Nord har ikke kontroll på hvem som spiser og drikker på deres regning

Nord universitet får vesentlige merknader av Riksrevisjonen for gjentatte brudd på bevertningsreglene. Rot med restaurantregninger er en del av det.

Dette kommer fram av Dokument 1, Riksrevisjonens rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2016, som ble offentliggjort denne uka.

Riksrevisjonen har kontrollert 75 bevertningsbilag fra Nord universitet og har merknader til 27 av dem. Det handler blant annet om at bilag som mangler, overskridelse av statens satser for bevertning, at man ikke har ført opp hvor mange som er med, hva formålet er, eller at det mangler restaurantkvitteringer. Dette går fram av dokumentasjon som Khrono har fått tilsendt fra Nord universitet.

Vil ordne opp

Nord universitet er det eneste av landets universiteter og høgskoler som har fått noen vesentlig merknad av Riksrevisjonen for budsjettåret 2016.

Rektor Bjørn Olsen sier at Nord er i ferd med å rydde opp i avvikene som Riksrevisjonen har påpekt.

— Dette er ikke noe å lure på. Reglene skal følges og dette skal vi ordne opp i, sier han til Khrono.

Gjentatte brudd

Ifølge Riksrevisjonens Dokument 1 handler det om gjentatte brudd ved Nord universitet.

Avdelingsdirektør Bernt Nordmark i Riksrevisjonen opplyser at Riksrevisjonen påtalte de samme forholdene i fjor, for budsjettåret 2015.

— Det gjaldt samme type brudd på reglene den gangen, og det er derfor vi velger å gi Nord en vesentlig merknad i Dok 1 nå, sier Nordmark.

— Det dreier seg om relativt uvesentlige beløp, men det er omdømmet til institusjonen vi er opptatt av - at det ikke skal være skadelidende, sier han.

I forbindelse med revisjonen av 2015-regnskapet påtalte Riksrevisjonen i brev i juni 2016 blant annet feil kontobruk, at statens satser for måltider ble overskredet, at det manglet opplysninger og formål og hvem som deltok på arrangementene.

Den gang svarte Nord at internkontrollrutinene ved bevertning/representasjon ville bli nøye vurdert i fusjonsarbeidet for å sikre god nok dokumentasjon og informasjon ved Nord universitet.

Nord universitet ble vedtatt opprettet 9. oktober 2015, men fusjonen trådte i kraft fra 1. januar 2016.

Gjør ikke som mora sier

Nordmark sier at det faktum at bruddene på bevertningsreglene gjentar seg er grunnen til at Nord fikk en vesentlig merknad i Dok 1 nå, og dessuten at det er større omfang av regelbrudd her enn andre steder.

Riksrevisjonen har allerede varslet at den nå vil gå nøye gjennom regnskapene til alle universiteter og høgskoler for å sjekke om de følger reglene for bevertning.

Les også: Riksrevisjonen sjekker og vil sette på festbremsen

— Kommer dere til å følge opp Nord spesielt i 2017?

— Nei, nå går vi gjennom alle, og da etter en risikovurdering i hvert tilfelle. Vi ser på om de har internt regelverk og instruks på plass og om regelverket er kjent, sier han.

— Hovedproblemet ved universiteter og høgskoler er at det er at det sentrale regelverket som ikke følges godt nok opp ute på fakultetene og de andre enhetene. Det er alltid noen som ikke vil gjøre som mora deres sier, sier han.

Ikke store beløp

Beregninger som Nord har gjort viser at de økonomiske konsekvensene av avvikene på de 75 bilagene er små. I alt dreier det seg om rundt 9000 kroner på to arrangementer, der man gikk utover statens satser. I det ene tilfellet ble det brukt 43 kroner for mye per person, og i det andre 107 kroner for mye.

Ifølge Riksrevisjonen er ikke problemet størrelsen på beløpet, men at reglene blant annet for bruk av forhøyet sats ikke er fulgt.

Rydder opp

Direktør for økonomi og HR ved Nord universitet, Anita Eriksen, sier til Khrono at universitetet har satt i verk flere tiltak for å forenkle rutiner og regler for bevertning og sikre etterlevelsen av disse.

Hun sier at avvikene som Riksrevisjonen har slått ned på i hovedsak dreier seg om manglende dokumentasjon og at rutiner og regler ikke er fulgt når det gjelder bevertning.

— Vi ble kjent med dette i vår, og har fulgt opp blant annet i vårt interne lederopplæringsprogram. Vi har lagt ut informasjon om hva som gjelder av regler og rutiner og forenklet og klargjort disse. En del av våre ledere har ikke hatt nok kunnskap om dette, men det gir vi opplæring på, sier hun.

Et annet tiltak er gjeninnføring av kontroll i etterkant av alle bilag innen bevertning og representasjon, noe som var praksis tidligere, men ikke har skjedd for alle bilag de siste par årene.

Manglet utfylt skjema

Noen av avvikene handler om bruk av forhøyet sats for bevertning, der reglene i Statens personalhåndbok sier at statens satser for måltider kan forhøyes med 30 prosent i en del tilfeller.

— Dette er snakk om at et skjema for å godkjenne forhøyet sats ikke er fylt ut på forhånd, men det handler ikke om at betingelsene for å kunne bruke forhøyet sats ikke var oppfylt. Vi har ingen fråtsekultur i Nord, sier Eriksen.

— Hvor alvorlig ser dere på å få en slik merknad fra Riksrevisjonen?

— Det å få en vesentlig merknad fra Riksrevisjonen er selvfølgelig ikke noe vi ønsker. Det er noe som ikke skal skje, og som vi tar på det største alvor, sier hun.

— Avvikene er ganske små, målt i penger. Er dette bagateller?

— Det å bli omtalt i Dokument 1 er ingen bagatell, sier Eriksen.

Lang liste over avvik

I Riksrevisjonens interimrevisjon for 2016 er det en rekke eksempler på avvik ved bevertning på Nord universitet. I alt er det 27 avvik.

Et eksempel er: «Rektoratsamling, møteromsleie, bespisning. Faktura fra Eurocard. Betalingskvittering fra hotellet viser at det er betalt kr. 8422 for "Kitchen and table", men kvittering for bevertningen mangler. Tidspunkt for bevertningen fremgår ikke.»

Et annet eksempel: «High North Dialog: restaurantkvittering mangler. Faktura mangler tidspunkt for bevertningen».

«Ikke kontrollerbart»

Og: «Avslutning studenter 2016: Ingen opplysninger om antall deltakere, navn eller gruppe. Mangler ved salgsdokumentasjon. Restaurantkvittering mangler. På faktura bare oppgitt Åpen mat og bransje vin for kr. 40.880. Tidspunkt for leveransen mangler. Ikke kontrollerbart.»

Riksrevisjonen har i høst besøkt en rekke høyere utdanningsinstitusjoner der de har varslet om at de nå ser nærmere på nettopp bevertning og sidegjøremål i sektoren.

Her er opptak fra Riksrevisjonens besøk i styremøte på Høgskolen i Oslo og Akershus i september:

Les også: Riksrevisjonen setter på festbremsen​