Nå skal robotene innta universitets-Norge

I løpet av høsten vil roboter ta over noen oppgaver fra mennesker ved Universitetet i Bergen. Det er ikke snakk om synlige roboter med armer, bein og kamera-øyne. Saksbehandlingsrobotene er program inne på servere, som åpner og lukker dokumenter, henter opplysninger fra et system og limer dem inn i andre, basert på regler.

– Det er ikke snakk om å erstatte den menneskelige vurderingsevnen. Dette er robotbasert prosessautomatisering, der det er en stor grad av gjentakelse, forklarer IT-direktør Tore Burheim ved UiB til På Høyden.

Etterligner en PC

Behandling av enkle, skjemabaserte søknader som er gjentakende, som der saksbehandlingen ikke er avhengig av skjønn, kan være en mulig prosess.

– Du etterligner rett og slett det som skjer på en vanlig PC. Teknologien går tilbake til 90-tallet, men systemene har blitt mye bedre og kan nå blant annet lese nettsider, sier Burheim.

Robotisering er en stor internasjonal trend, og en rekke virksomheter som banker og forsikringsselskap har gått langt i å robotisere arbeidsprosesser som før ble gjort av mennesker.

Vil gjerne ha robot-kollegaer

Så langt har de universitetsansatte vært overraskende ivrige etter å få hjelp av roboter.

– Svært mange har kommet med ønsker om prosesser vi kan automatisere, forteller Burheim.

Det er kanskje ikke så rart, ettersom målet er å robotisere kjedelige arbeidsoppgaver, og ikke å kutte i antallet ansatte.

— Kvalitet i tjenestene er det grunnleggende målet, samt brukervennlighet og tilgjengelighet. Og så ønsker vi å gjøre jobbene mer interessante, sier Burheim.

Venter litt i Oslo og Trondheim

Dette er første gang UiB setter i gang med «saksbehandler-roboter». Ved de andre, store universitetene er det ikke satt i gang tilsvarende prosesser.

— Vi har ikke kommet i gang med denne typen prosjekt, sier Lars Oftedal, som er IT-direktør ved Universitetet i Oslo.

De fire forskningsuniversitetene jobber sammen i BOTT-prosjektetom å kjøpe inn nye it-løsninger for lønn, personal og økonomi, men dette prosjektet er forsinket. Å få roboter til å gjøre arbeidsoppgaver gjøres ofte i mangel på IT-systemer med god integrasjon, og blir ikke sett på som en endelig løsning.

— I forbindelse med BOTT-prosjektet vil vi også se på prosessene. Effektivisering har vi jobbet med lenge, sier Oftedal.

På NTNU i Trondheim har de jobbet noe med robotisering på økonomiavdelingen, men IT-avdelingen har ennå ikke bygd opp egen kompetanse.

— Vi har vært litt støttefunksjon på dette, sier IT-sjef Håkon Alstad.

Kutter utgifter i Finland

UiB-direktør Kjell Bernstrøm er begeistret over mulighetene som ligger i de nye verktøyene.

— Det digitale skiftet er på mange måter allerede her, og teknologien er i stor grad tatt i bruk av privat sektor, sier Bernstrøm.

UiB har allerede vedtatt å redusere antallet ansatte i sentraladministrasjonen fra 450 til 400 innen 2020, men dette skal skje ved naturlig avgang.

— Det digitale skiftet kommer til å forme arbeidsprosessene i fremtiden. En del som har tatt i bruk robotteknologi har òg sentralisert arbeidsprosesser i organisasjonen, sier Bernstrøm, som viser til at Finland har redusert utgiftene til offentlig administrasjon kraftig gjennom ulike tiltak.

Ingen robot-professorer

På UiB er målet å få til to-tre roboter i løpet av høsten.

— Hva tenker dere å automatisere først?

— Vi har bevist valgt å ikke peke ut noen område før vi har kommet lengre i arbeidet. Det er mange aspekter å ta hensyn til, men det har ikke manglet på forslag, både innen studieadministrasjon, lønn, personal, regnskap, sak/arkiv og lønn. Selv tenker jeg at noen av prosessene der vi i dag bruker papirskjemaer er mulige kandidater.  Strukturerte og regelstyrte prosesser med stort volum er gode kandidater, sier Burheim.

Han kan også love at det ikke blir noen roboter blant foreleserne med det første.

— Men jeg tror det er en god del prosesser i administrasjonen som kan automatiseres.

– Ganske genial

Bergen kommune er allerede godt i gang med robotisering.

— Vi startet egentlig med å se på mulighetene til å bruke roboter for rundt to år siden. Vi var litt kjepphøye, og sa at vi ønsket å kvitte oss med all utsending av papirbrev i løpet av ett år. Men mange system lot seg ikke koble opp mot digital utsending av post, forklarer Kjersti Steindal, som er prosjektleder innen digitalisering og innovasjon i kommunen.

Selv om ikke alt har vært like enkelt er Steindal fortsatt begeistret over mulighetene automatisering gir.

— Robotteknologien er ganske genial. Hvis du har prosesser som er regelstyrt, så er det ingen grunn til at mennesker skal sitte og gjøre det.

Har lang liste over muligheter

Men ofte viser det seg at prosesser ikke er fullt så regelstyrte som man skulle tro.

— Du kan ikke bruke roboter hvis det skal utvises skjønn. Og det viser seg at det er ganske mye bruk av skjønn i mange prosesser, sier hun til På Høyden.

Listen over hva Bergen kommune ønsker å bruke roboter til er likevel lang, og spenner mellom små prosesser som gjør at folk selv kan legge inn nytt kontonummer hos kemneren, til mer omfattende operasjoner der opplysninger om helsebehov blir fordelt til ulike kommunale etater når pasienter blir overført fra spesialisthelsetjenesten til omsorg i kommunen.

— Vi har en lang liste over ting vi har lyst å gjøre, forteller Steindal.

Banker og forsikringsselskap har ofte kommet langt når det gjelder å automatisere prosesser, men de har ofte mange, like handlinger som skal gjøres.

— Men i kommunen har vi veldig mange, forskjellige prosesser.

Må ikke være 100 prosent

I løpet av arbeidet med robotene har Steindal og kollegaene lært mye:

— Vi må få eierskapet til prosessene ut på avdelingene. I starten tok vi oss av alle feilmeldinger på IT-avdelingen, og det går ikke, sier hun.

Til å begynne med prøvde også kommunen å få alle prosesser til å gå 100 prosent automatisk.

— Det er bare tull. Og hvis det er veldig få tilfeller, så er det bedre å gjøre prosessen manuelt.

For robotene trenger stadig hjelp: Ikke alle saker kan avgjøres på grunnlag av enkle regler, og småting som oppdateringer av et av de involverte programmene kan være nok til at roboten slutter å virke.

— Vi må ha rutiner for hva vi gjør når ting stopper opp, hva vi gjør, og hvem som tar tak i det.

Foreløpig har Bergen kommune ingen planer om å si opp folk på grunn av roboter. Tanken er heller å frigjøre mer tid til oppgaver som ikke kan robotiseres, og få raskere saksgang. Men etter hvert vil det kunne bli overtallige på noen felt, som for eksempel økonomiforvaltning.

Robot og minister

— Vi snuser også litt på kunstig intelligens, forteller Steindal.

I noen land er såkalte chat-bots tatt i bruk i kommuner, blant annet for å svare på spørsmål fra innbyggerne. Da trengs det helt annnen teknologi enn å klippe og lime fra et system til et annet. Noen roboter har også fått en fysisk skikkelse, slik som den skjermbaserte Amelia, som ifølge produsenten bruker kunstig intelligens, og kan holde en vanlig samtale.

Kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner fikk prøve en robot-prat på NOKIOS-konferansen i Trondheim i fjor.

Du kan se hvordan det gikk her.

— Men roboter er en midlertidig løsning. Det er mye jobb med å holde dem i gang, og det ideelle ville vært at IT-systemene hadde vært gode nok, sier Steindal.