Tilsyn avdekket sviktende arkivføring

I september kom Arkivverket på tilsyn ved OsloMet. Resultatet ble pålegg om at OsloMet må rette opp fire overordnede mangler.

Det mest prekære er å sikre at arkiver som i dag oppbevares i rom med sprinkleranlegg ikke kan bli ødelagt av fukt. Det handler om å få på plass fuktfølere, renner eller andre avbøtende tiltak, eventuelt å flytte arkivene. Dette har OsloMet fått pålegg å ordne opp i innen utgangen av 2024.

Andre mangler er at OsloMet ikke har en oppdatert arkivplan, blant annet at det må gjøres tydelig hvem som har ansvar for å arkivere og å sikre god opplæring om dette. Videre at det er manglende rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter.

Et annet funn Arkivverket gjorde var at OsloMet ikke har orden på store mengder gamle papirarkiver, ifølge rapporten dreier det seg om 1500 hyllemeter med arkiv. Disse må det lages en plan for å ordne og listeføre, eventuelt lage en plan for å konvertere papirdokumentene for digital bevaring.

Jobber med å rette opp

Disse andre påleggene har varierende tidsfrister.

— Arbeid for å oppdatere rutiner og planverk i organisasjonen er allerede igangsatt. En handlingsplan for hvordan OsloMet skal følge opp påleggene, med tidsfrister, skal sendes Arkivtilsynet i slutten av november. Ledere og saksbehandlere vil involveres ytterligere i det viktige arbeidet fremover, sier direktør for organisasjon og infrastruktur ved OsloMet, Vigdis By Kampenes. 

Hun viser til at mye arbeid er satt i gang for å oppdatere rutiner og planverk i organisasjonen. Kontrollsøk viste dessuten at OsloMet har god kontroll på journalføringsarbeid.

arkivering

Fem universiteter og høgskoler får arkivtilsyn

Fem har hatt tilsyn i år

OsloMet er blant fem universiteter og høgskoler som har arkivtilsyn i denne runden.

De andre er Politihøgskolen, Samisk høgskole, NTNU og Høgskolen i Østfold.

Disse er valgt ut etter en risikovurdering basert blant annet på en spørreundersøkelse blant 200 statlige virksomheter i 2023, mens historikk fra tidligere tilsyn, medieoppslag og tips også spiller inn i utvelgelsen, ifølge Arkivverket.

Ved NTNU ble tilsynsrapporten levert i mai og universitetet fikk fem pålegg om å rette opp mangler. Her handlet det blant annet om etterslep av journalføring, som har vært et problem gjennom flere år. Stikkprøvene viste at journalføringen er uregelmessig, og tilsynet avdekker at journalføring blir gjort når man har tid.

magasin

Når universite­tet pussar opp, står sjølve historia på spel.

3500 hyllemeter med papir

I likhet med OsloMet har NTNU store mengder gamle papirarkiver som ikke er ordnet og listeført, i alt cirka 3500 hyllemeter. NTNU fikk pålegg om å ordne opp i dette, eventuelt konvertere arkivene til digital bevaring.

Høgskolen i Østfold har fått fem pålegg om å rette opp mangler i sitt arkivsystem, mens Politihøgskolen fikk tre pålegg. For Samisk høgskole foreligger ikke tilsynsrapporten ennå.

Høsten 2020 fikk Høgskulen på Vestlandet pålegg om å rette opp ni mangler etter tilsvarende tilsyn, mens NHH fikk tre pålegg.

Arkivverket sier dette om hvorfor tilsynene gjennomføres:

— Vi ønsker å gjøre vårt for å hindre at denne type avvik oppstår, fordi det har store konsekvenser for enkeltmennesker, offentlige organer, demokrati og tillit til offentlig forvaltning. Dette vil også bedre arkivkvaliteten til virksomheter som allerede har et godt arkivhold.