UiTs intern­revisjon: Styring og ledelse ved instituttene bør forbedres

— Instituttlederrollen er sannsynligvis den mest krevende rollen vi har på et universitet. Selv om det er det laveste ledernivået, er det der alle de krevende medarbeidersamtalene gjøres og vedtakene følges opp. Vi må styrke de som har jobbene og gjøre dem så kompetente som mulig, samtidig som vi må se på hva vi kan gjøre for å lette jobben for dem.

Det sa rektor Dag Rune Olsen ved UiT Norges arktiske universitet da universitetets styre mandag behandlet internrevisjonen av styring, ledelse og medvirkning på nivå tre.

Styremøte

Konsulent­selskap: UiTs plassering og offentlig søkerliste gjør det vanskelig å få ­søkere til rektor­stillingen

Instituttleder­rollen under lupen

I revisjonsrapporten landet revisor KPMG på at alt de har sett på, bør forbedres. Blant annet trekkes det fram at utøvelsen av instituttlederrollen er svært personavhengig, at medvirkningen er av varierende kvalitet og at karrieresamtaler ikke blir gjennomført systematisk.

— Det er et spørsmål om hvor mange medarbeidere det er mulig å forholde seg til, sa rektor.

Styremedlem Tone Osnes fulgte opp akkurat det poenget.

— En instituttleder har ikke sjans til å levere når det er 150 til 200 ansatte som skal følges opp. Og til syvende og sist er det folkene våre vi snakker om her. De har krav på god oppfølging, sa hun.

Underveis i styremøtet ble det også stilt spørsmål til revisor KPMG om hvordan rekrutteringen av instituttledere fungerer.

— Har dere sett noe på rekrutteringsprosessen og hvor god den fungerer? Vi vet jo at det for enkelte institutter er en utfordring å få mange nok, og kanskje gode nok, søkere. Har dere sett på hvilke krav som stilles? Og er det likt mellom de forskjellige instituttene og fakultetene, spurte styremedlem Rolf Anker Ims.

Til det svarte KPMG at selve rekrutteringen ikke er noe de har sett på, før administrasjonsdirektør Jørgen Fossland tok ordet.

— En del av utlysningsteksten er selvfølgelig spesifikk for de enkelte instituttene, men de generelle kravene som stilles er standardisert, og rekrutteringsprosessen er lagt opp likt. 

I rapporten påpeker KPMG også at det er høy utskiftingstakt i rollen som instituttleder, at det er null systematisk opplæring, og at instituttlederen er en «presset ressurs, med mye administrativ oppfølging.»

UTSA

Kjøpte fly og simulator til nesten 18 millioner. Flere år senere er flyene knapt brukt til undervisning

Etterspurte mer opplæring

Når det kommer til medbestemmelse og medvirkning var både ekstern representant Christian Chramer og studentrepresentant Therese Hugstmyr Woie opptatt av hvordan studentene blir ivaretatt.

Nederst på siste side i rapporten kommer nemlig følgende observasjon:

«Informasjonsformidlingen til studenter er imidlertid en stor utfordring. Både ledelse og studentrepresentanter har problemer med å nå ut til studentene da man ikke har internkommunikasjonskanaler som for eksempel e-postlister. Dette gjør det vanskelig å legge til rette for medbestemmelse og medvirkning fra studenter.»

— Arbeidstakers rettigheter er grundig dokumentert her, men det er bare ett kulepunkt om studentene, som jo er en betydelig masse. De er ikke favnet av arbeidsmiljølov eller hovedavtale, slik de ansatte er. Derfor synes jeg det er viktig at vi diskuterer og følger opp dette i styret. Og at vi er konkrete på hvilke tiltak som bør innføres for å styrke kommunikasjon med studentmassen for å sikre medvirkning. Vi må løfte det punktet, sa Chramer.

Woie lurte på sin side på om det har kommet noen innspill om opplæring og oppfølging av studenter i råd og styrer.

— Studenter er sikret representasjon på alle nivå der man har kollegiale organ, og opplæringen av dem skjer i hovedsak i regi av det enkelte fakultet, svarte Fossland.

Han påpekte at internrevisjonen ikke har sett på opplæringen av studenter, men:

— De som påpekes av revisjonen i forhold til ansatte, at det er en manglende systematikk i opplæringen og at tilbudet kan utvides. Det tror jeg er riktig å si at gjelder også for studentene, sa han.

I sine anbefalinger til universitetet skriver KPMG blant annet at det bør vurdere tiltak for å styrke instituttlederrollen, gjennomføre opplæring for råds- og styremedlemmer, sørge for plattformer for relevant informasjon til ansatte og studenter og vurdere krav om årlige karrieresamtaler.