivisere. Det er stor enighet om hovedkonklusjonene i analysen Rambøll har kommet med, og om behovet for å frigjøre ressurser til kjernevirksomheten vår - utdanning og forskning, sier han.

Anbefaler stillingsfrys

Hansens anbefaling overfor rektor, som er den som skal ta beslutningen, er å innføre umiddelbar stillingsfrys for administrative stillinger innen HR og økonomi, i første omgang ut 2017. Målet er at 50 prosent av stillinger som blir ledige ikke erstattes. Han er nå i ferd med å lage et eget beslutningsnotat om dette tiltaket, og hans forslag er at stillingsstoppen innføres umiddelbart og i første omgang varer ut 2017.

Hansen viser til at HiOA har en gjennomsnittlig turnover på 6,5 prosent, og med i alt 784 administrative årsverk totalt på høgskolen skulle det tilsi at om lag 50 slutter hvert år.

— Overført på alle administrative ansatte ville målet vært at vi ikke erstatter mer enn 25 av disse, sier Hansen, som understreker at det i denne omgang kun gjelder de tre administrative områdene Rambøll har sett på.

— Det gir oss en anledning til å forbedre arbeidsprosessene, og det vil bli opp til dekaner og senterledere å få gjennomført tiltaket. Dette vil framgå av tildelingsbrevet til fakultetene på nyåret og bli fulgt opp i styringsdialogen, sier han.

Forslaget er dermed mindre omfattende enn det Rambøll foreslo.

— Det stemmer at Rambøll foreslo full stillingsstopp, men at det skulle vurderes i hvert tilfelle om nye skulle ansettes. Nå får vi et konkret målsetning å forholde oss til, og målet er at dette skal redusere veksten i administrasjonen og føre til mer effektive arbeidsprosesser, sier han.

Prosjektstopp vurderes

Som nummer to på Rambølls liste over anbefalte tiltak står prosjektstopp. Etter at direktørene har vurdert dette, er Hansens konklusjon at prosjektstopp, eller porteføljestyring som det også kalles, skal vurderes nærmere av Tjenesterådet. Dette rådet eksisterer allerede, men det skal få et nytt mandat, som et rådgivende organ som skal  bistå rektor  i koordinering og prioritering i utvikling av administrative tjenester.

Ifølge forslaget til mandat skal Tjenesterådet blant annet vurdere hvilke administrative utviklingsprosjekter HiOA skal igangsette og i hvilken rekkefølge prosjekter skal gjennomføres. Rådet ledes av ORV-direktøren, og består ellers av de sentrale fagdirektørene, fakultetsdirektørene og SVAs administrative leder. Hansen opplyser at prorektorene i prinsippet også kan delta, i kraft av at de har linjeansvar henholdsvis for FoU-avdelingen, studieavdelingen og læringssenter og bibliotek. 

Hansen forklarer at prosjektene det er snakk om er de som går på tvers av organisasjonen, ikke mindre prosjekter innenfor en avdeling.

— Tjenesterådet får en viktigere rolle, og kan bidra med et kvalitetssikringsarbeid før sakene kommer opp i rektors ledermøte. Det kan også få en funksjon i budsjettarbeidet, sier han.

Dropper servicepartner

Den omstridte servicepartner-modellen droppes, fordi den ifølge Hansen notat til rektor «møter tilnærmet unison motstand». Det er det mest upopulære av alle Rambølls forslag.

«Gitt at det er svært lav tillit til den tiltenkte effekten av tiltaket, virker det uklokt å skulle innføre det», skriver Hansen i notatet.

Et forslag om å sette av 3 prosent av budsjettet i hver funksjon til felles utviklingstiltak droppes også. Hensikten med dette var å få mer midler til strategiske utviklingstiltak og samtidig synliggjøre at utvikling koster penger, går det fram av notatet. Hansen forklarer at dette i praksis ble oppfattet som et sparetiltak, som ville kommet i tillegg til ordningen høgskolen har med at 3 prosent settes av til strategimidler. 

Resten av Rambølls tiltak foreslås helt eller delvis gjennomført. Blant annet skal det gjøres et arbeid for å standardisere administrative tjenester rundt om på høgskolene, og systemene som brukes skal gås kritisk gjennom.

Uavklart om direktørmakt

Et forslag fra Rambøll om å gi direktør for organisasjon og virksomhetsstyring, som er den stillingen Tore Hansen fungerer i, mer myndighet overfor administrasjonen på fakultetene og sentrene skal utredes videre, ifølge Hansens notat. Han sier der at innholdet i dette forslaget oppfattes svært ulikt og han mener derfor at det er prematurt å konkludere. Blant de uklare spørsmålene er hvor langt direktørens myndighet i så fall skal strekke seg og om direktøren skal ha instruksjonsmyndighet utenfor sitt område, som er økonomi, HR og samfunnskontakt/kommunikasjon.

— Dette må det bli opp til rektor selv å ta videre, sier Hansen.

Ser på resten av administrasjonen

Rambøll-rapporten dreier seg om effektivisering av administrasjonen på de tre områdene økonomi, HR og samfunnskontakt/administrasjon.

Frem mot jul skal Rambøll analysere også resten av administrasjonen, det vil si studieadministrasjonen, FoU-administrasjonen og Læringssenter og bibliotek i ett prosjekt, eiendom, IKT og dokumentasjon og informasjonsforvaltning i et annet prosjekt, og innkjøp i et tredje prosjekt. Også her er målet å finne ut hvilket potensiale det er for effektivisering.

Hansen sier at Rambøll i disse nye prosjektene ikke skal anbefale tiltak, slik konsulentselskapet gjorde i forrige runde.

— Vi ønsker at de skal presentere en katalog av tiltak for oss, men ikke komme med prioriterte anbefalinger, sier han.