Nye regler kan gi store bøter ved opptak av forelesninger

Europa har fått en ny forordning for personvern. I Norge trådte de omtalte reglene kalt GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft fra 20. juli 2018. Det som ikke er kjent er at forordningen kan stikke kjepper i hjulene for digitalisering av undervisning, ihvertfall den undervisningen der studentene deltar aktivt.

Trond Andresen er amanuensis på Institutt for teknisk kybernetikk på NTNU i Trondheim. Instituttet hans har i mange år vært i front på digitalisering av undervisningen. Andresen selv underviser i faget reguleringsteknikk, der han har 400 studenter.

— Jeg har i flere år gjort opptak av forelesningene som vi har lagret og gjort tilgjengelige for studentene våre, forteller Andresen, og han fortsetter:

— I tillegg har vi nå utviklet et indekssystem som gjør at studentene gjennom en pdf med stikkord, kan finne fram til akkurat det temaet de er interessert i. Alle mine 56 timer med forelesninger er organisert med stikkord og studentene kan ved å klikke på et av stikkordene komme akkurat til den dagen og det stedet og det minuttet i forelesning der jeg omtaler akkurat dette stikkordet.

— Veldig fornøyde studenter

Han forteller at instituttet hans får gode tilbakemeldinger fra studentene på dette opplegget.

— Studentene bruker det til repetisjon, men også til å høre ting de synes er vanskelig flere ganger. Samtidig kan de spole raskt over det de synes er lettere, trekker Andresen fram.

Instituttet hans har satset såpass at de nå har ansatt tre video-assistenter som jobber med tilrettelegging av ulike videoopptak som gjøres i læringsøyemed.

— Vi lager også opptak av kollokvier, gjesteforelesninger, mindre forelesningsrekker og planlegger også disputaser. Alt publiseres i en egen youtube-kanal som bare er tilgjengelig for de aktuelle ansatte og studenter, forklarer Andresen.

Men så kom GDPR....

EU-regelverk som blir omtalt som GDPR (General Data Protection Regulation) ble innført i EU 25. mai 2018. Norge sluttet seg til forordningen med virkning fra 20. juli.

NTNU eksempelvis har lagt opp til at det gjøres automatiske opptak av en rekke store forelesninger. Disse opptakene kan nå være i fare.

— Man kan ikke legge opp til at disse opptakene skal redigeres i etterkant. Da må NTNUs medieseksjon ha 50 nye medarbeidere som bare jobber med dette, mener Andresen.

Khrono finner bare generelle åpne retningslinjene for NTNU, men for å sitere retningslinjene ved Universitetet i Oslo: Hvis man gjør opptak der bare foreleser deltar og synes er det bare å fortsette som i dag. Men:

«Om opptakssituasjonen er slik at alle i rommet kan bli ein del av opptaket, anten ved stemme, bilde eller begge deler, må du ha samtykke frå alle deltakarane. Om det er éin person som ikkje gir samtykke, kan ikkje opptaket gjennomførast. Om mogleg, informer deltakarane om kvar i rommet kameraet vil filme slik at dei har moglegheita til å setje seg utanfor opptaksområdet.»

Forelesninger med aktive studenter

Og her kommer de nye utfordringene for Trond Andresen inn i bildet.

— Jeg har studentaktive forelesninger. Altså forelesninger der det er dialog med studenter og der de også av og til er oppe på podiet. Dette byr nå på vanskeligheter har jeg fått beskjed om fra jurist hos oss. Hvis en student sier nei til opptak må jeg enten stoppe opptaket hver gang den studenten stiller spørsmål, eller jeg må droppe å ta opptak av forelesning og publisere denne, sier Andresen.

Datatilsynet: Burde ikke overraske

Guro Skåltveit er kommunikasjonsrådgiver i Datatilsynet. Hun mener at de nye reglene i kjølvannet av GDPR-regelverket ikke bør komme overraskende på virksomheter i Norge.

— Det er lenge siden forordningen ble vedtatt i EU og det er lenge siden vi begynte å informere om regelverket og konsekvensene. Retningslinjene trådte i kraft i Norge 20. juli og fra da av skal alle ha nødvendige rutiner på plass. Det er ikke slik at man nå skal prøve å finne løsninger. Utfordringer rundt forordningen må være løst i virksomheten nå, slår Skåltveit fast.

— Man risikerer opp til 20 millioner euro i bøter ved brudd?

— Det kommer selvsagt blant annet an på hvilke bestemmelser som brytes og alvorlighetsgraden, men i aller ytterste konsekvens kan brudd på personvernforordningen medføre administrative bøter til en virksomhet på opptil 20 millioner euro, eller bøter på opptil 4 prosent av den samlede globale årsomsetningen, der det høyeste beløpet blir benyttet, forklarer hun.

Hun understreker at dette er i de mest ekstreme tilfellene, og den type situasjoner som videoopptak av forelesninger selvsagt ikke vil utløse slike reaksjoner.

— Men det som er nytt er at vi har fått mye større «muskler» bak kravene på personvern. Mens bøtene tidligere knapt merkes av de som brøt regelverket, så har vi nå mulighet til ilegge bøter som vil svi mer, også for litt større virksomheter, sier Skåltveit.

— Bra studentene blir ivaretatt

— Flere forelesere vi har snakket med opplever de nye personvernreglene som ekstremt byråkratiske, og at de vil være til hinder for tilrettelegging og digitalisering som jo oppleves som et gode av mange studentene?

— Jeg må si at jeg synes det er bra at vi har et regelverk som tar vare på studentenes personvern. Og at jeg personlig synes det er litt gammeldags hvis noen oppfatter det som byråkratisk. Hvis det gjøres opptak i situasjoner der studentene er aktive og stemmene kommer med på opptaket bør man ha samtykke før materialet publiseres på nett åpent tilgjengelige, eventuelt kan dette løses på alternative måter ved for eksempel å la studentene stille spørsmål etterpå eller «mute» opptaket når det stilles spørsmål, understreker Skåltveit, og hun legger til:

— Det er jo også slik at hvis studentene bli redde for å stille dumme spørsmål i en forelesning hvis alt legges ut, og konsekvensen blir færre aktive studenter i forelesninger og undervisning, og det er jo heller ikke heldig.

— Litt sjokkskadd og litt panikk

Andresen ønsker seg en mulighet der studentene i forkant gjennom blackboard, NTNUs læringssystem, kan få beskjed om at det gjøres opptak av forelesninger, og hvis studentene synes dette er vanskelig skal de henvende seg til faglærer ved semesterstart.

— Så kan vi innføre rutiner for studentene som gjør at de blir holdt utenfor opptakssonen, ved at de blir informert om hvor kameraet står, foreslår Andresen.

Trond Andresen forteller at på NTNU har de laget noe han opplever som brannslokningsløsninger.

— Det lyser en rød lampe på kateteret som signaliserer at opptak pågår, og det er satt opp noen plakater, sier han og fortsetter:

— Slik jeg oppfatter det har man blitt litt sjokkskadd og fått litt panikk. I systemet ligger det jo trusler om bøter opp til 4 prosent av bedriftens omsetning. 4 prosent av budsjettet til NTNU er godt over 350 millioner kroner, men det skal være en øvre grense satt til 20 millioner euro, eller nesten 200 millioner norske kroner, sier Andresen.

Andresen trekker fram at de nye EU-reglene har fått mange utilsiktede konsekvenser, for ham er konsekvensene for digitalisering av undervsining han er særdeles oppgitt over skal bli rammet av disse nye retningslinjene.

— De har sittet i Brussel og vedtatt en masse regler som de ikke har ant rekkevidden av. Jeg tror bare vi har sett starten på problemene og byråkratiseringen GDPR-forordningen vil medføre for vår arbeidshverdag, sier Andresen.

Kjeldstad, NTNU: — Håper på løsninger som ikke hindrer opptak

Berit Kjeldstad er leder for avdeling for utdanningskvalitet på NTNU. Hun har også ansvaret for multimediaavdelingen på NTNU som står for en del av det praktiske arbeidet rundt digitalisering av forelesninger og undervisning.

— Jeg kjenner ikke alle våre tiltak i detalj, men jeg vet at vi har gjennomført mange tiltak som handler om å informere studentene om at opptak pågår. Det er satt opp plakater og det lyser røde lamper når opptaket begynner for å signalisere opptak pågår, forklarer Kjeldstad.

Hun legger til at de automatiserte opptakene er satt opp i de største auditoriene der forelesninger og undervisning i stor grad foregår ved at faglærer formidler stoffet, og der det i liten grad er studentaktiv deltakelse.

— Det vil jo være svært synd hvis den nye forordningen skulle sette en stopper for tiltak som jo er satt i gang for å gi bedre utdanningskvalitet til studentene, og vi vet at disse opptakene av forelesninger er veldig populære og brukes mye av studentene, sier Kjeldstad.

Hun trekker fram at disse problemstillingene jo må være ganske like landet rundt, og hun håper man kan få etablert et samarbeid på tvers av institusjonene.

— Sammen kan vi kanskje finne fram til et en pakke med tiltak som gjør at man følger regelverket samtidig som det blir praktisk mulig å gjennomføre disse opptakene til det beste for studentene, sier Kjeldstad.

UiT: Jobber med systemene rundt opptakene

Ingvild Stock-Jørgensen, er jurist og informasjonssikkerhetsrådgiver i avdeling for IT på UiT Norges arktiske universitet.

Hun forteller i ene post til Khrono at generelt sett er det slik på UiT for automatiserte forelesningsopptak at fokus for opptaket skal være på foreleser, og ikke på studentene.

Hun beskriver videre at for de fleste tilfeller vil det kun være en mikrofon tilgjengelig (forelesers) og studenters spørsmål vil ikke fanges opp direkte (men foreleser oppfordres til å gjenta spørsmålet slik at det kommer med på opptaket). I noen tilfeller kan det finnes mikrofoner som studenter kan benytte når de stiller spørsmål, men hvis det er noen som ikke ønsker å komme med på opptaket så vil løsningen være å unnlate å bruke mikrofonen/mute den, fremfor å stoppe opptaket som sådan. Så kan heller foreleser gjenta spørsmålet før vedkommende svarer.

Stock-Jørgensen forteller også at det finnes en pause/stopp-knapp tilknyttet det automatiserte opptaksutstyret, slik at foreleser har mulighet til å pause eller avslutte opptaket underveis.

— Det kan derfor ikke utelukkes at noen forelesere velger en løsning hvor de pauser opptaket mens spørsmål stilles. Imidlertid er ikke dette et tiltak vi gjennom risikovurderingen av opptaksløsningen har vurdert som nødvendig, skriver hun.

Og hun legger til:

— Vi har et klart fokus på problemstillinger knyttet til forelesningsopptak, og arbeider systematisk og kontinuerlig med at informasjonen rundt opptakene skal være god nok og nå alle interessenter. Blant annet ved lamper som lyser under aktivt opptak, informasjon som gis via nettsidene, timeplaner og oppstartsmøter for nye studenter, samt at vi har laget informasjonsskilt som skal henges opp utenfor alle rom med automatisk opptaksutstyr i tillegg til at vi har anskaffet kontrollpanel/skjermer som viser utsnittet for videoopptaket i rommet.