Byråkrati og byråmani

I sin Khrono-artikkel 22. mars – «Ikke avbyråkratiser HiOA» – gir Bjørg Halvorsen ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) et solid forsvar av den byråkratiske modell. Det er vanskelig å være uenig med henne, når det gjelder de fleste prinsipielle betraktninger som hun trekker fram. F.eks. at forskning og undervisning forutsetter tilstrekkelig administrativ kompetanse og kapasitet, er hevet over enhver tvil. Imidlertid inneholder artikkelen enkelte bomskudd og mangler.

Høgskolestyret ønsker en «avbyråkratisering» av HiOA. Målet er å redusere andelen TA-ansatte (teknisk-administrativ bemanning) til fordel for andelen UF-ansatte (bemanning til undervisning og forskning). Halvorsen vinkler dette som at den byråkratiske modellen settes under angrep. Dette mener jeg ikke blir en riktig framstilling. Problemstillingen er heller den at høgskolen søker å oppnå en bedre funksjonalitet. Det er altså måten som administrative ressurser blir anvendt på lokalt ved HiOA, som skal settes under lupen.

Skillet mellom «godt» og «dårlig» byråkrati kan vi spore helt tilbake til byråkratibegrepets far, Vincent de Gournay. Da han på 1700-tallet definerte «byråkrati», skapte han samtidig begrepet «byråmani», et begrep som taler for seg, men som synes å ha gått i glemmeboken. Vi får håpe at det er de byråmaniske sidene ved HiOA-administrasjonen som høgskolestyret vil til livs, og ikke det sunne og «normale» byråkratiet.

En annen sak er om HiOA har de lederne og den kulturen som skal til, for å gjennomføre en avbyråmaniserende prosess på en betryggende måte. Optimismen råder trolig ikke. Spørsmålet skal jeg imidlertid ikke forfølge videre her.

Bjørg Halvorsen understreker klokelig at HiOA-administrasjonen har et forbedringspotensial. Mitt inntrykk er likevel at Halvorsen gir et altfor positivt bilde av tingenes tilstand. Mange av oss UF-ansatte bruker svært mye av arbeidsdagen til administrasjon. Det å måtte forholde seg til et forvaltningsapparat, og det å forholde seg til ulike henvendelser og «saker» generert av ledere, administrasjonen, fagkolleger og studenter, spiser mye av tiden som på papiret er budsjettert til forskning og undervisning.

Halvorsen argumenterer med at færre administrativt ansatte vil medføre «minimumsløsninger», og at flere TA-ansatte normalt vil bety en høyere kvalitet også i de faglige førstelinjene. Hun taler varmt om samarbeid mellom fagansatte og administrativt ansatte. Og hun er opptatt av flere «selvbetjeningsløsninger» for studenter og ansatte. Hennes fokus rettes imidlertid ikke mot det som jeg oppfatter som et hovedproblem, nemlig at man ved HiOA nesten aldri har som utgangspunkt behovene til de som forsker og underviser, når man former det administrative apparatet og tildeler administrative ressurser. Her ligger sannsynligvis hovedforklaringen på at fagansatte i stadig større utstrekning tynges av administrative gjøremål.

«Selvbetjeningsløsningene» som Halvorsen er opptatt av, vil ofte bety at arbeidsoppgaver flyttes rundt i systemet og overveltes på andre aktører. Gjerne skjer det på bekostning av de fagansatte, hvis status og innflytelse er under forvitring. Eksempler på at systemendringer gir merarbeid for UF-ansatte, er automatisering av anmodning om begrunnelse av eksamenskarakter samt digitalisering av eksamensbesvarelser.

Ved at studentene kan be om karakterbegrunnelse omtrent bare ved å trykke på en knapp, sparer studentene og administrasjonen mye tid, mens fagansatte får langt flere saker å forholde seg til. Hva angår digitalisering av eksamensbesvarelser, oppnår studenter, eksamensvakter og studieadministrasjonen tidsbesparelser, mens fagansatte som tidligere mottok eksamensbesvarelsene i hylla, nå har fått en ny arbeidsoppgave med å trykke ut besvarelsene. Heldigvis har digitaliseringen også sine fordeler for fagansatte, bl.a. ved at skriften er lettere å tyde, men fagansatte har ikke desto mindre blitt påført et ekstra datateknisk arbeid.

Arbeidsplaner med «standarder» for tidsbruk for ulike arbeidsoppgaver for fagansatte er en annen byråmanidrivende faktor. Systemet tar i liten grad høyde for den faktiske tidsbruken, og hvert år utarbeides tidsbudsjetter med stort sett de samme former for og grader av irrealisme. Urealistiske tidsbudsjetter medfører hyppige og tidkrevende diskusjoner om tidsbruk på arbeidsoppgaver.

En del byråmani har sammenheng med arbeidskulturer og holdninger som favoriserer oppbyggingen av administrative prosesser. Et eksempel her er da jeg brukte om lag et dagsverk (over en ukes tid) for å få flyttet fire feriedager fra romjula til før jul (for øvrig uten å lykkes). Det er umulig å forsvare at man skal stille ekstreme krav til utredning og begrunnelse mv. for å flytte noen feriedager.

Et annet eksempel på eskalerende administrativ ressursbruk er når saker blir liggende på vent eller utsatt i årevis, grunnet systematisk nedprioritering. Dette medfører ventetilpasninger, purringer, oppstart på nytt når saksgrunnlaget er foreldet eller når ny leder tiltrer osv.

Det er på høy tid å overføre administrative ressurser direkte til instituttene. En del UF-ansatte bruker mer enn halvparten av sitt årsverk på administrasjon, når vi kumulerer den generelle løpende administrasjonen som alle forholder seg til og spesifikk administrasjon som følger med fagansvar og visse faglige oppgaver. Vi har eksempler på at UF-ansatte brukes til å utføre administrative gjøremål, mens timelærere leies inn for å forestå undervisningen. Interne fagansatte omgjøres til byråkrater og slipper ikke til med sin kompetanse, mens eksterne timelærere blir faglige drivkrefter.

Den opplagte løsningen i slike situasjoner burde være at instituttene tilføres administrative stillinger, som kan ivareta de administrative oppgavene til faglige ansatte. Jeg har tidligere foreslått at «kombinerte» UF/TA-stillinger i visse tilfeller kan utgjøre et alternativ, altså at man oppretter stillinger som høgskolelektor der minst halvparten av arbeidsoppgavene er av administrativ karakter.

Administrasjon av bacheloroppgaver er et typisk eksempel på en arbeidsoppgave der fagpersonell burde erstattes av administrativt personell, og der en kombinert faglig/administrativ stilling ville være godt egnet. De rent faglige vurderingene vedrørende tildeling av veiledere til studenter og oppnevnelse av sensorer utgjør en relativt liten del av arbeidet. Mens de hundrevis av eposter mv. som følger med, kan og bør utføres av en TA-ansatt eller en høgskolelektor med kombinerte UF/TA-oppgaver.

Ved HiOA trenger vi neppe å bekymre oss over at administrativt ansatte skal mangle arbeidsoppgaver. Snarere tvert om, vi trenger administrative ressurser ved instituttene. Ved å integrere administrativt personell ved instituttene, øker mulighetene for et godt samarbeid mellom TA-ansatte og UF-ansatte, slik også Bjørg Halvorsen etterlyser. Gjennom en frigjøring fra byråmaniet og en videreutvikling av byråkratiet kan HiOA effektivt anvende byråkratene til det beste for den operative forsknings- og undervisningsvirksomhet.