Hun skal finne løsningen på Arkivverkets digitale verkebyll

Du har kanskje vært der selv. En flytteprosess der du må ta stilling til pappesker fylt av gamle dokumenter. Skal du kaste dem, eller ta dem med videre på livsreisen? Eller en e-postkonto du ikke lenger bruker? Hva skal du ta vare på, og hva skal du slette?

I vår nye digitale hverdag blir vi bombardert av kommunikasjon i form av tekstmeldinger, Facebook-oppdateringer, Snapchat-meldinger og e-poster hver eneste dag. Mengden data som skapes av oss og lagres om oss, har aldri vært større.

Men hva er viktig å ta vare på for ettertiden?

Det er spørsmålet som stilles i Arkivverket i disse dager.

Brev fra 1189

I hvelvene til Riksarkivet, idyllisk plassert like ved Sognsvann i Oslo, vises det eldste bevarte dokumentet i samlingen fram. I et brev sendt av Pave Clemens III datert 28. januar 1189 forbys alle geistlige i Norge fra å delta i krigstog.

Brevet er trolig fraktet fra Roma av Eirik Ivarsson etter hans reise til den italienske hovedstaden for å motta palliet, et halskledet som skulle «symbolisere hans verdighet» i sin nye rolle som erkebiskop i Norge.

Brevet er et av flere titalls tusen dokumenter som fyller magasinene i Riksarkivets fire underjordiske, atombombesikre etasjer i Oslo. Det anslås at norske arkivinstitusjoner, museer og bibliotek inneholder 609.000 hyllemeter arkivmateriale, omtrent avstanden mellom Oslo Sentralstasjon og Steinkjer. Det er ikke medregnet digitalt arkivmateriale på 155.000 gigabytes.

Men systemet for arkivering i Norge er modent for en overhaling. Den digitale tidsalder har kommet for å bli, men det gjenspeiles ikke i systemet for arkivering som brukes i Norge.

— I Arkivverket er vi gode på å bevare papirbaserte kilder, det har vi gjort i 200 år. Overgangen til den digitale verden har vært mer krevende, og arkivering er vanskeligere enn tidligere. I Arkivverket har vi et 1000-års perspektiv, og spørsmålet er hva skal bevares til evig tid, sier riksarkivar Inga Bolstad.

20 år siden forrige utvalg

For hva skal vi vise frem om 100 eller 1000 år av det som dokumenterer Norge i 2022 i mylderet av digitale kilder?

Det skal et nytt bevaringsutvalg bruke det neste året på å diskutere.

Utvalget for bevaring av digitalt skapt dokumentasjon er nedsatt av Arkivverket, og hadde sitt første møte tirsdag etter påske. Om litt over ett år skal utvalget levere en rapport.

— Vi er nødt til å tenke helt nytt, og målet er at vi skal bli like gode på digitalt skapt dokumentasjon som vi er på papirbasert informasjon. Derfor har vi bedt bevaringsutvalget om råd, sier Bolstad.

Hva rapporten vil inneholde er foreløpig for tidlig å si, men leder av utvalget, professor Maria Astrup Hjort, ser allerede noen overordnede problemstillinger.

— Én ting er hvordan kan vi sikre at den digitale informasjonen vi lagrer er riktig. Det skal litt til å endre innholdet i et brev, men digital informasjon er kopi av kopi av kopi. Det er vanskelig å vite hvilke endringer som er gjort underveis.

20 år har gått siden det forrige bevaringsutvalget ble nedsatt i 2000 og senere leverte sin rapport i 2002, men som Astrup Hjort påpeker har arkivering forandret seg mye på den tiden.

— Da tenker jeg særlig på den teknologiske utviklingen. Vi skal se på digitalt skapt dokumentasjon og hvordan vi skal håndtere det. Der er det en del problemstillinger som ikke ble behandlet tilstrekkelig i 2002.

Vår felles hukommelse

En annen utfordring er arbeidet med den nye Arkivloven. Hvordan den nye loven, som for øyeblikket blir behandlet i Kulturdepartementet, vil se ut, vil påvirke arbeidet til bevaringsutvalget. Men:

— Den nye loven er på et overordnet nivå. Vi trenger mer konkrete retningslinjer for hvordan vi skal håndtere digitalt skapt dokumentasjon, sier Hjort.

Ved Riksarkivet blir begrepet «vår felles hukommelse» brukt om funksjonen til arkivene. At data som ikke blir bevart kan etterlate store hull i samfunnets hukommelse. Men hvilke data vil være relevante for forskere om 100 år? Det spørsmålet stiller utvalget seg.

— Papirversjonen er et ferdig dokument som eventuelt må sammenstilles med noe annet. Hvis vi lagrer rådata vil det være lettere å gjøre koblinger i fremtiden som vi ikke nødvendigvis tenker på i dag.

— Har arkivering blitt vanskeligere enn tidligere?

— Det er større mengder, og fordi det er digitalt er det mulig å sammenstille informasjon på en helt annet enn tidligere. I seg selv gir det muligheter og utfordringer, sier Hjort.

les også:

Får kritikk for dårlig arkivarbeid. Hadde etterslep på mange tusen dokumenter

Stort etterslep

— Men nettet er stort. Kan man ikke ta vare på alt?

— I teorien kan man det, men hvis godbitene drukner i mindre interessant informasjon blir det ikke nødvendigvis et godt arkiv. Vi må gjøre en form for sortering og samle på det som er interessant. Det kan gjøres på mange måter og vi må finne noen kriterier for hva vi ønsker å ta vare på. For eksempel hvilke samfunnssektorer det er viktig at vi samler informasjon fra og hvilken metodikk vi skal bruke for å samle inn informasjon, sier Hjort.

Bolstad mener også det er en dårlig løsning å ta vare på alt. Hun trekker fram kostnadene som en utfordring.

— Det ville ikke vært gratis å ta vare på alt, og det er heller ikke i tråd med god arkiveringsskikk. Det viktigste med arkivering er å kunne finne igjen dataene slik at informasjonen kan brukes og gi ny innsikt.

— Men vi har levd i den digitale tidsalderen ganske lenge nå. Er det et stort etterslep?

— Det er et kjempestort etterslep, og jeg vil si at Arkivverket har kommet sent i gang med å tilpasse seg den digitale tiden. Samtidig har vi tatt imot papirdokumenter helt til det siste. Nå begynner det viktige arbeidet med å ta igjen det digitale etterslepet, sier Bolstad.

Snapchat-meldinger?

Hjort trekker også fram bærekraft som et aspekt utvalget vil se på. Tilførsel av strøm og behovet for software-oppdateringer vil sette naturlige begrensninger for hvor mye som bør lagres.

— Skal det settes en grense for hva skal samles inn? Vil fremtidens arkiv bestå av Snapchat-meldinger og Instagram-bilder?

— Det er mye som kan være av interesse for ettertiden, men et stort spørsmål som vil være tilbakevendende er personvern. Personvernforordningen gir føringer og vil aller helst at vi ikke lagrer noe som helst, men det må vi vekte mot allmennhetens interesser i å bevare informasjon. Det er en vanskelig balansegang.

Bolstad er klar på at fremtidens arkiv vil være annerledes.

— Brevet fra Pave Clement til norske prester der han ber dem om å ikke gå til krig kan vi ta på, det er bare ett eksemplar av det i hele verden og det er lett å ta vare på med riktig temperatur i magasinet. Vi har andre samhandlingsformer nå, som krever at vi jobber annerledes.

For å gjøre det må Arkivverket bli mer enn «kun støvete brev». Bolstad mener at de må tørre å gå utenfor boksen.

— Vi har et åpent sinn og skal la oss utfordre ut utvalget. Jeg gleder meg til å se hvilke nye perspektiver de vil komme med.

les også:

Når universite­tet pussar opp, står sjølve historia på spel.