Rektor ved Nord universitet, Bjørn Olsen, har fått innspill fra styret i utformingen av nye retningslinjer for bevertning. Foto: Siri Øverland Eriksen
Rektor ved Nord universitet, Bjørn Olsen, har fått innspill fra styret i utformingen av nye retningslinjer for bevertning. Foto: Siri Øverland Eriksen

Nord strammer inn på servering av alkohol

Bevertning. Nord universitet skal bare unntaksvis dekke utgifter til brennevin, og oppfordrer til måtehold. Flere andre høyere utdanningsinstitusjoner nevner ikke alkohol i sine retningslinjer.

Publisert   Sist oppdatert
Fakta

Representasjon og bevertning i staten

Representasjon er utgifter til arrangementer med et mer formelt preg og ved særskilte anledninger.

Bevertning brukes om utgifter til servering i forbindelse med et faglig arrangement.

Arrangementet bør ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning.

Det er fastsatt følgende maksimumssatser for representasjon med virkning fra 1. januar 2018:

  • Lunsj/middag: inntil kr 1.287,- pr. person
  • Enklere lunsj/mottakelse: inntil kr 474,- pr. person

Satsene kan økes med inntil 30% ved arrangementer der utenlandske gjester på høyt nivå er til stede (forhøyet sats).

Virksomhetene avgjør når forhøyet sats kan benyttes.

Dersom det inngår kulturelle innslag som f.eks. teaterforestilling, opera, ballett eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg.

Det samme gjelder for utgifter til blomster, garderobeavgift m.m.

Dersom det stilles spesielle krav til antrekk ved representasjonsoppdrag etter denne bestemmelse, kan dokumenterte kostnader til leie av passende antrekk dekkes av egen virksomhet.

Kilde: Lovdata

Nord universitet fikk i høst vesentlige merknader av Riksrevisjonen for gjentatte brudd på bevertningsreglene.

— Dette er ikke noe å lure på. Reglene skal følges og dette skal vi ordne opp i, sa rektor Bjørn Olsen til Khrono den gang. Riksrevisjonen legger seg ikke opp i pengebruk eller hvor mye som ble spist og drukket, men kun på dokumentasjon av utgiftene hos Nord universitet.

Riksrevisjonen har gått gjennom alle universitetene og høgskolene for å sjekke om de har internt regelverk og rutiner på plass for bevertning, og om regelverket er kjent. Resultatet av disse undersøkelsene vil bli kjent i mai i år.

Ikke reaksjon på merknadene

Styreleder ved Nord universitet, Vigdis Moe Skarstein, presiserer også nå overfor Khrono at merknadene til Riksrevisjonen ikke gikk på innholdet i retningslinjene, men på manglende dokumentasjon rundt bevertningen.

Styret ønsker å synliggjøre prinsipper om en restriktiv håndtering av regelverket.
Vigdis Moe Skarstein
Styreleder, Nord

— Den gjennomgangen gjorde at vi generelt begynte å diskutere retningslinjene. Så innstrammingene har kommet etter merknadene, men ikke som en reaksjon på dem. Styret og rektor ønsket å synliggjøre noen restriktive holdninger her, sier hun.

På sist styremøte fikk styret ved Nord universitet framlagt utkast til retningslinjer. I dem sto det blant annet at «brennevin dekkes ikke».

Ifølge Skarstein lot styret de konkrete retningslinjene være opp til rektor.

Formidler måtehold

— Styret fattet ikke vedtak på detaljene i retningslinjene, men vi er opptatt av at rektor utformer dem med bakgrunn i Statens Personalhåndbok. Styret ønsker å synliggjøre prinsipper om en restriktiv håndtering av regelverket, sier hun.

I det foreløpige vedtaket står det at retningslinjene tar utgangspunkt i Statens Personalhåndbok. Nord universitet presiserer også at:

«Det skal være en moderat/restriktiv bruk av alkohol. Grensen er to glass vin eller øl. Brennevin dekkes unntaksvis og etter godkjenning.»

— Dette er ingen korreksjon av feil i utkastet, styret ønsket bare å synliggjøre holdninger på disse punktene. Brennevin dekkes bare unntaksvis, og det må godkjennes dersom det skal serveres. Man skal være bevisst på at det er et unntak hvis det skjer, sier Skarstein, og legger til:

Styreleder ved Nord unviersitet, Vigdis Moe Skarstein og rektor Bjørn Olsen. Foto: Skjalg Bøhmer Vold
Styreleder ved Nord unviersitet, Vigdis Moe Skarstein og rektor Bjørn Olsen. Foto: Skjalg Bøhmer Vold

— Dette er ingen kritikk av at det ikke er praktisert bra nok, men vi mente det var viktig å synliggjøre en restriktiv holdning.

Manglende regelkunnskap

Styret ved Nord universitet har også bedt internrevisjonen om en gjennomgang av bevertning og representasjon i 2018.

I fjor ble det gjennomført en risikoanalyse på Nord universitet, som pekte på mulige feil i forbindelse med representasjon og bevertning.

Det presiseres at det ikke er feil i retningslinjene, men at det kan være fare for manglende godkjenning og alkoholbruk utover regelverket, som følge av manglende regelkunnskap hos ledere. Ifølge sakspapirene til styremøtet 8. mars står det at blant tiltakene for å etterleve regelverket er lederopplæring.

Nevnes ikke på NTNU eller UiT

En gjennomgang som Khrono har gjort av noen andre institusjoners retningslinjer viser at Nord er blant de strengeste i sektoren med de nye retningslinjene.

Vi følger statens satser, og siden det er restriksjoner på beløpet som skal dekke både mat og drikke, så er det som regel bare nok til to glass vin til maten.
Arne Kr. Hestnes
HR-direktør, NTNU

NTNU, for eksempel, nevner ikke alkohol eller drikke i sine retningslinjer for 2018. I Statens personalhåndbok, som de fleste av institusjonens retningslinjer bygger på, er heller ikke alkohol nevnt. De oppgir derimot totalsatser for bevertning, som skal inkludere alkohol:

  • Lunsj/middag: inntil kr 1.287,- pr. person
  • Enklere lunsj/mottakelse: inntil kr 474,- pr. person

Satsene kan økes med inntil 30 prosent ved arrangementer der utenlandske gjester på høyt nivå er til stede (forhøyet sats).

Arne Kr. Hestnes, HR-direktør på NTNU, sier at praksis har vært to glass vin til maten.

— Vi følger statens satser, og siden det er restriksjoner på beløpet som skal dekke både mat og drikke, så er det som regel bare nok til to glass vin til maten, sier han, og fortsetter:

— Så vi har ikke egne retningslinjer, men vi har levd godt med at satsene av seg selv regulerer mengden alkohol.

Konjakk dekket tidligere

I noen eldre retningslinjer, blant annet dem for den tidligere Høgskolen Stord-Haugesund og Universitetet i Tromsø står det at man dekker vin eller øl til maten og konjakk eller lignende til kaffen.

I UiT Norges arktiske universitet sine nye retningslinjer for i år, er ikke alkohol eller drikke nevnt.

Ved Universitetet i Bergen står det at institusjonen dekker «en moderat mengde» alkohol.

Universitets- og høgskolerådet sier de forholder seg til Statens Personalhåndbok.

Nesten én million på alkohol

Universitetet i Oslo skriver i sine retningslinjer at det ikke skal drikkes alkohol på universitetets område (heller ikke i studentpubene eller i festivaltelt) før klokken 15.00.

Det presiseres også at utgifter til alkoholholdig drikke kun dekkes i forbindelse med matservering, og det står også at «Arbeidsmiljøet ved UiO skal være rusfritt både for studenter og ansatte».

Khrono har fått innsyn i fakturaene for to av UiOs større middager i 2017. På rektor-inaugurasjonen på UiO i fjor ble det spist og drukket for 273.336 kroner, og 104.595 kroner av det var alkoholholdig drikke til 200 personer.

Studentavisen Universitas har tidligere i år sjekket UiOs regninger fra Vinmonopolet i 2017, og der hadde UiO samlet lagt igjen 938.671 kroner. Beløpet inkluderer kun innkjøp gjort fra Vinmonopolet, og dekker ikke alkohol kjøpt på restaurant eller på reiser.

Studentavisen har vært i kontakt med Jan-Børge Tjäder, leder Avdeling for administrativ støtte, og ansvarlig for innkjøp. Han sier til avisen at retningslinjene for innkjøp av alkohol hos UiO følger Statens personalhåndbok.

Hoved-problemet er at det sentrale regelverket ikke følges godt nok opp ute på fakultetene og de andre enhetene. Det er alltid noen som ikke vil gjøre som mora deres sier.
Bernt Nordmark
Riksrevisjonen

— UiO har egne retningslinjer for bevertning og representasjon. Disse er en presisering av de statlige føringene. Kravet for å få refundert alkoholkjøp er at kjøpet er forhåndsgodkjent av nærmeste overordnede med budsjettdisponeringsfullmakt og at alkohol inkludert servering holder seg innenfor statens satser, skriver han i en epost til Universitas.

Bekymret for omdømme

Merknadene Nord universitet fikk av Riksrevisjonen var etter en stikkprøvekontroll.

Riksrevisjonen kontrollerte 75 bevertningsbilag fra Nord universitet og hadde merknader til 27 av dem. Det handlet blant annet om at bilag som manglet, overskridelse av statens satser for bevertning, at man ikke hadde ført opp hvor mange som var med, hva formålet var, eller at det manglet restaurantkvitteringer. Dette kom fram av Dokument 1, Riksrevisjonens rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2016.

I Nord universitets tilfelle dreide det seg i regnskapsåret 2016 om kun 9.000 kroner i avvik på to arrangementer, men avdelingsdirektør Bernt Nordmark i Riksrevisjonen sier at det ikke er beløpets størrelse som er det viktigste.

— Det dreier seg om relativt uvesentlige beløp, men det er omdømmet til institusjonen vi er opptatt av - at det ikke skal være skadelidende, sa han til Khrono nylig.

— Hovedproblemet ved universiteter og høgskoler er at det sentrale regelverket ikke følges godt nok opp ute på fakultetene og de andre enhetene. Det er alltid noen som ikke vil gjøre som mora deres sier, sa Nordmark til Khrono.