Aktivitetsbaserte kontor kan gi 30 prosent tap i effektivitet

Er aktivitetsbaserte kontorarbeidsplasser (ABW), der ansatte bytter arbeidssted ofte alt etter hvilken aktivitet de holder på med, egnet for krevende individuelt konsentrasjonsarbeid? Produserer og samarbeider vi mer? Hva sier de store konsulentene (Leesman, Gensler, og Haworth) og fagfellevurdert vitenskap?

For å spare areal, miljø og økonomi gir Statsbygg/KMDs ABW-konsept arbeidsstasjoner for 75 av 100 ansatte med «free seating» og «clean desk». Arbeidstakerne skal kontinuerlig veksle mellom egnede arbeidsstasjoner og forlate dem rene og ryddige uten å «okkupere dem med egne ting».

Vi ønsker at Norge skal være et kunnskapssamfunn. I arbeidslivet, akademia og forvaltningen er det økende behov for kunnskapsarbeidere som trenger å sitte konsentrert og uforstyrret med krevende arbeidsoppgaver. Å være i «flyt» vil si at de er fullt fokusert om oppgaven, involvert, energisk, internt motivert, og mister ofte tidssansen. Blir de stadig avbrutt slik at de «faller ut av saken» kan det ta lang tid å komme tilbake i «flyt». Da går både arbeidstid og energi tapt. De trenger skjerming - helst et cellekontor (Heerwagen et al 2004). Å påby dem å flytte rundt i åpne lokaler blir meningsløst. Kostnadene av nedsatt mestring, tap av kontroll, trivsel og produktivitet kan mange ganger overstige fordelene (Kim & de Dear 2013, Haworth 2016).

Med andre oppgaver som krever kontinuerlig bevegelse mellom felles diskusjoner og individuell konsentrasjon kan ABW fungere. Klassiske kontorlandskap kan være bra for de som har bruk for det, som i prosjektgrupper, arkitektkontor, ved felles behov for oversikt over simultanhendelser i kontrollrom som «Cape Canaveral», store meglerhaller og i avis- og nyhetsdesker. Men journalister som jobber med større og kompliserte saker som «featureartikler» eller «gravende journalistikk» merker fort behov for å sitte i lukkede soner/kontor når de håndterer, analyserer og sammenstiller data fra mange kilder.

For kontorvirksomheter utgjør de ansatte ofte ca 90 % og bygget ca 10% av årskostnadene. 30% reduksjon av byggets bruttoareal kan da utgjøre ca 3% av årskostnadene. Bergen kommune opplyserat de ved å redusere arealnormen fra 32,5 kvadratmeter per ansatt til 23 kvadratmeter sparer 19 000 kr per ansatt. Det utgjør 3% av årskostnadene ved ca kr 630 000 i personalrelaterte kostnader per ansatt. Mer enn 3% fall i produktivitet gir da nettotap for virksomheten.

Trenden med ABW fortsetter til tross for at kontorarbeidere i gjennomsnitt mister 28 prosent av produktiv tid per dag på grunn av avbrudd og distraksjon i åpne kontor (Haworth 2012). Forskning viser at de som trenger individuell ro til konsentrasjon fort kan få produktivitetstap på 30% og høyere (Banbury & Berry 1998). Tapt mestring og kontroll i jobben, ikke få utført arbeidet tilfredsstillende, at tiden ikke strekker til, er en sterk stressfaktor, særlig for høyt motiverte og engasjerte medarbeidere. Det kan slå ut i sykdom fra hjerte- og kar-, muskel- og skjelett, psykiske lidelser og gi økt risiko for tidlig uførepensjon (Theorell & Karasek 1996, Knardahl et al 2017).

Konsulentfirmaet Gensler (2012) fant at mulighet for konsentrasjon ble ansett som mest kritiske forutsetning for å få jobben gjort. Fra 2007 til 2012 økte andelen arbeidstid brukt på konsentrert arbeid fra 48 til 55% og ble vurdert som kritisk av 85% av de ansatte i 2007 og 88% i 2012. Det kan virke overraskende når så mange legger vekt på økt behov for samarbeid, men siden 2007 har det blitt mindre plass, mindre privathet, mer tid på jobb og flere forstyrrelser samtidig som konsentrert (fokusert) arbeid er blitt viktigere og mer tidkrevende. Strategier som ofrer individuell konsentrasjon for kommunikasjon og samarbeid svekker begge deler.

ABW krever hyppig bytte av arbeidsstasjon for å fungere, gjerne flere ganger daglig.

• Mer enn 70% av ansatte med «free seating» i åpent kontorlandskap valgte oftest samme arbeidsstasjon (Leesmanrapporterte det samme i 2017), 90 % satt i samme eller nærliggende arealer, kun 10 % valgte arbeidsstasjoner spredt i arealene (Qu et al 2010).
• Hos 182 brukere av ABW i fire servicevirksomheter (Appel-Meulenbroek et al 2011) skiftet 68% ikke arbeidsplass gjennom dagen, ytterligere 14 % kun en gang. 28 % sa at de la beslag på en arbeidsstasjon med egne eiendeler, 35% sa at de unngikk visse arbeidsstasjoner fordi de var opptatt av andre. Kun åtte prosent flyttet jevnlig for å bli bedre kjent med kolleger. 62% oppga at de arbeidet hjemme for å arbeide effektivt på travle arbeidsdager.
• Hos 3189 medarbeidere i ABW fra 7 ulike organisasjoner med 18 forskjellige lokalisasjoner (Hoendervanger et al 2016), skiftet kun halvparten plass mer enn en gang i uka. 71% skiftet ikke arbeidsplass gjennom dagen, ytterligere 15 % kun en gang daglig, hvorav 14% kun ved arbeidsstart. 25 % byttet aldri arbeidsstasjon, 24 % mindre enn en gang i uka. 40 % var misfornøyd med kontorkonseptet, egnethet og trivsel. Mange ville være mer fornøyd hvis de har egen fast, multifunksjonell arbeidsplass slik som på et cellekontor. Kun 4 % flyttet jevnlig og flere ganger om dagen. Byttefrekvens var positivt korrelert med heterogen aktivitetsprofil, andel kommunikasjonsarbeid og ekstern mobilitet. Konseptet fleksikontor tilfredsstilte dermed kun en svært liten minoritet av de ansatte. De som bytter ofte er de som bruker mer tid på møter og mindre tid på kontoret.
• Mobile kunnskapsarbeidere med mindre tilstedetid, mindre bordflate, ikke faste kontorplasser («clean desk» og «free seating») (n=81) ble sammenlignet med kunnskapsarbeidere som hadde faste arbeidsplasser (n=138) i samme åpne kontorlandskap (Bosch-Sijtsema et al 2010). Arbeid på tilfeldig «drop-in»-plass var negativt og signifikant assosiert med opplevd nedsatt produktivitet og effektivitet. De opplevde mer forstyrrelser og vansker med å finne kolleger og team-medlemmer i lokalene. Forfatterne fremhever at kunnskapsarbeidere bruker fysisk plass (som skrivebord) som midlertidig oppslagstavle av innspill og ideer som de ennå ikke kan kategorisere eller avgjøre hvordan de best kan anvende.
• Det er vanlig, særlig hos akademikere og andre kunnskapsarbeidere, med mye konsentrert kontorarbeid, at de bruker kontorflater som oppslagstavle for ulike «saker», «momenter» og dokumenter. Mange opplever at selv ikke flere store skjermer kan erstatte papir og bøker.
• Etter flytting av personell fra Malmö högskola til ABW i ”Niagarahuset” (Berthelsen et al 2017) arbeider de ansatte (n=182) mer hjemmefra, sosialt fellesskap og støtte oppleves svekket, flere vurderer å søke nytt arbeid, arbeidstilfredshet har sunket, 51 prosent opplever at samholdet er ganske eller svært dårlig mot 36 prosent før flytting, 36 prosent opplever at rom for humor og latter er lite eller svært lite mot 27 prosent før flytting, 61 prosent har sjelden eller aldri felles kaffepause, mot 36 prosent før flytting. De bygger nå om for å få de ansatte tilbake til bygget.
• AKTIKON-PROJEKTET (Pettersson-Strömbäck et al 2018) omfatter ca 400 kommuneansatte som er fulgt gjennom 18 måneder etter flytting fra cellekontor, ca halvparten til ABW, resten til cellekontor eller delte kontor. Sjefer og personer som trenger å diskutere med kolleger trives bra i ABW uten faste plasser. Særlig ansatte med oppgaver som krever høy grad av konsentrasjon blir forstyrret og opplevde synkende produktivitet og tilfredshet i ABW. En gradvis økende andel arbeider hjemmefra. De som flyttet til cellekontor, opplevde økende tilfredshet, produktivitet, og ingen økning av hjemmearbeid.

Vi har ennå ikke funnet vitenskapelige studier av ABW som fungerer for kognitivt krevende konsentrasjonsarbeid med behov for fungerende korttidshukommelse. Med så få som trives er det trolig flere som har problemer (Appel-Meulenbroek et al 2011, Hoendervanger et al 2016). «It´s naive to think that all people want to perform one activity in one space and then switch to another, all the time” (Jan Gerard Hoendervanger i intervju 2017).

For mange kan ABW og åpne landskap fungere, men det er ikke dekning for den ensidige påstanden at åpne arealer/ABW alltid fremmer samarbeid, «det er bare å venne seg til det». Et av de store firmaene, som konsulentfirmaet Mellomrom ofte visere til, skriver (Leesman 2017): «Hovedutfordringen for mange er å få tid til å sitte i fred – ikke å møte andre». Det er lite holdepunkter for at ABW fremmer kommunikasjon og samarbeid. Det kan ofte heller svekke det.

Er det begrensede ressurser? Ja, Statsbygg sier at kontorarealer er en begrenset ressurs, men kompetente ansatte er en mer begrenset ressurs som koster ti ganger mer enn kontorarealene.

For kunnskapsarbeidere med individuelt konsentrasjonskrevende arbeid er cellekontor mest fleksible. De kan lukke døren og få stillerom, møterom, «telefonrom», ha fast kontorpult som «oppslagstavle» og plass til nødvendig litteratur og dokumentasjon. De slipper hver dag å bruke tid for å lete etter egnet

• arbeidsplass og deretter lete etter hvor aktuelle kolleger sitter.
• sted å sitte før de eventuelt må reise hjem for å få ro til å gjøre jobben sin.

KMD/Statsbygg har tatt forbehold i Rundskriv om normer for energi- og arealbruk for statlige bygg 17.12.15: «For framtidige statlige kontorlokaler og for kontordelen i bygg til virksomheter med arealkrevende formål fastsettes en arealnorm på 23 kvm BTAper ansatt. Dersom det er behov for å gå utover normen, må dette begrunnes særskilt i funksjonsbeskrivelsen. Arealnormen skal kun gjelde ved statlige byggeprosjekter og ikke ved leie av private kontorbygg», Jfr Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.

Arbeidstilsynet legger særlig vekt på at ansattes medvirkningsrett og -plikt er ivaretatt gjennom hele prosessen. I søknaden skal det fremgå at arbeidsgiver og ansatte er opplyst om saken, har brukt sin medvirkningsplikt og at ulike behov for grupper av arbeidsoppgaver er vurdert og inngår i underlaget for søknaden. Bygget er et arbeidsredskap som skal støtte den aktiviteten som skal foregå der. Prosessen skal finne frem til de løsningene som passer til de oppgavene som skal gjøres og de som skal uføre dem. Den kloke lederen som er lojal mot sine ansatte og Arbeidsmiljøloven bør om nødvendig begrunne særskilte behov for å gå utover normen i funksjonsbeskrivelsen.

Alle ansatte har etter arbeidsplassforskriften § 2-1 og langvarig forvaltningspraksis som klar hovedregel rett på 6 m2 areal av BTA til sin arbeidsplass (individuelt areal uten andel av fellesarealer), enten det gjelder cellekontor eller andre former for kontorlokaler/arbeidsplasser.​

Publiserte artikler vi har skrevet om temaet:

• Bakke JV, Fostervold KI. Kontorlandskap – arbeidsmiljøfaglig veiledning. Helserådet 2017; 16/17 Spesialnummer om Kontorlandskap og fleksikontor, 8. september, 25. årgang. Side 2-15. Helserådets numre kan lastes ned frahttp://www.helsebiblioteket.no/samfunnsmedisin-og-folkehelse/helseradet.
• Bakke JV, Fostervold KI. Kan «flekskontor» oppfylle krav til arbeidsmiljø ved kognitivt utfordrende og konsentrasjonskrevende arbeid med høye krav til korttidshukommelse? Helserådet 2017; 16/17 Spesialnummer om Kontorlandskap og fleksikontor, 8. september, 25. årgang. Side 15 – 21. Helserådets numre kan lastes ned fra http://www.helsebiblioteket.no/samfunnsmedisin-og-folkehelse/helseradet.
• Bakke JV, Fostervold KI. Kontorlandskap og flekskontor – helse, arbeidsmiljø, mestring, kontroll og produktivitet. Helserådet nr 21/17, 24. november, 25. årgang.: Side 5-11
• Ribe AB. Jus i forbindelse med etablering av åpne kontorlanskapsløsninger. Helserådet nr 21/17, 24. november, 25. årgang. Side 11. Helserådets numre kan lastes ned frahttp://www.helsebiblioteket.no/samfunnsmedisin-og-folkehelse/helseradet.
• Jan Vilhelm Bakke og Knut Inge Fostervold. Kontorlandskap og flekskontor er ikke alltid rett svar. Arkitektur N 2017, nr 8, Side 38-43.

Innlegget ble først publisert i På Høyden