Fra ett til fem studentombud

Fra 1. januar 2015 hadde både Universitet i Stavanger (UiS) og Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) studentombud på lik linje med Universitet i Oslo (UiO).

Etter det har både Universitet i Tromsø (fra 20. juli) og Universitet i Bergen (fra 17. august) fått sine ombud på plass. I tillegg har UiO ansatt en person til i halv stilling på studentombudets kontor.

Nordisk og norsk nettverk

Allerede i sitt første år, 2013, tok Norges første studentombud Marianne Høva Rustberggard initiativ til å danne et nordisk nettverk for studentombud sammen studentambassadøren ved Københavns universitet. 

I Danmark har de bare ett slikt ombud, men i Sverige har de langt flere ombud og har hatt slike i mange år. 

I tillegg forteller Rustberggard  at hun i sommer også tok initiativ til en samling av de norske ombudene, da hun fikk besøk fra USA. I Canada og USA har de hatt studentombud siden 60-tallet. 

Studentombudet ved Høgskolen i Oslo og Akershus, Anita Tøien Johansen (bildet under), forteller til Khrono at den raske veksten i ombud man har i Norge vekker oppmerksomhet, også internasjonalt.

Mange saker

Felles for dem alle er at de føler seg godt mottatt på institusjonene og at de mottar mange henvendelser fra studentene.

Studentombudet på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har har registrert inn 76 saker første halvår. Og det går mot at hun har flere saker første halvår enn sin kollega på Universitet i Oslo.

Manglende kompetanse hos tilsatte er en særlig utfordring, mener ombudet.

Les også: Har hatt 31 saker på snaue tre måneder

Tilsatte mangler kompetanse

I sin rapport beskriver Johansen ved HiOA at hun mener det er en stor utfordring med manglende kompetanse hos de tilsatte, særlig koblet til forvaltningsloven. Hun skriver i sin rapport:

«Mange av feilene som Studentombudet har avdekket bunner ut i manglende kompetanse hos tilsatte. Det er viktig at alle som gjør vedtak, enten det er lærere som skal sette karakterer eller gi begrunnelser, veiledere som skal følge opp en student i praksis eller administrativt tilsatte som gjør saksbehandling og vedtak, kjenner til det regelverket som gjelder for dem og vet hvordan det skal brukes. En særlig stor utfordring ligger i kjennskap til og forståelse av reglene for saksbehandling etter forvaltningsloven.»

Geir Haugstveit er HR-direktør på HiOA. Han svarer på epost om konklusjonene til studentombudet at han er spent på å høre mer om hva hun baserer sine konklusjoner på, men forøvrig skriver han i en epost til Khrono:

— Det er naturlig at det er studiedirektør som uttalelser om dette siden dette gjelder henvendelser fra studenter og studentombud. Fra HR siden vil vi selvfølgelig bistå studieavdelingen med å få på plass et tilbud om opplæring dersom dette er et behov. Studieavdelingen har for øvrig selv en utmerket juridisk ekspertise som kan følge opp.

Forskjellige institusjoner

Anita Tøien Johansen sier selv at 76 saker er mye, men om det er mye eller lite i den store sammenheng er det vanskelig å svare på.

— Jeg har vært opptatt av å markedsføre ombudet slik at mest studenter, men også tilsatte, skal bli kjent med meg og hvordan ombudet jobber. Jeg tenker at tallet viser at noe av markesdsføringen har fungert og det er fint, sier Johansen.

Det at hun ligger på nivået til UiO og vel så det, er hun ikke så opptatt av.

— UiO og HiOA er to veldig forskjellige utdanningsinstitusjoner. På HiOA har vi eksempelvis mye praksis og jeg ser at en god del saker stammer fra praksisutfordringer, sier Johansen.

— Det er vanskelig å ha en formening om 76 henvendelser er mye eller lite. Det kan være mange faktorer som spiller inn, som f.eks. hvordan man definerer tilbudet på HiOA, og andre lokale forhold, svarer ombudet på UiO, Marianne Høva Rustberggard.

Fornøyd med mottakelsen

HiOA sitt ombud forteller at det første halvåret har vært lærerikt og at det har vært spennende å bygge opp et nytt tilbud og en ny institusjon.

— Jeg har blitt tatt godt imot både av studenter og tilsatte, og stort sett alle jeg har vært i kontakt med har vært positive og villige til å bidra til at dette skal bli et godt og solid tilbud for de studentene som har behov for det, forteller Johansen.

Selv mener hun at tallet på saker er høyt og hun forteller at det første halvåret har avdekket noen spesielle utfordringer.

Det nye høgskolestyret skal bli orientert om hennes første rapport på sitt første møte tirsdag 1. september.

Se også: Studentombudet på HiOA sin halvårsrapport 2015

— Flest henvendelser gjelder eksamen/praksis. Kategorien omfatter alle henvendelser om for eksempel klage på karakter eller formelle feil, spørsmål om begrunnelse, oppmelding og gjennomføring av eksamen og praksisperiode, forteller hun.

Mange studenter

Studiedirektør Marianne Brattland (bildet under) poengterer at HiOA er en stor høgskole med mange utdanninger.

— Tatt i betraktning antall studenter og antall saker som behandles hvert år synes jeg ikke at antallet er urovekkende. Studentundersøkelser viser også at våre studenter stort sett er fornøyd. Men når det er sagt tar jeg studentombudets signaler på største alvor, sier Brattland.

Hun understreker at alle HiOA sine studenter skal være sikre på at de får en god og riktig saksbehandling.

— Derfor har jeg utpekt en prosjektleder for internopplæring innen studieområdet. Opplæring i forvaltningsloven er ett av områdene som vil bli løftet opp denne høsten.  Det meste av saksbehandlingen foregår på fakultetene. Medio september har jeg invitert studentombudet og alle seksjonssjefene innen studieområdet til et felles møte med kompetanse innen saksbehandling som hovedsak, forteller Brattland.

Avdekket klare lovbrudd

Dennis Aske heter studentombudet ved Universitet i Stavanger (UiS). Har har fungert i stillingen sin like lenge som Johansen på HiOA.

Aske har jobbet på institusjonen i 17 år og da med juridiske spørsmål og opplæring. Etter hans syn har de ansatte på UiS fått god opplæring i lovverk og regler knyttet til saksbehandling.

— Kvaliteten på saksbehandlingen og forholdet til lovverket og da særlig forvaltningsloven varierer. Dette har jeg da også sett andre steder i offentlig forvaltning. Ved Universitetet i Stavanger ser jeg saksbehandling av høy standard. Jeg har også avdekket klare lovbrudd. Sistnevnte er noe av det jeg ser på for øyeblikket, skriver Aske i en epost til Khrono.

43 omfattende saker

På spørsmål om hvor mange saker han har hatt det første halvåret forteller han at skiller mellom store og små henvendelser. Av de omfattende sakene har han registrert 43. Av de mer kortvarige henvendelsene antar han at det ligger rundt 60.

— I tillegg til dette kommer 2 saker der studentombudet av eget initiativ har funnet det nødvendig å iverksette undersøkelser. Saker som dette er omfattende og meget arbeidskrevende, forklarer Aske, og legger til:

— I det ene tilfellet dreier det seg om behandlingen av studentsaker generelt ved en av enhetene. Her har enheten allerede mottatt et varsel om det er igangsatt en undersøkelse.

— I det andre tilfellet dreier det seg om behandlingen av en nærmere avgrenset del av saksbehandlingen ved en annen enhet. Her vil det bli sendt ut et formelt varsel en av de nærmeste dagene.

— I begge tilfellene har undersøkelsene blitt iverksatt på bakgrunn av forhold jeg selv har oppdaget, henvendelser fra studenter samt andre som har varslet meg.  

Eksempler på saker på HiOA

I sin halvårsrapport har Johansen valgt å trekke fram noen anonymiserte eksempler for å vise bredden av typer henvendelser hun har hatt i sitt første driftshalvår. Her har vi hentet tre av hennes eksempler:

Eksamens klage

• Etter gjennomføring av en hjemmeeksamen mente noen studenter at de hadde fått for dårlig veiledning og at begrunnelsen ikke var tilstrekkelig. De henvendte seg til fakultetet, men ble feilaktig rådet til å klage på karakteren, ikke på formelle feil. Studentene gikk ned i karakter etter klagen. De forsøkte gjentatte ganger å formidle at det var den formelle feilen de ville klage på, men fakultetet forstod ikke dette. Etter å ha snakket med Studentombudet forsøkte studentene nok en gang å klage på formelle feil. Det var da gått syv måneder siden eksamen var gjennomført. 6 måneder senere fikk studentene beskjed om at klagen var avvist fordi den var kommet inn for sent. Fakultetet hadde ikke vurdert om studentene ikke kunne lastes for forsinkelsen fordi de hadde blitt veiledet feil, selv om studentene hadde anført dette. Studentene fikk også beskjed om at de selv måtte sende en eventuell klage på avslaget til klagenemnda, i strid med reglene i forvaltningsloven.

Personvern

• Studentombudet ble kontaktet av flere studenter som hadde spørsmål om hvorvidt en lærer kan få tilgang til visse opplysninger om dem. Etter å ha snakket med studentene og den aktuelle læreren avdekket Studentombudet at læreren hadde innhentet personopplysninger om studentene som del av et forskningsprosjekt. Studentene hadde ikke gitt tillatelse hverken til innhenting eller til bruk av denne informasjonen og læreren hadde heller ikke de nødvendige godkjenningene til å behandle slik informasjon. Studentene syntes det var svært ubehagelig at informasjon om dem ble brukt uten deres samtykke, og ba Studentombudet om hjelp. Studentombudet gjorde styreleder oppmerksom på saken. Høgskolen iverksatte tiltak for å stanse innhentingen av opplysningene til samtykke eventuelt ble gitt og så til at de nødvendige godkjenningene kom på plass. Det ble også iverksatt tiltak for å hindre at slike feil skulle skje igjen.

Beskyldninger om tyveri

• I forbindelse med at en gjenstand var blitt borte fra et fakultet hadde en tilsatt sendt ut en epost til alle studenter med tilgang til bygget. I eposten stod det blant annet at tyveriet ville bli anmeldt og at den som hadde tatt gjenstanden ville bli utvist fra Høgskolen. Studentombudet ble kontaktet av flere studenter som hadde reagert på innholdet i eposten. I et brev til fakultetet påpekte Studentombudet at utsendelsen var et brudd på regelverket om masseutsending av epost og at innholdet var uriktig. Fakultetet iverksatte tiltak for å forhindre at dette skulle skje igjen. Den forsvunne gjenstanden ble senere funnet, det viste seg da at noen hadde forlagt den.