Jusprofessor kritisk til manglende åpenhet i styret

Jusprofessor Jan Fridthjof Bernt ved Universitetet i Bergen mener at saken er så prinsipielt viktig at den bør legges fram for Sivilombudsmannen som veiledning for senere og lignende saker. 

På sitt første møte 1.september, behandlet det nye styret på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) en tilsettingssak bak lukkede dører. Dette er helt vanlig praksis. 

Høgskolens ledelse har i etterkant av møtet hemmeligstemplet protokollen. Det er også reist spørsmål rundt habilitet og selve saksbehandlingen i styret. Styreleder Trine Syvertsen vil ikke kommentere saken, nettopp fordi den var behandlet i lukket møte.

Ingen habilitetsvurdering

Saken er i korthet den at prorektor Nina Waaler var tidligere dekan ved Fakultet for helsefag og ledet da innstillingsutvalget som ønsket å ansette Unni Hembre som instituttleder ved det nye og sammenslåtte Institutt for sykepleie og helsefremmende arbeid ved HiOA. Flertallet i tilsettingsutvalget støttet innstillingsutvalget, mens mindretallet i utvalget, mente nåværende instituttleder på sykepleie Dag Karterud, burde tilbys stillingen. Saken ble anket av mindretallet til høgskolestyret.

Prorektor Nina Waaler, som altså ledet innstillingsutvalget, var tilstede under styrets behandling av anken. Før møtet ble lukket vedtok styret en ny forretningsorden som gir begge prorektorene talerett i styret.

Reagerer prinsipielt

Dosent Finn Nortvedt satt i tilsettingsutvalget i denne ansettelsessaken. Han poengterer at han som alle andre på instituttet nå forholder seg til den beslutningen som er tatt.

— Likevel reagerer jeg prinsipielt på at flertallet i saken har fått delta aktivt i høgskolestyrets saksbehandling gjennom tilstedeværelse på styremøtet, mens mindretallet ikke har vært tilstede og fått muligheten til å legge fram og begrunne sin anke. Et søkelys på dette er viktig, sier Nortvedt.

Får støtte fra jusprofessor

Her får Nortvedt støtte fra jusprofessor i Bergen, Jan Fridthjof Bernt (bildet under), som både er ekspert på offentlighetsloven og universitets- og høgskoleloven. 

(Foto: Universitet i Bergen)

Bernt mener også at styret burde vurdert nåværende prorektor Nina Waalers habilitet i saken, og han mener HiOA og også andre institusjoner praktiserer feilaktige prinsipper for føring av møtebok og/eller protokoll fra saker som er behandlet bak lukkede dører.​ Og Bernt fortsetter:

— Hvis hun (Nina Waaler. red anm.) har fått ytre seg i møtet og deltatt i diskusjonen, har hun tatt del i saksbehandlingen, og da gjelder habilitetsreglene, selv om hun ikke voterte. Møte- og taleretten bortfaller selvsagt når hun er inhabil. Hun kan ikke ses som part i saken, den angår jo ikke henne direkte, og som part skulle hun heller ikke være til stede i møtet. Det som skulle vært vurdert, var om hun var inhabil fordi det forelå særegne forhold som, var egnet til å svekke tilliten til hennes upartiskhet, etter Forvaltningsloven § 6, andre avsnitt, skriver Bernt til Khrono, og legger til:

Mindretallet må også høres

— Hvis hun bare har fått legge fram sitt syn innledningsvis, kan dette likevel ses som et ledd i informasjonsinnhentingen fra styrets side. Men da blir det ikke forsvarlig saksbehandling om ikke en representant for mindretallet får høre hennes fremstilling, og deretter gis anledning til å gi sin fremstilling. Og etter at en slik saksfremstilling er gitt, må hun forlate møterommet hvis hun er inhabil og møtet lukket, mener Bernt. 

Han presiserer også:

— Spørsmålet om Waalers inhabilitet ble vurdert i møtet, skal fremgå av møteboken, som er et offentlig dokument. Unntaket i offentlighetslova for § 25 for innsyn i «dokument i sak om tilsetting» gjelder ikke vedtak som knytter seg til saksbehandlingen i styret, og dermed ikke inhabilitetsvurderingen, mener han.

— Ikke grunnlag for habilitetsvurdering

Høgskolens nye styreleder, medieprofessor Trine Syvertsen (bildet under), vil ikke kommentere saken fordi den ble ført bak lukkede dører.

Ytterligere spørsmål til saken har hun overlatt til fungerende kommunikasjonsdirektør Tore Hansen å svare på.

Hansen skriver følgende svar på Khronos krav om innsyn i om det ble foretatt en habilitetsvurdering:

«1. Innsynskravet retter seg slik vi ser det ikke om et dokument (jf § 3 i Offentlighetsloven), men om hva som skjedde i et møte som var lukket, hjemlet i Offentlighetsloven og Forvaltningsloven. Det er vanskelig å se at vi kan gi et generelt innsyn.

2. Du ber også om at henvendelsen (og spørsmålet) blir vurdert ut fra meroffentlighetsprinsippet i Offentlighetsloven (Off.loven §11). Ut fra denne bestemmelsen skal vi vurdere om vi kan gi «heilt eller delvis innsyn». Vi kan med hjemmel i denne paragrafen opplyse om følgende:

Nina Waaler er prorektor ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Som prorektor har hun møte- og talerett i styrets møter, jf styrets forretningsorden punkt 5, nest siste avsnitt. I samme forretningsorden for styret heter det i punkt 11: «Medlemmer av styret kan være inhabile til å forberede en sak for avgjørelse, eller å treffe avgjørelse i en forvaltningssak, jf Forv.loven § 6.». Nina Waaler er ikke medlem av styret. Hun har ikke stemmerett, og hadde heller ikke ansvar for å forberede og legge fram denne saken for styret. Det var derfor ingen grunn til at hennes habilitet skulle vurderes.»

Forskjellig håndtering

I tillegg til at Khrono har bedt om innsyn i om Waalers habilitet ble vurdert har vi også bedt om innsyn i stemmetallene fra møtet.

I sitt siste møte før sommeren, 16. juni 2015, behandlet det forrige høgskolestyret en tilsvarende ankesak. I møteboka etter møtet kan vi lese både at vedtaket er enstemmig og hvilket vedtaket som ble fattet. (Bildet under)

I møteboka for møtet nå 1. september har HiOA unntatt hele punktet fra offentligheten, under henvisning til offentlighetsloven paragraf 25. (Bildet under).

Kommuniksasjonsdirektør svarer for alle

Nina Waaler ønsker ikke selv å kommentere saken om egen habilitet. Khrono har også bedt om å få innsyn stemmetallene fra styrets behandling, og vi har spurt om styrets ulike praksis når det gjelder protokoll fra de to tilsettingssakene.

(Fungerende kommunikasjonsdirektør Tore Hansen (t.v.) og rektor Curt Rice  ved HiOA):

Fungerende direktør for samfunnskontakt og kommunikasjon, Tore Hansen har sendt oss en epost der han skriver at han svarer på vegne av hele høgskoleledelsen. Hansen skriver:

«1. I tråd med Off. loven og Forvaltningsloven ble den saken det henvises til behandlet i lukket møte, og unntatt offentlighet. Dette er det redegjort for allerede, og jeg ser ikke noen grunn til å gjenta det. Protokoller fra lukkede møter er, i motsetning til hva du synes å mene, også unntatt offentlighet, jf forretningsorden for styremøtene, punkt 8. Dessverre har det skjedd en teknisk feil som gjør at du har fått tilgang til den protokollen du har sendt oss fra et annet tilsvarende møte. Det gjør det imidlertid ikke mer riktig å gjøre samme feilen flere ganger. Vi kan derfor ikke gi innsyn i selve dokumentet (protokollen). Når det gjelder vedtaket, hvem som ble ansatt, er offentliggjort allerede.

2. Når det gjelder habilitetsspørsmålet du stiller, nå også til Nina, har vi allerede svart på dette. Nina Waaler har som prorektor møte- og talerett i styremøtene. Hun er imidlertid ikke medlem av styret, og hadde heller ikke ansvar for å legge fram saken for styret. Det var derfor ikke relevant å vurdere hennes habilitet.»

NTNU praktiserer meroffentlighet

Khrono har sett på møtebøkene til Universitetet i Bergen, Oslo og NTNU i Trondheim og hvordan institusjonene håndterer møtebøker/protokoller fra lukkede møter. NTNU i Trondheim har en annen praksis for sine møtebøker/protokoller enn den HiOA nå legger opp til.

Sekretær for styret ved NTNU i Trondheim, Beate K. Reinertsen, forteller til Khrono at de ved NTNU praktiserer meroffentlighet og forsøker å behandle de aller fleste saker for åpne dører.

— Det er når det kommer til  for eksempel personalsaker  og saker om spesielle forretningsforhold at vi må lukke dørene, forklarer Reinertsen.

— Hva gjør dere med protokollene fra slike saker?

— Vi offentliggjør, der vi kan, protokoll også fra behandling av saker bak lukkede dører, men vedtakene blir av hensyn til personvernet /sakens art nøytralisert slik at det ikke kan spores til personen/opplysninger det gjelder. Jeg tror bare jeg har opplevd to ganger i hele min karriere at vi har laget to versjoner av protokollen, en som er unntatt offentlighet, og en som er offentlig, sier hun.

— Framgår stemmetall av protokollen, også når saker har vært behandlet bak lukkede dører?

— Ja det gjør det. Ved enighet på saker er det ikke avstemming, men er det avstemming fremgår tall og navn for stemmegivingen, legger Reinertsen til.

— Fullstendig protokoll, eventuelt sladdet

Ifølge jusprofessor Bernt om er det ingen lov eller forskrift som sier hva som skal framgå av styrets møteprotokoll, men:

— Vi har ingen lovregler om dette, men derimot en veletablert praksis for både kommuner, private selskaper og offentlige styrer om minimumskravene til en slik møtebok, og det er ikke tvil om at disse prinsippene gjelder også for styringsorganer for universiteter og høyskoler. Bestemmelsen i Uhl . § 9-8 nr. 8 om at det skal føres møtebok for styret, må leses som en henvisning til disse reglene. Denne bestemmelsen er en videreføring av § 23 i Uhl. 1995. Heller ikke her sto det noe om kravene til innholdet av møteboken, men bestemmelsen bygget her på forslaget i NOU 1993:24 der det blant annet sies (s. 152) at det «skal fremgå når møtet ble holdt, hvem som var til stede, hvilke saker som ble behandlet, og hvordan det enkelte medlem har stemt i tilfelle der dette skal protokolleres.  …. I møteboken for styret skal det alltid fremgå hvordan det enkelte medlem har stemt hvis avstemning ikke har skjedd skriftlig», skriver Bernt.

Ingen legitim grunn for hemmelighold

— Disse formuleringene ble ikke tatt med i lovteksten i proposisjonen, men det er så vidt jeg vet ubestridt at dette er normer som gjelder for alle slike møter. Det følger av kravet om notoritet og etterprøvbarhet av de vedtakene som treffes. Styret har ingen legitim grunn til å hemmeligholde hvilke saker som behandles og hvordan dette skjer, utover det som følger av reglene om unntak fra offentlig innsyn i opplysninger i Offentleglova, og da skal protokollen i alle fall være fullstendig, men sladdet på de aktuelle punktene når den utleveres til andre, skriver Bernt.

Khrono har fått avslag på alle våre begjæringer om innsyn i den aktuelle saken ved HiOA, og har klaget avslagene videre. Vanlig klageprosedyre er at høgskolen vurderer klagen på avslagene en gang til. Hvis avslag opprettholdes, sendes saken videre til departementet.

Hvis de også opprettholder avslaget kan saken fremmes for Sivilombudsmannen.